Аудиторская проверка расчетных операций

Приходный кассовый ордер (форма № КО - 1) должен обязательно иметь сле-дующие разборчиво заполненные реквизиты:

1 – Название вашего предприятия по уставу (полностью или с использо-ванием указанного в уставе сокращения).

2 – Номер ордера.

3 – Дата составления ордера с указанием числа, порядкового номера (или прописью названия) месяца, цифрами, года – полностью.

4 – Номер счета, корреспондирующего с дебетом счета 50 «Касса».

5 – Лист, графа, строка учета документа в аналитическом учете.

6 – Сумма прихода наличных в кассу цифрами и прописью.

7 – Фамилия, имя, отчество лица, внесшего в кассу наличные (кроме получения наличных в кассу из банка по чеку).

8 – Содержание хозяйственной операции со ссылкой на документы с указанием их номера и дат составления или получения.

9 – Перечень прилагаемых к приходному ордеру документов.

10 – Подписи ответственных лиц: главного бухгалтера и кассира.

11 – Печать предприятия на квитанции к приходному кассовому ордеру.

Получив к исполнению приходный ордер, кассир обязан проверить  правиль-ность и полноту его  заполнения, проверить прилагаемые  документы.

Прием наличной денежной выручки от торговой точки в главную  кассу оформляется также приходным кассовым ордером.

Выдача наличных денег  из кассы предприятия осуществляется по расход-ному кассовому ордеру (форма  № КО-2). В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие  обязательные реквизиты:

1 – Название предприятия.

2 – Номер ордера.

3 – Дата составления ордера.

4 – Счет корреспондирующий с кредитом счета 50 «Касса».

5 – Номер документа аналитического учета.

6 – Сумма расхода цифрами и прописью.

7 – Фамилия, имя, отчество получившего наличные.

8 – Содержание хозяйственной операции. 

9 – Прилагаемые к расходному кассовому ордеру документы.

10 – Подписи: руководителя, главного бухгалтера, лица, получившего налич-ные средства, кассира.

11 – Реквизиты документа лица, получающего наличные по расходному кассовому ордеру.

Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным (старшим) бух-галтером; он также должен содержать распорядительную должность руководи-теля организации или лица, на то уполномоченного письменным распоряже-нием руководителя.

Все реквизиты должны быть нанесены четко, разборчиво, без исправлений обозначенных реквизитов, штемпельной краской (штампом), чернилами или пастой.

Рассмотрим схему по приходу средств в кассу (рис. 1.1) и схему по расходу средств  по кассе (рис. 1.2).

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 - Схема операций по приходу средств в кассу

Приходные и расходные  ордера заполняются от руки, на компьютере в одном экземпляре в день совершения операций и действительны один день.

При выдаче денег  по расходному кассовому ордеру или  заменяющему его доку-менту отдельному лицу кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер доку-мента, кем и когда он выдан и получить расписку получателя.

На предприятии выдача денег  может производиться по удостоверению, вы-данному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Рисунок 1.2 - Схема  операций по расходу средств по кассе

Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собствен-норучно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдачу денег  кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Для учета движения таких  денежных сумм старший кассир ведет  Книгу уче-та принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Как отмечалось выше, все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов ут-верждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Жур-нал регистрации приходных и расходных кассовых документов заполняется орга-низациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств.

В настоящее  время для учета движения денежных сумм, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, которые непосредственно осуществляют выплаты получателям наличных средств, применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5), форма которой утвер-ждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Данная книга  заполняется в организациях всех форм собственности, которые осуществляют выдачу заработной платы (стипендий), а также различного рода компенсационных выплат из кассы наличными денежными средствами через раздатчиков, получающих их под отчет и несущих полную материальную ответст-венность за полученную денежную наличность и производящих непосредствен-ную выдачу получателям.

Для учета поступления  и выдачи наличных денежных средств  в кассе предприятия применяют  кассовую книгу.

Каждое предприятие  ведет только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руково-дителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов оста-ются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу  же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его  документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги опе-раций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при  условии обеспечения полной сохранности  кассовых документов кассовая книга  может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде распечаток «Вкладной  лист кассовой книги». Одновременно должна формироваться распечатка «Отчет кассира». Распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих распечатках должна осущест-вляться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В последней в месяце распечатке «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги  за месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир, получив обе  распечатки, обязан проверить правильность составле-ния указанных документов, подписать их и передать отчет  кассира вместе с приходными кассовыми  документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения  сохранности и удобства использования  распечатки «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании  календарного года (или по мере необходимости) распечатки брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за пра-вильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Главный бухгалтер, получив  отчет кассира, должен проверить  правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей под-писью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Эти документы служат основанием ведения аналитического и синтетичес-кого учета кассовых операций в зависимости от принятой формы бухгалтерс-кого учета: мемориально-ордерной, журнально-ордерной, упрощенной, автома-тизированной.

После проверки всех записей  в отчете кассира и приложенных  к нему доку-ментов произведенные  кассовые операции отражают на счетах бухгалтерского учета.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия  Планом счетов бухгалтерского учета  предусмотрен счет 50 «Касса». Остаток  по этому счету на конец отчетного  периода отражается в активе баланса.

Основные требования к осуществлению расчетов наличными денежными средствами определены в Порядке ведения кассовых операций. Указанным до-кументом также установлено, что предприятия, учреждения и организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Расчеты наличными денежными  средствами через кассу между  юридичес-кими лицами ограничены. Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами по одному пла-тежу в сумме 10 000 руб., а для предприятий торговли Государственного управ-ления исполнения наказаний Министерства юстиции РФ – в сумме 15 000 руб. Напомним, что указание ЦБ РФ № 375-У вступило в силу 14 октября 1998 г., с момента опубликования в «Вестнике Банка России».

Исполнение обязательств по хозяйственным договорам организация  может осуществлять и не из подотчетных  сумм, а, например, из кассы непосред-ственно  представителю контрагента. Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия доверенному лицу партнера по бизнесу в счет гашения кре-диторской задолженности за ранее полученные товарно-материальные ценн-ости (работы, услуги) отражается в учете бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 50 –  выданы денежные средства из кассы в счет погашения кредиторской задолженности.

Предприятия могут получать наличные денежные средства в пределах уста-новленного лимита в свою кассу  через подотчетное лицо или через  предста-вителя контрагента в счет гашения дебиторской задолженности за ранее отпущенные товары (продукцию, работы, услуги). Такая хозяйственная опера-ция отражается проводкой:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62 (76) – получены денежные средства от покупателей.

В предприятиях, получающих налично-денежную выручку от населения за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги, приход в кассу оформляется проводкой:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТА 90 – поступила выручка от реализации товаров (работ, услуг).

Выручка, полученная наличными  денежными средствами за проданные  нематериальные активы, ценные бумаги, отражается бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91 – поступила выручка от реализации нематериальных активов (ценных бумаг и пр.).

Наличные денежные средства, поступившие в счет гашения задолженности  по претензиям, приходуются в кассу предприятия с отражением на счетах бухгалтерского учета записью:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 76/2 – поступили денежные средства в счет погашения задолженности по претензиям.

Поступление от покупателей  наличных денег в кассу в виде аванса в счет предстоящей поставки товаров (продукции, работ, услуг) учитывается следующим образом:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62 – получен аванс от покупателя.

Возврат работником излишне  полученной им заработной платы оформляется  проводкой:

По дебету счета 50 «Касса»  и кредиту счета 75 «Расчеты с учредителями» производится отражение в бухгалтерском учете взносов учредителей налич-ными денежными средствами в счет их вкладов в уставный капитал орга-низации:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 75 – поступили наличные денежные средства от учредителей.

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса», предназ-начены: на промышленных предприятиях – журнал-ордер № 1, в строительных организациях – № 1с, в снабженческих организациях – № 1сн с ведомостями к ним соответственно № 1,1с и 1сн.