Аудит учета с подотчетными лицами

Согласно, а/о №  123 от 15.05.09 приобретено устройство бесперебойного питания «UPC» стоимостью 115 030 руб. В учете отражено: Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», следовало: Дт 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона, согласно, а/о № 69 Бронского Г.К. в марте 2009 г. отражено:

Дт 10/5»Запасные части» Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – 118  000 руб. Следовало отразить: Дт 10/1 «Сырье и материалы»  Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – 97 00 руб. - стоимость ацетона; Дт 10/3 «Топливо» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 21 000 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно, а/о № 48 Романова А.В. от 24.02.09 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 8 010 руб. В учете отражено: Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 8 010 руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом: Дт 10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 8 010 руб. Передача инвентаря в эксплуатацию списывается записью: Дт 10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» Кт 26 «Общехозяйственные расходы» – 8 010 руб.

В организации приобретались подарки для работников. Например, по а/о № 46 от 26.02.09 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 65 000 руб. Кроме того, организации следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

                                                                                                                                                                                          к авансовому отчету Алексеева А.В. от 18.05.09 приложен только товарный чек магазина «Рига» на гвозди на сумму 9 730 руб.

                                                                                                                                                                                          в январе согласно авансовому отчету Фадеева Н.Д. за январь 2009 г. и акту оприходования материалов от частного лица Михалкова А.С. куплены доски на сумму 450 000 руб. (Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Документа, подтверждающего выплату денег Михалкову, нет.

                  согласно, а/о Никанорова И.П. от 29.07.09 приобретены «комплектующие» на сумму 105 800 руб. (Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли организации с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

Авансовый отчет Кургановой Г.А. б/н от 14.04.09 на сумму 10 250 рублей не нашел отражения в ведомости расчетов с подотчетными лицами  и главной книге. Предлагаем организации провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

Организацией ошибочно отнесены на себестоимость следующие расходы (таблица 4):

- расходы по приобретению проездных билетов согласно приказу генерального директора от 24.01.09  № 11а работникам ООО «Статус» для служебных поездок;

- расходы по оплате проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и в пригородном (Московская область).

Таблица 4. Отнесение расходов на себестоимость продукции за 2009 г.

Таким образом, организацией завышена себестоимость на 61 670 рублей. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и в облагаемую базу для начисления взносов в социальные фонды. Для оплаты проезда в городском транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы, а при проезде в московскую область – оформлять командировки.

Согласно Основным положениям по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), затраты включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. Организация данный пункт не учитывает, например:

- по авансовому отчету Авчинниковой Е.М. от 25.04.09 в ИПП «Донта» приобретены бланки на сумму 15 000 руб., в учете отражено:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 12 710 руб.

Дт 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 2290   руб.

- по авансовому отчету Соболева А.В. от 28.08.09  в ООО «Канцтовары» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (20 штук) на сумму 300 000 руб., в учете отражено:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 254 240 руб.

Дт 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -    45 760 руб.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования.

Таким образом, в результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлено значительное количество ошибок. Организации следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

2.3. Обобщение результатов аудита расчетов с подотчетными лицами

В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлено значительное количество ошибок. ООО «Статус» следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

Подводя итог аудиту расчетов с подотчетными лицами необходимо отметить, что основными ошибками явилось:

1)     нарушение Инструкции по применению Типового плана счетов

2)     нарушение Правил ведения кассовых операций

3)     нарушение Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)

1. На основании проведенной проверки было установлено, что при отражении в учете ГСМ должны быть составлены записи:

Дт 10/1 «Сырье и материалы»

Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами» – 97 00 руб. - стоимость ацетона;

Дт 10/3 «Топливо»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 21 000 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

          Приобретенные товарно-материальные ценности – лакокрасочные изделия необходимо оприходывать следующим образом:

Дт 10 «Материалы»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и списать за счет соответствующих источников согласно документам – 113 00 руб.

Отражение приобретенных зеркал заднего видения необходимо отразить:

Дт 10/5 «Запасные части»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 14 400 руб.

Таким образом, в ООО «Статус» рекомендовано изучить Инструкцию по бухгалтерскому учету основных средств, Инструкцию к применению Типового плана счетов с целью устранения ошибок в отнесении расходов по счетам. Так как в связи с нарушением этих документов была завышена себестоимость на 490 280 руб., что тем самым уменьшило налог на прибыль и НДС.

Кроме того, ошибки связанные с неправильным разнесением расходов по счетам бухгалтерского учета способствовало искажению бухгалтерского баланса за 1 полугодие. Это связано с тем, что бухгалтер не понимает отличия предназначения счетов 10 «Материалы» и 08 «Вложение во внеоборотные активы».

В связи с этим организации рекомендовано осуществлять последующий контроль над составлением проводок, оформления документов, ввести зачетную систему изучения нормативных актов. Кроме того, суммы невозвращенные в срок необходимо удерживать из заработной платы с суммой подоходного налога.

                                                Заключение

      Аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов, отражающих совершение хозяйственных операций: авансовый отчет (форма №АО -1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а), список лиц которым разрешено получение наличных  денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, ведомость «Расчеты с подотчетными лицами».

Совершаемые  в ООО «Статус» нарушения в операциях  расчетов с подотчетными лицами позволяют сделать вывод, что они допускаются в результате низкого уровня системы внутреннего контроля над использованием денежных средств в организации и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Основными ошибками, допускаемыми организацией являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты.

                            Список литературы

1.      Аудит предприятия. Методология аудиторской проверки хозяйственно-финансовой деятельности предприятия: Учебное пособие./ В.В. Нитецкий, Н.Н. Кудрявцев. – М.: Дело, 2008. – 448 с.#E

2.      Бухгалтерский учёт./ Е.П. Козлова, Н.В. Парашутин, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина.- М.: Финансы и статистика, 2007.-464 с.

3.      Гусов К.Н. Толкунова В.Н. Трудовое право: Учеб. - М.:ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.

4.      Замалеев М.А.Об использовании средств на представительские цели.//Бухгалтерский учёт. – 2006. - № 10. – стр. 69-70 #E

5.      Землянченко С.В. О покупках организации за наличный расчёт. // Главбух. – 2008. - № 2. – стр. 52-58.

6.      Командировочные расходы./ И.А. Лебедева.- М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 2006.-144 с.

7.      Командировочные расходы./ Г.А. Кузнецова. - М.: ПРИОР, 2006.-192 с

8.      Кирилишин И.М. Расчёты по командировкам: анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций.//Главбух. – 2008. - № 9. – стр. 56-65 #E

9.      Кирилишин И.М. Учёт и использование дорожных чеков при командировках за границу. // Главбух. – 2007. - № 3. – стр. 38-46 #E

10. Организация и методика проведения общего аудита./ Н.П. Барышников. – М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 2006. - 472 с.

11. Порядок оформления командировок // Материал подготовлен консультационным отделом аудиторской фирмы МПКЦН и её Московским городским отделением. – Аудит и налогообложение. – 2007. - № 1. – стр. 28-32 #E

12. Смирнов Н.И. Учёт расчётов с подотчётными лицами.//  Главбух. - 2006.- № 5.- стр.12-13

13. Сотникова Л.В. Организация учёта ГСМ на предприятиях. // Бухгалтерский учёт. – 2006. - № 7. – стр. 30-38#E#E

                                                                                           Приложение А       

  Таблица 1. Вопросы и аудиторские доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус»