Аудит (ревизия) основных средств

С целью выявления  фактического наличия основных средств и контроля за их сохранностью постоянно действующей комиссией по основным средствам периодически должна проводиться инвентаризация основных средств. Порядок проведения инвентаризации регламентируется инструкцией по инвентаризации основных средств, а периодичность — графиком инвентаризации, утверждаемым на предприятии.

Инвентаризацию основных средств проводят не менее одного раза в год перед составлением годовых финансовых отчетов и балансов, обычно в ноябре, и в обязательном порядке - при смене материально-ответственного лица, а также в некоторых других случаях.

В процессе аудиторской  проверки аудитор осуществляет постоянный контроль за соблюдением правил и  сроков проведения инвентаризаций, а  также их качеством. Для этого  проводятся контрольные проверки, которые  охватывают, как правило, 10 % всех подвергнутых инвентаризации основных средств.

Основными задачами инвентаризации является получение точных данных о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств, а также сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

Данные о фактическом  наличии и техническом состоянии основных средств записываются в инвентарные описи основных средств, которые после инвентаризации передаются в бухгалтерию. В описях должно быть указано полное название объектов и даны их технические характеристики.

По основным средствам, сданным или полученным в аренду, переданным на хранение или во временное  пользование, проверяют наличие и законность договоров, других документов.

При проведении инвентаризации комиссия в обязательном порядке производит осмотр основных средств и заносит в инвентарные описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические и эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений, земельных участков и  других объектов основных средств комиссия проверяет наличие документов (технический паспорт на автотранспорт, свидетельство государственной регистрации на недвижимость), подтверждающих право собственности (владения, распоряжения, пользования) товарищества на указанные объекты.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в инвентарную опись недостающие объекты, а также правильные сведения и технические показатели по объектам.

Основные средства заносятся  в инвентарную опись по наименованиям  в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергался восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера, признаваемые таковыми в соответствии с признаками капитализации, или частичная ликвидация объектов основных средств не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и произвести в инвентарной описи данные о произошедших изменениях.

Комиссия проверяет  также правильность присвоения объектам основных средств инвентарных номеров. Присвоенные объектам основных средств инвентарные номера не должны меняться. Замена номеров может быть произведена в тех случаях, когда объекты ошибочно числятся не в той группе основных средств, к которой они должны быть отнесены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неправильной нумерации.

Основные средства, которые  при инвентаризации находятся вне предприятия, например, сданные в аренду, инвентаризируются до момента их временного выбытия.

Основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, в инвентаризационную опись не включаются. На эти объекты  составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в негодность (порча, полный износ и пр.).

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются арендованные и находящиеся на ответственном хранении основные средства. По указанным объектам инвентаризационные описи составляются отдельно по каждому предприятию и дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов в аренду или ответственное хранение. Кроме того, указывается наименование предприятия арендодателя, сроки аренды или хранения.

Оценку выявленных или  неучтенных с момента последней инвентаризации объектов производят по стоимости, определяемой экспертным путем. Износ по этим объектам устанавливают по действительному состоянию объектов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Данные инвентаризационных описей заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств, в ней отражаются только те позиции, по которым были обнаружены расхождения с данными учета.

Заключительным документом контроля инвентаризации является проверка протокола инвентаризационной комиссии, в котором приводятся подробные сведения о причинах и виновниках излишков и недостач, а также о мерах, которые следует принять по предупреждению данных фактов в дальнейшем.

 

3. Контроль операций по учету основных средств 

 

2.3.1 Проверка правильности оценки объектов основных средств

 

Для правильной организации учета  основных средств необходимо уяснить соблюдается ли порядок их признания.

Порядок признания основных средств регламентируется МСФО 16 «Основные  средства», который определяет, что основные средства представляют собой материальные активы, которые используются предприятием для поставки товаров и услуг, для сдачи в аренду или для административных целей; предполагается использовать в течение более одного периода.

В аудиторской практике часто учет основных средств ведется с нарушением МСФО 16 « Основные средства», в частности имеет место, что приобретенные материальные активы, характеризующиеся как основные средства или товары, числятся на балансовом счете 1310 "Сырье и материалы". Списание таких материальных активов производится на счета производственного учета и включается в производственную себестоимость выполненных работ, услуг, что соответственно влияет на определение себестоимости продукции, соответственно не начислены амортизация на такие активы и налог на имущество. Далее, такие активы списываются, и при списании основных средств не учитывается НДС, взятый в зачет при приобретении активов. В данном случае возникают обязательства по НДС, что снова является нарушением в ведении учета.

Для более достоверного отражения приобретаемых материальных активов на счетах бухгалтерского учета необходимо предусмотреть в учетной политике предприятий момент приобретения. Предприятие самостоятельно определяет, обладает ли данный актив ограниченным илу неограниченным сроком полезной службы. Единица признания, то есть что именно составляет объект основных средств, должна определяться предприятием в каждом конкретном случае на основании профессиональных суждений.

 

2.3.2 Проверка поступления и выбытия основных средств

 

При проверке движения основных средств аудитором обращается внимание на:

1) правильность отнесения видов имущества к основным средствам и их классификация по принадлежности (собственные и арендованные), по характеру участия в производственном процессе (действующие и бездействующие), по назначению производственные и непроизводственные), по роли в производстве (активные и пассивные) и т.д.;

2) перечень с указанием  первоначальной стоимости, износе, цен соглашения или покупки  (за иностранную валюту, по перерасчетному  курсу в момент приобретения  в национальную валюту);

3) объекты капитального строительства, находящиеся во временной эксплуатации, которые не включаются в состав основных средств предприятия, а учитываются как незавершенное строительство на группе счетов 2930 «Незавершенное строительство»;

4) установление рыночной  стоимости, которая, как правило, не должна быть ниже балансовой;

5) то что, при безвозмездной  передаче основных средств ни  подлежат обложению налогу на  добавленную стоимость, за исключением  их безвозмездной передачи приобретенных  с этим налогом для непроизводственной сферы (Плательщиком налога на добавленную стоимость является передающая сторона и т.д.)

Аудитор изучает правильность отражения в учете и отчетности операций, связанных с приобретением и безвозмездным получением основных средств с учетом уплачиваемого поставщиком (подрядчиком) налог на добавленную стоимость. По этим объектам, согласно данным актам приема-передачи основных средств, в журнале-ордере 12 и 10 проверяется достоверность и обоснованность показателей, отраженных на счетах подраздела «Основные средства».

При проверке операций по поступлению основных средств необходимо установить, обоснованно ли экономически строительство тех или иных объектов, включено ли оно в план капитальных  вложений, обеспечено ли необходимым  финансированием, имеется ли в полном объеме проектно-сметная документация.

Полноту и своевременность  оприходования основных средств  устанавливают путем изучения первичных  документов и записей по счетам 2410 "Основные средства" и др.

При проверке поступления  основных средств в порядке их безвозмездной передачи устанавливают наличие соответствующих двусторонних актов приемки-передачи указанных объектов, их техническое состояние и своевременность оприходования и закрепления за материально-ответственными лицами. Приобретение бывших в эксплуатации объектов у других организаций должно быть тщательно проверено с точки зрения целесообразности каждой операции, а также своевременности поступления и полноты оприходования таких объектов на балансовый учет.

При поступлении (приобретении) основных средств применяются накладные или счета-фактуры (приложение Г), но эти документы не могут служит основанием для оприходования и введения в эксплуатацию этих средств.

Оприходование и ввод в эксплуатацию объекта основных средств должны быть оформлены актом  приемки-передачи основных средств (форма ОС-1). Только с этого момента начинается отсчет начисления износа (амортизации) и возмещения уплаченного поставщикам налога на добавленную стоимость по основным средствам. Разумеется, НДС должен быть выделен отдельной строкой в расчетно-платежных документах. Отсюда следует вывод, что несвоевременное оприходование основных средств влечет за собой недоначисление износа, что приводит к искажению остаточной стоимости объектов и финансовых результатов деятельности организации, а также увеличение платежей в бюджет по НДС в данном периоде.

Отдельно следует проверить  операции по оприходованию полученных основных средств в виде вкладов  в уставный капитал.

В процессе финансово- хозяйственной  деятельности организации основные средства, находясь в эксплуатации, постепенно изнашиваются и полностью утрачивают свое первоначальное значение. Если восстановление этих основных средств невозможно или экономически нецелесообразно, то их разрешено списывать с баланса организации. Кроме того, разрешено также списание объекта основных средств в связи с моральным износом, вследствие ветхости, стихийных бедствий, при ликвидации части объекта основных средств в связи с переоборудованием и модернизацией. Аудитор проверяет целесообразность списания основных средств.

На затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей от ликвидации и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. аудитор обращает особое внимание.

При списании объектов вследствие аварий, а также преждевременного износа или разукомплектования, аудитор проверяет приложенные документы, объясняющие причины их списания с указанием мер, принятых к виновным.

На величину прибыли  до налогообложения непосредственное воздействие оказывают финансовые результаты от выбытия (продажи, безвозмездной передачи) основных средств, поэтому аудиторами изучается Кредит счета 6210 «Доходы от выбытия активов» и правильность их корреспонденции с Дебетом счета 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах», 1010 «Денежные средства в кассе».

Также аудитор проверяет  счет 7410 «Расходы по выбытию активов».

 

2.3.3 Проверка начисления  амортизации по объектам основных средств

В ходе аудита необходимо установить, все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации; начисляется ли износ с учетом движения основных средств, правильно ли применяются нормы амортизации.

Аудитор проверяет начинаются ли амортизационные отчисления с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и начисляются ли до полного погашения стоимости этого объекта либо списания.

Амортизационные отчисления по объекту основных средств прекращаются с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта или списания его с бухгалтерского учета. Этот момент аудитору необходимо пристально изучить.

Амортизационные отчисления по основным средствам отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся, и начисляются независимо от результатов деятельности организации в отчетном периоде.