Бухгалтерский учет транспортных расходов

Железная дорога выдает грузоотправителю (грузополучателю) бланки транспортных железнодорожных накладных и  заявок на перевозки, а также копии  учетных карточек, ведомостей подачи и уборки вагонов, памяток приемосдатчиков  и др. Копии документов выдаются по заявке грузоотправителя (грузополучателя) за отдельную плату.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ НА ПРИМЕРЕ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ИП «Самойлов А.В.»

2.1. Учет транспортных расходов на предприятия при доставке товаров сторонней организацией.

 Бухгалтерский учет  транспортных расходов торговой  организации рассмотрим на примере ИП «Самойлов А.В.» Товары являются частью материально-производственных запасов организации. Порядок отражения транспортных расходов, связанных с приобретением товаров, в бухгалтерском учете определен ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» . Согласно пункту 6 этого документа затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места использования могут включаться в их фактическую себестоимость. В бухгалтерском учете себестоимость формируется так:

1) фактическую себестоимость товаров в торговых организациях можно накапливать на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». В этом случае при поступлении товаров на склад их накопленная себестоимость списывается на счет 41 «Товары»;

2) себестоимость товаров можно сразу формировать на счете 41.

Например, ИП «Самойлов А.В.»  в мае 2011 года закупило товары на сумму 29254,5 руб. (в том числе НДС — 5265,81 руб.). Расходы по их доставке до склада составили 1819,25 руб. (в том  числе НДС — 277,51 руб.).

Учетной политикой ИП «Самойлов  А.В.» предусмотрено, что расходы  по доставке товаров включаются в  себестоимость товаров, а формирование себестоимости производится с использованием счета 15.( приложение 1).

ИП «Самойлов А.В.» сделает  следующие проводки:

Дебет 15 Кредит 60

23988, 69 руб. (29254,5 руб. –  5265,81 руб.) — отражена покупная  стоимость товаров;

Дебет 19 Кредит 60

5265, 81 руб. — отражен  НДС по приобретенным товарам;

Дебет 15 Кредит 60

1541,74  руб. (1819,25 руб. –  277,51 руб.) — отражена стоимость  транспортных расходов по доставке  товаров;

Дебет 19 Кредит 60

277,5 руб. — отражен НДС  по транспортным услугам;

Дебет 41 Кредит 15

25530,43 руб. (23988, 69 руб. + 1541,74  руб.) — отражена фактическая  себестоимость товаров, поступивших  на склад.

В бухучете есть еще один способ учета транспортных расходов. Организации торговли могут включать в состав расходов на продажу затраты  по заготовке и доставке товаров  до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу. Такое право им предоставлено  пунктом 13 ПБУ 5/01.

Предположим, учетной политикой  ИП «Самойлов А.В.» предусмотрено  включение расходов по доставке товаров  в состав расходов на продажу. Формирование фактической себестоимости товаров  производится на счете 41.

В этом случае бухгалтер  сделает такие записи:

Дебет 41 Кредит 60

23988, 69 руб. (29254,5 руб. –  5265,81 руб.) — отражена покупная  стоимость товаров;

Дебет 19 Кредит 60

5265, 81 руб. — отражен  НДС по приобретенным товарам;

Дебет 44 субсчет «Транспортные  расходы» Кредит 60

1541,74  руб. (1819,25 руб. –  277,51 руб.) — отражена стоимость  транспортных расходов по доставке  товаров;

Дебет 19 Кредит 60

277,5 руб. — отражен НДС  по транспортным услугам.

Таким образом, организациям торговли дано право самостоятельно определять в учетной политике порядок  бухгалтерского учета транспортных расходов по приобретению товаров:

1) либо в себестоимости таких товаров;

2) либо в составе расходов на продажу.

 

2.2. Учет транспортных расходов при доставке товаров покупателям.

 Если расходы по  доставке оплачивает поставщик,  он включает их в цену продажи  товаров. Сами расходы по перевозке  наемным транспортом отражаются  на дебете счета 44 "Расходы  на продажу", с которого по  окончании месяца списываются  на дебет счета 90 "Продажи"  в уменьшение прибыли от продаж.

Положение по бухгалтерскому учету 5/01 "Учет материально-производственных запасов" (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) предусматривает два  варианта учета затрат по заготовке  и доставке товаров до центральных  складов (баз), производимых до момента  их передачи в продажу*.

Примечание: * Состав этих затрат перечислен в пункте 6 ПБУ 5/01. Поскольку их наибольшую долю составляют затраты по доставке товаров до места их использования, если они не включены в цену товаров, установленную договором (транспортные расходы), в дальнейшем будем говорить только об их учете. В пункте 6 ПБУ 5/01 предлагается включить их в себестоимость товаров, а в пункте 13 - в состав расходов на продажу. Выбор одного из этих вариантов должен быть отражен в приказе об учетной политике.

Рассмотрим проблему этого выбора подробнее:

Организация закупила товар  одного наименования. Сумму, уплаченную за перевозку товара, организация  решила включить в себестоимость  товаров.

Для расчета транспортных расходов на единицу товара нужно  общую сумму транспортных расходов разделить на количество (массу) данного  товара и полученную сумму прибавить  к покупной цене.

Но на практике в абсолютном большинстве случаев в сопроводительных документах поставщиков указываются  товары нескольких наименований (иногда нескольких десятков). Здесь общую  сумму транспортных расходов нужно  распределить между всеми наименованиями. Возникает вопрос, пропорционально  какой базе распределять транспортные расходы: стоимости, количеству (массе) или какому-то другому показателю? Результат распределения (расходы  на единицу товара) будет различным  в зависимости от базы распределения.

Включение транспортных расходов в себестоимость товаров увеличивает  трудоемкость бухгалтерской работы, разрушает логику учета, ибо, выбирая  ту или иную базу распределения расходов, бухгалтер получает в каждом случае разную себестоимость единицы наименований товаров.

Рассматривая данную проблему, мы исходим из того, что величина транспортных расходов по той или  иной партии товаров указана в  соответствующем документе. Однако часто на практике эту величину трудно, а иногда и невозможно рассчитать. Многие организации заключают договоры на перевозку ценностей с автотранспортными организациями и рассчитываются за эти услуги по часовому тарифу.

В этом случае автомашина в  течение дня может совершить  несколько рейсов, перевозя несколько  партий товаров. Кроме того, автомашина может использоваться и для других целей: перевозки материалов, основных средств. В этих условиях определить сумму расходов по доставке товаров от поставщиков крайне затруднительно. Те же проблемы сохраняются и в случае, если организация имеет собственный транспорт. Подводя итоги вышесказанному, можно сделать вывод, что в большинстве случаев включение транспортных расходов в себестоимость товаров нецелесообразно, и их лучше списывать на счет 44 "Расходы на продажу".

В организациях, учитывающих  транспортные расходы в составе  расходов на продажу, возможны два варианта их учета:

1) без составления расчета  издержек обращения на остаток  товаров;

2) с составлением данного  расчета.

Первый вариант вытекает из пункта 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации", согласно которому все коммерческие расходы на продажу, могут полностью  признаваться в себестоимости проданных  товаров, т. е. по окончании месяца все  расходы, собранные на счете 44, могут  списываться на дебет счета "Продажи", и в этом случае счет 44 не будет  иметь сальдо на конец месяца.

При втором варианте сумма  издержек обращения на остаток товаров (ИООТ) рассчитывается по формуле:

1)  показатель "ТРН" берется из расчета за предыдущий месяц (как его конечный результат). Он может быть также определен как дебетовое сальдо счета 44 на начало месяца, за который составляется расчет.

2) показатель "ТРП" определяется по данным аналитического учета к счету 44.

3) показатель "ОК" определяется как сальдо счета 41 на конец месяца.

4) показатель "Р" для обеспечения его сопоставимости с "ОК" должен определяться по-разному в зависимости от учетных цен на товары. Если товары учитываются по стоимости приобретения, следует брать дебетовый оборот по счету 90-2 "Себестоимость продаж" за месяц, а если по продажным ценам - кредитовый оборот счета 90-1 "Выручка" также за месяц.

Посредством этого расчета  транспортные расходы распределяются между реализованными за текущий  месяц товарами и остатком товаров  на конец месяца. Сумма издержек обращения на остаток товаров  остается на счете 44 "Расходы на продажу" как его дебетовое сальдо, а  все остальные расходы списываются  по окончании месяца проводкой:

Дебет 90 "Продажи" субсчет "Расходы на продажу" Кредит 44 "Расходы на продажу"

Следовательно, исходя из правил нормативных документов по бухгалтерскому учету, торговые организации имеют  право самостоятельно решать вопрос о составлении или несоставлении  расчета издержек обращения на остаток  товаров, указав на это в приказе  об учетной политике.

Методическими указаниями по учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119, рекомендуется составлять вышеуказанный расчет, если величина транспортно-заготовительных расходов, связанных с приобретением и доставкой товаров, составляет более десяти процентов от общего объема выручки от продажи, а также при их неравномерном уровне в течение года (продукция растениеводства, рыбный промысел).

 

2.3.  Особенности налогового учета транспортных расходов.

Порядок отражения транспортных расходов в налоговом учете зависит  непосредственно от условий договора с поставщиком. Согласно статье 320 Налогового Кодекса Российской Федерации (НК РФ) суммы расходов на доставку (транспортные расходы) покупных товаров до склада налогоплательщика — покупателя товаров относятся к прямым транспортным расходам в том случае, если эти  расходы не включены в цену приобретения товаров . В учете поставщика порядок отражения транспортных расходов зависит от условий заключенного договора. (приложение 2).

Транспортные расходы, связанные  с реализацией товаров, при исчислении налога на прибыль признаются косвенными. Они списываются полностью в  том периоде, в котором были реализованы  товары (подпункт 3 п. 1 ст. 268 НК РФ). В  декларации по налогу на прибыль такие  расходы учитываются по строке 100 как прочие расходы.

Распределение прямых транспортных расходов.

Налоговым кодексом предусмотрен единственно возможный порядок  списания транспортных расходов в уменьшение прибыли. Независимо от принятого в  бухгалтерском учете способа  отражения транспортных расходов в  целях налогообложения расходы  на доставку товаров подлежат распределению  на остаток товаров на складе.

Сумма прямых транспортных расходов, относящаяся к остаткам товаров на складе, определяется по среднему проценту за текущий месяц  с учетом переходящего остатка на начало месяца в таком порядке:

1) складываем сумму прямых  транспортных расходов, приходящуюся  на остаток товаров на складе  на начало месяца, и сумму прямых  транспортных расходов, осуществленных  в текущем месяце;

2) складываем стоимость  реализованных товаров в текущем  месяце и стоимость остатка  товаров на складе на конец  месяца;

3) рассчитываем средний  процент транспортных расходов  как отношение показателя, рассчитанного  по пункту 1, к показателю, подсчитанному  по пункту 2;

4) определяем сумму прямых  транспортных расходов, относящуюся  к остатку товаров на складе. Это произведение среднего процента  транспортных расходов и стоимости  остатка товаров на складе на конец месяца.

Распределение прямых транспортных расходов на остаток товаров на складе можно представить в виде формулы:

Тост = (Тн + То): (Со + Сост) х  Сост,

где Тост — сумма прямых транспортных расходов, относящаяся  к остатку товаров на складе;

Тн — сумма прямых транспортных расходов, приходящаяся на остаток  товаров на складе на начало месяца;

То — сумма прямых транспортных расходов, осуществленных в отчетном месяце;

Со — стоимость товаров, реализованных в отчетном месяце;

Сост — стоимость остатка  товаров на складе.

Например, ИП «Самойлов А.В.»  в апреле 2011 года реализовало товары, покупная стоимость которых составляет 108890  руб. На складе осталось товаров  на сумму 230000 руб. Остаток отгруженных, но не реализованных товаров на конец  месяца — 21500 руб.

Сумма прямых транспортных расходов, приходящаяся на остаток  товаров на складе на начало мая, — 1819,25 руб. За май  понесено транспортных расходов на сумму 8670 руб.

При расчете стоимости  остатка товаров в нее включаются стоимость остатка товаров на складе и стоимость отгруженных, но не реализованных товаров.

Сумма транспортных расходов, относящаяся к остатку товаров:

(1819,25  руб. + 8670 руб.): (108890  руб. + 230000  руб. + 21500  руб.) х

х (230000  руб. + 21500 руб.) = 7319,98  руб.

 

2.4. Документальное оформление транспортных расходов.

Письмо Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/1/333 посвящено документальному  оформлению транспортных расходов организации. На протяжении уже долгого времени  налогоплательщики задают специалистам Минфина и ФНС вопросы на эту  тему и ровно столько же их рассматривают  судьи, принимая самые противоположные  решения.

Какие документы необходимо иметь налогоплательщику, чтобы  выполнить требования ст. 252 НК РФ о  документальном подтверждении расходов? Можно ли подтвердить транспортные расходы организации косвенными документами (актом выполненных  работ, счетом-фактурой, платежным поручением)? Обязательно ли наличие товарно-транспортной накладной для подтверждения  таких расходов?