Аудит учета оплаты труда с персоналом

 

Налоговые агенты ведут  учет доходов, полученных от них физическими  лицами в налоговом периоде, по форме, которая установлена Министерством  финансов РФ.

Налоговые агенты представляют в налоговый  орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (Приказ Федеральной налоговой службы от 25 ноября 2005 г. N САЭ-3-04/616 "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц".

При проверке правильности исчисления налога с доходов работников организации аудитору следует руководствоваться  следующим:

- налог на доходы физических лиц взимается по разным ставкам. Поэтому аудитору необходимо проверить правильность применения соответствующих ставок для исчисления налога;

- доходы работника  организации, полученные в натуральной  форме, должны учитываться в  составе его совокупного годового  дохода по государственным регулируемым  ценам, а при их отсутствии - по свободным (рыночным) ценам,  исчисленным на дату получения дохода. Для целей налогообложения в стоимость выдаваемых товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, акцизов и налога с продаж;

- стоимость  подарков, полученных работником  в течение года, подлежит налогообложению, если она превышает 2000 руб.;

- суммы единовременной  материальной помощи, оказываемой  работодателями членам семьи  умершего работника или работнику  в связи со смертью члена  (членов) его семьи, не являются  объектом налогообложения. Выплата материальной помощи по другим основаниям облагается налогом на доходы физических лиц;

- суммы, израсходованные  по авансовым отчетам и возмещенные  работникам, не подтвержденные документально,  подлежат налогообложению в общеустановленном  порядке по ставке 13%;

- стоимость  возмещения работникам личных  расходов (например, по оплате коммунальных  услуг, обслуживанию мобильных  телефонных аппаратов), которое осуществляется  в соответствии с приказом (распоряжением)  руководителя организации, облагается налогом на доходы физических лиц;

- суммы выплачиваемых  работнику компенсаций, превышающие  нормы, установленные в соответствии  с законодательством Российской  Федерации, подлежат налогообложению. 

При проверке удержаний  по налогу на доходы физических лиц  аудитор должен убедиться в правильности предоставления работникам соответствующих налоговых вычетов - стандартных, социальных, имущественных и профессиональных.

2.удержания  по исполнительным листам и  надписям нотариальных контор  в пользу физических и юридических лиц;

3.удержания  по вступившему в законную  силу приговору суда.

Для данного  вида удержаний согласие работника  не требуется.

К удержаниям по инициативе работодателя относятся:

1.удержания  за причиненный организации материальный  ущерб;

2.удержания  за брак;

3.удержания  своевременно не возвращенных  подотчетных сумм;

4.удержания  по предоставленным займам и  ссудам;

5.удержания  излишне выданной заработной  платы.

Удержания данного  вида осуществляются на основании приказа (распоряжения) руководителя организации с указанием причины удержаний, с которым должно быть ознакомлено под расписку лицо, с доходов которого производятся удержания.

Проверка учета  и удержания подотчетных сумм предусматривает проведение комплекса  работ.

В первую очередь  аудитор должен убедиться в наличии и ознакомиться с приказом руководителя организации об утверждении списка лиц, которым разрешено получение наличных денежных средств из кассы организации. В дальнейшем аудитор должен руководствоваться им при проведении проверки выдачи денежных средств из кассы организации. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке работников, утвержденном приказом руководителя организации, является нарушением установленных правил учета.

Проверка удержаний  за причиненный материальный ущерб. В большинстве случаев на практике удержания за причиненный организации материальный ущерб администрация организации производит на основании заключенного с работником письменного договора о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему на хранение или для других целей.

При проведении проверки аудитору следует обратить внимание на законность привлечения  работника к полной материальной ответственности. Так, в соответствии с действующим трудовым законодательством письменный договор о полной материальной ответственности заключается с работником при следующих условиях:

- работник достиг 18-летнего возраста;

- работник занимает должность или выполняет работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей.

Осуществляя проверку, аудитору необходимо убедиться в  наличии договора о полной материальной ответственности с работником, проверить  правильность его заполнения и наличие всех необходимых реквизитов сторон.

Следует также удостовериться в наличии соответствующего приказа руководителя, необходимого для того, чтобы произвести удержания за подписью руководителя организации либо уполномоченных на то лиц. Приказ об удержании с доходов работника причиненного по его вине ущерба передается в бухгалтерскую службу организации, которая определяет размер причиненного ущерба по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета, т.е. при повреждении (порче) имущества к ущербу должны быть отнесены все расходы, которые организация понесла для исправления его повреждения либо ликвидации. Аудитору необходимо проверить правильность определения размера причиненного организации ущерба. Так, если в общую сумму фактических затрат, подлежащих удержанию с доходов работника, отнесены недополученные доходы организации, аудитору следует обратить на это обстоятельство внимание работников, производивших определение размера ущерба, и должностных лиц организации, поскольку удержание с виновных работников недополученных вследствие причиненного ущерба доходов организации является нарушением трудового законодательства Российской Федерации и ущемлением прав работающих граждан.

Кроме того, на данном этапе проверки аудитору следует  ознакомиться с актами на списание объектов основных средств и иного имущества, пришедших в негодность по вине отдельных работников, привлеченных к материальной ответственности. Размер причиненного ущерба должен быть уменьшен на стоимость оприходованных в результате демонтажа оборудования отдельных запасных частей, использование которых в производственном процессе в дальнейшем возможно и экономически целесообразно.

Ущерб взыскивается с виновного путем предъявления администрацией иска в суд. В этом случае аудитору необходимо проверить наличие в организации решения суда о взыскании с работника сумм причиненного материального ущерба.

Проверка удержаний  за допущенный брак. Осуществляя проверку удержаний из оплаты труда работников организации за допущенный брак, аудитору следует с особой тщательностью изучить составленный бухгалтерией организации акт (ведомость) на допущенный брак, на основании которого определяется размер потерь организации и рассчитывается стоимость материальных затрат на исправление брака. Кроме того, аудитору необходимо затребовать у ответственных лиц наряды на исправление брака, составленные руководителем соответствующего подразделения, работники которого осуществляли исправление брака.

В ходе детального изучения представленных документов аудитору необходимо убедиться в правильности определения размера потерь от допущенного брака и соответствующего отражения операций на счетах бухгалтерского учета. Для этого необходимо составить таблицу, где затраты организации, связанные с исправлением бракованной продукции, учитываются по месту возникновения.

К числу удержаний  по инициативе члена трудового коллектива, в частности, можно отнести:

1) удержания  профсоюзных взносов;

2) удержания  в пользу физических или юридических  лиц на основании письменного  заявления работника.

Для определения правильности расчетов удержаний из заработной платы  физических лиц,  необходимо знать:

• проставлены ли в расчетных ведомостях (лицевых счетах) данные для правильного исчисления удержаний;
• налог на доходы с физических лиц;
• удержаний по исполнительным листам;
• прочих удержаний;
• применяются ли ПК для прочих удержаний;
• проверяли ли органы фондов социального страхования и налоговых служб расчеты по налогу на доходы с физических лиц.

6.Проверка аналитического и синтетического учета расчетов по оплате труда.

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется  по физическим лицам, как состоящим, так и не состоящим в списочном  составе предприятия, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям  (налогам, платежам и др.).

Для этой цели необходимые  данные накапливаются в лицевых  счетах (накопительных документах), расчетно-платежной документации, а  при использовании ПК могут храниться в виде отдельных файлов.

Лицевые счета  открываются на каждого работника  организации в момент его принятия на работу. По окончании календарного года лицевой счет работника закрывается и открывается новый лицевой счет на следующий год.

Срок хранения лицевых счетов - 75 лет.

Ежемесячно  бухгалтерией организации в лицевые  счета работников заносятся сведения о размере начисленной оплаты труда и иных доходов работника, суммах произведенных удержаний и вычетов, а также о суммах, причитающихся к выплате.

Основанием  для заполнения лицевых счетов являются табели учета использования рабочего времени, наряды на сдельную работу, наряды - заказы на выполнение работы, листки о временной нетрудоспособности, приказы (распоряжения) администрации о выплате премий, оказании материальной помощи, исполнительные документы, поступившие в организацию, и др.

Аудитор должен проверить, ведется ли такой учет, и обратить внимание на сохранность этой информации и формирование на каждого работающего совокупного годового дохода. Помимо прямых начислений в совокупный доход должны быть включены:

1. стоимость натуральной оплаты работником,
2. вознаграждения по результатам работы за год,
3. стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдаленных районах Дальнего Востока,
4. стоимость бесплатно предоставляемого питания и продуктов,
5. единовременные вознаграждения за выслугу лет и др.

Сводные расчеты по заработной плате выполняют проверку данных по сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующих с  ним счетов.

При автоматизированной форме учета контролю подвергаются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кроме того, сводные данные проверяют по Главной книге (сч. 70 и 69). Сальдо по этим счетам должны быть тождественны показателям баланса ф. № 1 по ст. «Расчеты с кредиторами по оплате труда» и «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» раздела VI пассива и по ст. «Расчеты с прочими дебиторами» раздела II актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда используются следующие  документы: первичные документы по учету выработки и заработной платы, расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета работающих, платежные ведомости и др.

Прежде всего, необходимо проверить соответствие итогов в  отдельных ведомостях (цехов, отделов) с общими итогами по предприятию. Далее проверяется правильность производимых операций по отнесению начисленной заработной платы на соответствующие счета.

Так, выплаты из фонда  оплаты труда, включенные в себестоимость  продукции, относятся на дебет сч. 20, 23, 25, 26 (производственные затраты).

Для проверки правильности ведения аналитического учета по работникам (по видам начислений и  удержаний) необходимо рассмотреть:

- какие ведутся документы  по аналитическому учету; 

- расчетно-платежные  ведомости;

- расчетно-платежные ведомости и лицевые счета на работающих;

- применяются ли ПК  для ведения аналитического учета;

- организовано ли архивное  хранение документов по аналитическому учету с работающими.