Аудит расходов некоммерческих орагнизациях

    10. Использование первичных документов, не предусмотренных унифицированными формами, утвержденными Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

Все хозяйственные  операции должны оформляться первичными документами. Специфика деятельности некоммерческих организаций порождает необходимость использования отдельных первичных документов, не предусмотренных в альбомах унифицированных форм. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Это должно найти отражение в учетной политике некоммерческой организации.

Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства  и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе  их деятельности (пункт 2 статьи 1 Закона о бухучете). Приобретать 
права и обязанности (в том числе по отношению к имуществу), совершать хозяйственные операции (сделки), т.е. быть участниками гражданских правоотношений, могут быть только физические и юридические лица . 
То же касается и налоговых отношений: быть налогоплательщиком, т. е. иметь соответствующие, подлежащие бухгалтерскому учету права и обязанности, может только организация, являющаяся юридическим  лицом.

                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 УЧЕТ РАСХОДОВ НЕКОММЕРЧЕСКИХ  ОРГАНИЗАЦИЙ

    Расходная  часть бюджета некоммерческих организаций  состоит из ресурсов, используемых для проведения программы.

    Расходы по выполнению основной уставной деятельности включают в себя административно-хозяйственные расходы, целевые расходы на выполнение программ и мероприятий (включают затраты на выполнение конкретных программ, на которые выделены целевые средства), расходы по выполнению программ, на которые получены средства бюджетного финансирования.

    Расходы  на старт новых программ —  те разовые вложения, которые необходимы, чтобы начать новый проект. 

    Расходы  на поддержку текущих проектов. После того как проект начат, требуются ежемесячные затраты, связанные с его осуществлением.

    Непредвиденные (срочные) расходы — расходы,  связанные с внезапно возникшей ситуацией, которую невозможно было предвидеть.

Накладные (административные) расходы. Это постоянные расходы организации.

    Встречается деление расходов на прямые и непрямые. Данная классификация расходов очень важна для некоммерческих организаций, осуществляющих несколько программ.

    Прямые  расходы — это позиции, относящиеся  к программе и непосредственно влияющие на потребителей услуг организации.

    Непрямые расходы  — те позиции, которые не  оказывают прямого воздействия на потребителей услуг некоммерческой организации (например, административные расходы). Это расходы, необходимые организации для ее развития и поддержания жизнедеятельности в период отсутствия финансирования проектов, — расходы на все, что напрямую не связано с выполнением проектов. Каждая организация несет расходы, которые непосредственно не связаны с потребителем результатов ее работы. Однако без них организация не может быть управляемой и финансируемой. Для деятельности организации необходимы расходы на администрацию и сбор средств. К непрямым расходам относятся зарплаты (или часть зарплат), которые не были включены в прямые расходы (исполнительный директор, сотрудники, занимающиеся развитием, сбором средств, маркетингом, менеджеры по финансовым и кадровым вопросам, вспомогательный персонал, консультанты (бухгалтеры и юристы)), а также расходы на аренду помещения, копировальные работы, телефонную связь, коммунальные услуги для обеспечения работы офиса.

    Непрямые  расходы составляют примерно 20% от  прямых расходов организации.

    Непрямые расходы требуют  их распределения между программами.

    В настоящее время основным документом, прямо обязывающим составлять смету (или бюджет), является Федеральный закон от 11 августа 1995 г. № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях». Это требование относится к организациям, осуществляющим благотворительную деятельность. Однако составление бюджета организации может оказать помощь при решении спорных вопросов с контролирующими органами и для текущего и стратегического планирования деятельности организации.

    Бюджет  — это план действий организации  на будущее в денежном выражении. Иными словами, бюджет выражает стоимость того, что организация намеревается совершить в течение 12 месяцев, и чем это будет обеспечено. Во-вторых, бюджет есть средство контроля за финансовым развитием организации.

    Бюджет состоит из двух частей: бюджета доходов и бюджета расходов.

    Бюджет доходов показывает все возможные источники финансовой поддержки, имеющиеся в наличии у организации в бюджетный период. Бюджет расходов группирует расходы в легко определяемые категории — статьи расходов. Последняя строка бюджета показывает разницу между планируемыми расходами и доходами за бюджетный период.

    В бюджет могут быть включены также следующие данные:

• краткая  текстовая информация (резюме) о  прошедшем годе и о годе

предстоящем;

• обзор доходов и  расходов за последние пять лет.

Можно выделить следующие  наиболее распространенные ошибки бюджетного планирования:

1. Известные изменения  в ценах или ставках выплат не принимаются в расчет.

2. Расходы не соответствуют  поступлениям.

3. В бюджет не включены  статьи расходов, которые предусмотрены программами.

Учет расходов по оплате труда.

Некоммерческие организации  в своей деятельности используют труд следующих групп лиц:

1) постоянных работников и совместителей;

2) лиц, работающих по  договорам гражданско-правового  характера;

3) добровольцев.

Оформление отношений  по оплате труда с этими группами лиц различается. Порядок оформления трудовых отношений отражен в  Кодексе законов о труде, Гражданском  кодексе РФ, федеральных законах и нормативных актах более низкого порядка. Нормативные документы, которые регулируют трудовые отношения, распространяются на все организации независимо от того, являются они коммерческими или некоммерческими. Исключение составляет регулирование отношений с добровольцами. Общие положения организации труда добровольцев отражены в Законе о благотворительных организациях, где говорится о том, что источником формирования имущества благотворительной организации может быть труд добровольцев (статья 15).

На некоммерческие организации, распространяются все нормы трудового законодательства Российской Федерации. Организация обязана выплачивать работнику заработную плату не реже чем каждые полмесяца (статья 96 Кодекса законов о труде). Величина фонда оплаты труда определяется согласно финансовому плану и сметам на выполнение отдельных программ. Для  благотворительных организаций существует определенное ограничение по использованию фонда оплаты труда: оплата труда административно-управленческого персонала ограничивается 20% финансовых средств, расходуемых организацией за финансовый год (пункт 3 статьи 16 Федерального закона о благотворительных организациях). Данное ограничение не распространяется на оплату работников, непосредственно занятых в реализации благотворительных программ.

Вопросы оплаты труда работников некоммерческой организации касаются не только ее бухгалтера, но и руководителя, поскольку именно он подписывает приказы о приеме на работу, об отпуске, об увольнении. Он устанавливает штатное расписание, заключает трудовые договоры со штатными работниками, договоры гражданско-правового характера, договоры с добровольцами, утверждает расчетно-платежные ведомости, акты приемки-сдачи работ по гражданско-правовым договорам и т.д.

    Руководитель некоммерческой организации имеет право самостоятельно определять вид и систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий, иных поощрительных выплат, а также соотношение в их размерах между отдельными категориями персонала организации, если иное не определено уставными документами и положениями (статья 80 КЗоТ). Например, надзор за деятельностью организации (в том числе общественного фонда), включая использование им средств, может осуществлять его попечительский совет (пункт 3 статьи 7 Закона о НКО). Вопросы оплаты труда работников филиалов и представительств некоммерческих организаций определяются в положениях о филиалах и представительствах (пункт 4 статьи 5 Закона о НКО).

Заработная  плата  устанавливается в твердых окладах. Организации, получающие гранты в валюте, могут устанавливать оклады в привязке к той валюте, в которой они получают денежные средства. При полностью отработанном работником месяце оклад начисляется ему полностью, а в случае частичного отсутствия на работе он получает часть оклада, пропорциональную отработанным дням месяца. Заработная плата при данной системе оплаты труда зависит от штатного расписания, и ее размер не связан напрямую с качеством работы.

    В  практике работы некоммерческих  организаций бывают ситуации, когда у организации не хватает целевых средств для выплаты заработной платы постоянным сотрудникам. В соответствии с трудовым законодательством организация обязана ежемесячно выплачивать заработную плату. Месячная оплата труда работника не может быть ниже установленного законодательством минимального размера оплаты труда (статья 78 КЗоТ). Таким образом, некоммерческая организация должна начислить работникам заработную плату в размере минимальной оплаты труда.

Как правило, в некоммерческих организациях, выполняющих программы, которые финансируются за счет грантов, не выплачиваются отпускные. Это связано с тем, что организациями - грантополучателями эта группа расходов в договорах на получение грантов не предусматривается. Однако это является нарушением трудового законодательства России. Поэтому организация должна изыскать средства на оплату отпусков сотрудников за счет других источников.

На практике некоммерческие организации часто сталкиваются со следующей ситуацией. При выполнении программы в другом регионе вне ее места нахождения между организацией и исполнителем работ в регионе заключается договор. В данной ситуации можно рассматривать три варианта взаимоотношений. При первом варианте заключается договор возмездного оказания услуг, по которому исполнитель работ должен выполнить определенную работу согласно установленному календарному плану, а организация обязана оплатить выполненные работы. При втором варианте некоммерческая организация нанимает работника по трудовому договору. Этот вариант предпочтительнее в том случае, если необходимо производить разъездные работы. Тогда организация может оплачивать командировочные расходы, включая квартирные и суточные. При третьем варианте исполнитель может зарегистрироваться в качестве предпринимателя без образования юридического лица в своем регионе.

С постоянными  работниками и совместителями заключается  трудовой договор (контракт, соглашение), в котором указываются все права и обязанности работника и работодателя. По трудовому договору работник обязан выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности. В трудовом договоре должно быть указано, что работник обязан подчиняться внутреннему трудовому распорядку, соблюдать трудовую дисциплину.

Важнейшим фактором трудового распорядка является 40-часовая рабочая неделя для постоянных работников и 4-часовой рабочий день для совместителей, определенное время начала и окончания работы. За невыполнение обязательств по трудовому договору работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. В трудовом договоре могут быть оговорены форма и размер заработной платы работника.

Организация обязана обеспечить работнику условия  труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В частности, работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, на возмещение расходов в связи с осуществлением командировок, на выплату социальных пособий и т. д. Оплата труда производится в соответствии со штатным расписанием. Работнику может устанавливаться испытательный срок, но не более трех месяцев. В трудовом договоре должно быть указано, выплачивается ли заработная плата во время испытательного срока.

Трудовой  договор, как правило, заключается  на неопределенный срок. Однако специфика некоммерческих организаций состоит в том, что трудовой договор может заключаться на выполнение конкретной программы. Организация обязана делать записи в трудовой книжке работника в соответствии с постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих».

На каждого  штатного работника и совместителя в бухгалтерии некоммерческой организации имеются следующие документы: приказ руководителя о приеме на работу и трудовой договор. Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет лицевой счет, в котором указываются все сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, образование, состав семьи, в том числе количество детей и иждивенцев, профессии, которыми он владеет, дополнительные навыки и т.д.). Сведения об использовании рабочего времени в организации обобщаются в табеле учета использования рабочего времени, который представляет собой перекрестную таблицу, где по горизонтали указываются дни месяца, а по вертикали — список фамилий работников. Количество часов, отработанных работником, проставляется числом в соответствующей клетке.