Аудит (ревизия) основных средств

Амортизация - это стоимостное  выражение износа в виде систематического распределения амортизируемой стоимости  актива в течение срока службы.

Износ - это процесс  потери физических и моральных характеристик  объектов основных средств. В целях налогообложения основными средствами признаются материальные активы сроком службы более одного года, которые подлежат амортизации в соответствии со статьей 120 Кодекса Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" (Налоговый кодекс). По ней основные средства классифицируются в разрезе 4 групп, с нормами амортизации от 10 до 40 процентов от остаточной стоимости основных средств.

Цель аудита основных средств - проверка правильности состава, полноты и реальности учета движения основных средств и достоверности начисленной амортизации.

Задачами и объектами контроля операций по учету основных средств являются:

- ознакомление с учетной  политикой субъекта и выписка  из нее следующих моментов: как  оцениваются основные средства; кто и как устанавливает срок службы и ликвидационную стоимость объектов основных средств; за кем закрепляется материальная ответственность и какова периодичность составления отчета и проведения инвентаризации; каковы методы амортизации по конкретным группам основных средств;

- по балансу устанавливаются  правильность и тождественность  остатков основных средств на  начало и конец года, сверяются  с данными аналитического учета,  Главной книги и соответствующих  регистров;

- проверяется своевременность  и полнота записи в инвентарных карточках, отражение достоверной характеристики основных средств в них (первоначальная стоимость, накопленная и ежемесячная амортизация, срок службы, ликвидационная стоимость). Также, отмечаются ли ремонт, простои в работе основных средств, перевод в запас, на консервацию и т.п.;

- обследуются бланки  первичных документов, все ли  реквизиты предусмотрены для  всестороннего описания движения  основных средств;

- оценивается целесообразность  использования методов амортизации  в отношении конкретных объектов  основных средств (к примеру, методы ускоренного списания могут быть использованы в отношении активной части основных средств);

- просматривается ведомость  (расчет) начисления амортизации  и выборочно пересчитывается  амортизация по дорогостоящим  объектам основных средств;

- проверяется правильность  исчисления налогов (на имущество,  транспортные средства, землю) и  их уплаты в бюджет.

Последовательность аудита основных средств включает следующие  процедуры аудита:

- знакомство с инвентаризационными  описями и результатами инвентаризации  за предшествующий период, определяется  необходимость установления фактического  наличия по местам нахождения  объектов и намечают инвентаризацию;

- обследование за прошедший  период документов на приобретение и выбытие основных средств. Особое внимание обращают на:

а) достоверность первоначальной стоимости, так как не включенные в эту стоимость расходы по приобретению могли быть отнесены на текущие затраты субъекта, как  следствие, на вычеты, что приводит не только к искажению статьи баланса, но и сокрытию налогооблагаемого дохода субъекта;

б) обоснование для  ликвидации и списания с баланса  объектов основных средств;

- правильность расчетов  амортизации основных средств  в целях налогообложения, стоимостного баланса группы с учетом расходов на ремонт, переоценку стоимости и т.д.;

- тестирование состояния  бухгалтерского учета основных  средств на предприятии;

Информационная база аудита основных средств включает: акт приемки-передачи (перемещения основных средств (форма № ОС-1); акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-2); акт на списание основных средств (форма № ОС-3); акт на списание автотранспортных средств (форма № ОС-4); акт технического осмотра зданий и сооружений; инвентарную карточку учета основных средств (форма № ОС-6); опись инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОС-10); карточку учета движения основных средств (форма № ОС-12); карточку учета арендованных (долгосрочно арендованных) основных средств (форма № ОС-12а); инвентарный список основных средств (форма № ОС-13); журнал-ордер № 12 (при ручном ведении учета) или машинограммы (при компьютеризации) (Приложения А, Б, В).

Источниками контроля операций по учету основных является первичная документация на их поступление, выбытие и внутреннее перемещение, на ремонт, по начислению амортизации, а также данные аналитического и синтетического учета основных средств.

 

 

2. Система внутрихозяйственного контроля основных средств и оценка её эффективности. Проверка обеспечения сохранности основных средств на предприятии

 

 

Для успешной деятельности предприятия, повышения уровня рентабельности, сохранения и приумножения основных средств необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутрихозяйственный контроль основных средств. Руководство предприятия несет ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля основных средств. От него зависит, чтобы эта система отвечала размерам и специфике деятельности предприятия, функционировала регулярно и эффективно.

Система контроля основных средств должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за ее отсутствия. Если система внутрихозяйственного контроля основных средств будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита. [7, 89]

При формировании эффективной  системы внутреннего контроля основных средств администрация обычно должна обеспечить:

- надежную информацию об основных средствах, необходимую для успешного руководства деятельностью предприятия;

- сохранность основных средств в и документов по учету и движению основных средств - предотвращение фактов хищения, порчи и нецелевого использования основных средств, уничтожения или разглашения информации об основных средствах (в том числе содержащейся в учетных регистрах, компьютерных базах данных);

- эффективность хозяйственной  деятельности - исключение посредством контрольных процедур дублирования, непроизводительных затрат, нерационального использования основных средств, своевременное и правильное начисление амортизации;

- соответствие предписанным  учетным принципам - обязательное  исполнение сотрудниками установленных на предприятии инструкций по основным средствам, а также требований нормативных актов, связанных с учетом основных средств.

Система внутрихозяйственного контроля основных средств предприятия включает три основных элемента: среду контроля, учетную систему и процедуры контроля. Каждый элемент подразумевает наличие правил, методик, положений и документации, разработанных для достижения указанных выше целей. В сочетании все элементы системы контроля обеспечивают предприятию снижение риска в деловой и финансовой деятельности, а также в бухгалтерском учете. [8, 119]

Среда контроля - это действия, мероприятия и процедуры, которые  отражают общее отношение администрации  и собственников предприятия  к контролю основных средств, степень значимости контроля основных средств для предприятия. Если высшее руководство предприятия понимает важность контроля основных средств и реализует это понимание в виде конкретных практических действий, то и остальные сотрудники будут ответственно выполнять предписанные им правила и инструкции.

Учетная система - это  совокупность процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных об основных средствах и хозяйственных операциях с ними связанных. Эффективная система бухгалтерского учета обеспечивает их правильную оценку, классификацию и соотношение. Для понимания учетной системы предприятия необходимы изучение и уценка следующих сведений о его хозяйственной деятельности:

- учетная политика  и основные принципы ведения  бухгалтерского учета;

- организационная структура подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности (бухгалтерии);

- распределение обязанностей  и полномочий между сотрудниками  бухгалтерии;

- организация подготовки, оборота и хранения документов по учету основных средств, отражающих хозяйственные операции по движению основных средств;

- порядок отражения  хозяйственных операций по учету основных средств в учетных регистрах, формы и методы обобщения данных таких регистров;

- порядок подготовки  бухгалтерской си статистической отчетности по основным средствам на основе данных бухгалтерского учета;

- критические области  учета основных средств, где риск возникновения ошибок или искажений бухгалтерской отчетности особенно велик.

На практике осуществляются самые различные процедуры контроля: полноты данных, точности данных, разрешения (санкционирования) операций, сохранности основных средств и записей, внутрихозяйственные проверки.

Процедуры контроля полноты  данных предназначены для уверенности. В том, что данные по всем хозяйственным операциям, связанные с учетом основных средств внесены в учетные регистры (компьютерные файлы) и приняты на обработку. При их отсутствии существует вероятность потери документов, их неправильной сортировки, а значит, и неправильной регистрации данных по хозяйственным операциям. К таким процедурам относятся:

- нумерация всех первичных  документов по учету основных средств в момент совершения хозяйственных операций (или предварительно) и учет их после обработки;

- согласование данных  из разных источников (например, сравнение данных по выписанным счетам-фактурам и накладным на отгрузку продукции):

- определение того, что  информация по всем хозяйственным  операциям по учету основных средств была внесена в документы.

При компьютерной обработке  информации контролируется полнота внесения данных, обработанных компьютером, включая определение, пополнение и суммирование данных по хозяйственным операциям. Эти Действия выполняются с использованием программируемых процедур бухгалтерского учета (программных комплексов).

Процедуры контроля точности данных необходимы для уверенности в том, что данные по каждой хозяйственной операции отражены в учете своевременно и в полном объеме, правильно разнесены по счетам. Точность достигается внедрением процедур контроля за результатами расчетов, общей стоимостью, добавлениями и классификацией счетов. К таким процедурам относятся: арифметическая проверка правильности учетных записей, сверка расчетов. При ручном ведении учета может проводиться двойная проверка операций с привлечением лица, которое повторяет расчеты, вносит добавления и указывает корреспонденцию счетов. В компьютеризированной системе учета проверка точности внесения данных проводится для получения уверенности в том, что данные точно зарегистрированы и внесены в компьютер. Для этого анализируются остатки по счетам группы 2400 «Основные средства», номера и даты введенных документов, значения их показателей и суммы.

Процедуры контроля разрешения (санкционирования) операций по учету основных средств направлены на обеспечение законности операций. К ним относятся:

- проверка правильности  осуществления документооборота;

- выдача разрешения  на совершение отдельных хозяйственных  операций или подтверждение целесообразности  их совершения уполномоченными  сотрудниками администрации (подписание расчетно-платежных документов, утверждение авансовых отчетов, актов ликвидации основных средств и т.п.);

- осмотр основных средств при их оприходовании или реализации и сравнение их содержания, количества и состояния с данными первичных документов (накладных, счетов-фактур, актов приемки-передачи и др.).

Процедуры контроля сохранности основных средств и записей основаны на ограничении доступа к основным средствам предприятия лиц, не имеющих на то полномочий, предупреждении хищений, уничтожения или порчи основных средств. Они включают: создание надежной контрольно-пропускной системы на предприятии, установку средств охраны, сигнализации, устройство оборудованных складских помещений и т.п., а также периодическое проведение внутренних ревизий и инвентаризаций.

В компьютеризированных системах учета процедуры контроля обеспечивают ограничение доступа  к программным файлам и файлам информации путем установки паролей, ключей доступа, регламентирования  возможностей отдельных терминалов (рабочих мест). Важное назначение имеют процедуры контроля, гарантирующие, что обработка данных по операциям ведется с использованием всей ранее введенной информации, что файлы данных полностью восстановлены после сбоя в программе или их передачи в архив, определения ответственных должностных лиц.

Комплексный подход к  условиям функционирования службы внутреннего  аудита помогает обеспечить высокую  эффективность всей системы внутрихозяйственного контроля на предприятии. В свою очередь, это снижает риск при проведении внешнего аудита, а значит, и затраты на него. Однако для того, чтобы определить надежность системы внутреннего контроля основных средств предприятия и установить степень доверия к ней, внешний аудитор должен тщательно изучить эту систему.

Инвентаризация

Важным моментом в  организации учета основных средств является качественное и своевременное проведение их инвентаризации. Аудитор проверяет, как была проведена последняя инвентаризация, какие были выявлены ошибки и как они исправлены. Если инвентаризация основных средств не проводилась более 2-3 лет, то аудитор может потребовать ее проведения. Это позволит более качественно провести последующую проверку и уменьшить аудиторский риск.