Аудит учета с подотчетными лицами

1) первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые расходные и приходные ордера);

2) журнал регистрации расходных и приходных кассовых документов;

3) первичные оправдательные документы кассовым документам (авансовый отчет, командировочное удостоверение, чеки и т.д.);

4)авансовые отчеты.

Таким образом, резюмируя все выше сказанное, основная задача учета и аудита расчетов с подотчетными лицами - своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета. К основным документам, которые используются при учете и аудите расчетов с подотчетными лицами, являются: кассовые ордера, авансовый отчет, приказ, командировочное удостоверение, оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

1.2 Нормативно-правовое обеспечение учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

К основным нормативным документам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами относятся :

     1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

     2. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФРФ №94н от 31 октября 2000г.).

     3. Налоговый кодекс Российской Федерации (гл.21,23,24,25).

     4. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России №62 от 25 июня 1997г.) (ред. от 20 августа 2002г.).

      5. Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации (Приказ МФ РФ №49н от 06 июля 2001г.) (ред.№91н от 9 ноября 2001г.).

       Таким образом, наличие вышеупомянутых нормативных актов, регулирующих учет и аудит расчетов с подотчетными лицами, позволяют организации осуществлять учет данных операций. При этом необходимо отметить, что каждый из нормативных документов дает указания по применению. В связи с этим применение их на практике позволит избежать нарушения законодательства и, соответственно, наказания.

2.      Методика аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус»

      2.1. Планирование и организация аудита расчетов с подотчетными     лицами в ООО « Статус»

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация ООО «Нико» выявляет области, значимые для аудита. Аудиторская организация ООО «Нико» формирует мнение о деятельности внутреннего контроля ООО «Статус», необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией ООО «Нико» аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить ей, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус» основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных работников представлен в Приложении А.(таблица1).

По результатам опроса у аудитора Беляева С.Н. ООО «Нико» складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус». Промежуточные выводы по вопроснику позволяют сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора Беляева С.Н. оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание общего плана аудита  оформляется в виде таблицы. В общем плане ООО «Нико» определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита ООО «Статус». Содержание общего плана оформляется в виде таблицы (таблица 2),Приложение Б.

        Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами Беляев С.Н. составляет примерную программу изучения документов ООО «Статус» в зависимости от состояния данного раздела учета в организации. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план. Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу (Приложение В).

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный  перечень аудиторских процедур.

              2.2 Методика проверки расчетов с подотчетными лицами

Аудиторская проверка – это сложный и длительный процесс. Аудиторы постоянно работают над тем, чтобы максимально сократить время проверки, не снижая при этом ее качества, и, следовательно, не увеличивая аудиторский предпринимательский риск.

Одним из наиболее эффективных путей решения проблемы является выработка четкой методики проверки каждого раздела или участка бухгалтерского учета Задача состоит в том, чтобы на стадии планирования проверки определить состав контрольных процедур (сами процедуры должны быть разработаны). При проведении проверки достаточно запросить у клиента определенный набор документов и учетных регистров и, следуя заранее описанной процедуре, осуществлять проверку.

Методика проверки Беляева С.Н. в ООО «Статус» включать в себя:

1.                  Перечень основных нормативных документов;

2.                  Приказ об учётной политике ООО «Статус»;

3.  Описание альтернативных учетных решений, выбор которых предоставлен экономическому субъекту Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», Положением о бухгалтерском учете и отчетности, отражаемых в учетной политике;

4. Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами»;

5. Регистры синтетического и аналитического учета и отчетность;

6. Классификатор возможных нарушений;

7. Вопросник аудитора для составления программы проверки (Приложение Г);

8. Методы сбора аудиторских доказательств, применяемые при проверке (Приложение Д);

9. Описание контрольных процедур.

Проверка, осуществляемая традиционным способом, включает выполнение положений, приведенных в первых четырех пунктах методики. Последующие пункты методики целесообразно использовать, если к работе привлекаются ассистенты.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в автоматизированной ведомости аналогичной журналу-ордеру № 14 и главной книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

В нарушение Инструкции по применению Типового плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. В организации это не выполняется, например (таблица 3):

Таблица 3. Ведомость проверки выдачи и остатков выданных авансов

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. В организации это не выполняется.

Например:

      к авансовому отчету Михайлова А.Г. № 6 от 10.03.09  приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 5 000 руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

      к авансовому отчету Попова Е.Д. № 9 от 03.04.09  приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 4 000 руб. – плательщик Лаврентьев Ф.И.;

      к авансовому отчету Кирилловой К.Т. № 13 от 28.08.09  приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 9 000 руб. – плательщик Яковлев П.И.;

      по а/о Карповым С.Н. в январе 2009 года переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 35 000 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

     отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

     в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе 2009года);

     в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Романова Ф.Т. в марте года);

     не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (а/о Авчинниковой Е.М. в феврале);

     на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

     на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.01.09 Данилова С. Д. проведен в феврале 2009 г., а/о № 81 от 26.02.09 Соболев А. В. проведен в апреле 2009 г. и др.

В нарушение Инструкции по применению Типового плана счетов организация допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Бронского Г.К. в марте 2009 г. приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 113 000 руб. В учете отражено: Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение Инструкции по применению Типового плана счетов организация приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно,  а/о Бронского Г.К., в январе 2009 г. приобретено зеркало заднего видения на сумму 14 400 руб., в учете отражено: Дт 08 «Вложения во внеоборотные активы»  Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», следовало: Дт 10/5 «Запасные части» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».