Аудит расчетов с подотчетными лицами

«Подотчет 1.1.2.» - с помощью которой проводится проверка выдачи подотчетных сумм тем лицам, которые не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

«Подотчет 1.1.3.» - проводится проверка фактического расходования

подотчетных сумм, соответствуют ли они тем целям, на которые они были выданы.

«Подотчет 1.1.4.» - проводится проверка состоят ли подотчетные лица,

получившие авансы, в штате организации.

«Подотчет 1.1.5.» - проводится проверка на правильность списания подотчетных сумм на расходы, которые списываются за счет чистой прибыли организации.

«Подотчет 2.1.1.»  - при данной процедуре проводится проверка на полноту оправдательных документов по командировкам, которые были приложены к авансовым отчетам. Все приложенные к авансовым отчетам документы должны быть погашены (проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций).

«Подотчет 2.1.2.»  - проводится проверка существуют ли приказы о направлении работников в командировку.

«Подотчет 2.1.3.»  - проводится проверка отметок в командировочных удостоверениях в местах пребывания в командировке.

«Подотчет 2.1.4.» - проводится проверка на правильность возмещения командировочных расходов.

«Подотчет 2.1.5.» - проводится проверка ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм.

«Подотчет 2.2.1.» - проводится проверка удержан ли подоходный налог с сумм превышения командировочных расходов установленных норм.

«Подотчет 2.2.2.» - проводится проверка правильно ли выделен НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС, оплаченные по расходам, которые относятся на себестоимость продукции в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих размерах, а сверх нормы - налог из бюджета не возмещается, а компенсируется за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

«Подотчет 3.1.1.» - проводится проверка наскольо правильно отражен в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям в розничной сети. Суммы НДС по материалам, которые были приобретены в розничной сети, к зачету не принимаются и расчетным путем не выделяются.

«Подотчет 3.1.2.» - проводится проверка правильно ли отражен в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям в оптовой торговле. НДС выделяется и относится на счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобртенным ценностям» только при покупке товаро-материальных ценностей у организаций оптовой торговли. В таком случае должен быть приложен приходный  кассовый ордер продавца, накладная и счет-фактура, где выделена сумма НДС.

          Часто допускается такая ошибка, когда организации приобретенные  материальные ценности, только потому, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяют и вместе со стоимостью материальных ценностей списывают на издержки производства, а это в свою очередь приводит к их

 завышению  и соответственно занижению налогооблагаемой  прибыли.

«Подотчет 4.1.1.» - проводится проверка на соответствие фактических размеров представительских расходов составленным сметам.

«Подотчет 4.1.2.» - проводится проверка на правильность ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

«Подотчет 5.1.1.» - проводится проверка правильно ли выведены остатки на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

«Подотчет 6.1.1.» - при данной процедуре проводится проверка на соответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

          3. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме.

          Проверка документов по расчетам  с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки. Рассмотрим примерную карточку (табл.1)

При тестировании документов на ошибки аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, для того, чтобы сделать вывод  о широком распространении конкретной ошибки. В течении данной проверки поиск таких недостатков можно не продолжать.

          4. Проверка расчетов с подотчетными  лицами по содержанию.

          Проводя проверку расчетов с  подотчетными лицами по содержанию  аудитору необходимо помнить  о следующих основных моментах:

          Отнесение командировочных расходов на затраты производства.

Необходимые документы  для правильно оформленной командировки:

- внутренний  приказ руководителя о направлении  в командировку;

- авансовый  отчет (с документами, подтверждающими  расходы);

- отчет о  командировке, закрытое командировочное удостоверение.

          Нельзя считать командировочными  расходы лиц, которые работают  в организации на основании  договора подряда. Договор подряда  относится к числу гражданско-правовых  договоров, и его действие регулируется  нормами гражданского права. В  связи с чем командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат и являются доходом, который подлежит налогообложению в общепринятом порядке.

Таблица 1 – Карточка проверки расчетов с подотчетными лицами

	Нарушения	Основание
1.	Авансовый отчет не утвержден  руководителем	1
2.	Нет подписи подотчетных  лиц на обратной стороне авнсового  отчета	1
3.	Нет даты утверждения авансового отчета	1
4.	Бухгалтерские проводки составлены в иностранной валюте без пересчета в рубли	1
5.	Бухгалтерские проводки составлены в тыс. рублей	1
6.	Вместо документов, подтверждающих выплату конкретной суммы, приложены  другие (счета, накладные без отметки  об оплате и т. д.)	1
7.	Отметки об оплате сделаны  лишь штампом «ОПЛАЧЕНО», т.е. отсутствуют  подписи	1
8.	В первичных документах нет  оттиска печати
9.	Не все документы, перечисленные  в авансовом отчете, приложены	1
10.	В закупочных актах нет  данных, необходимых при составлении  договора купли-продажи (паспортных данных, прописки и др.)	1 Гражданский Кодекс Российской Федерации
11.	В первичных документах неуказана  или указана неразборчиво цель платежа
12.	Отсутствует штамп «ОПЛАЧЕНО»	1
13.	Не соблюдены сроки  отчета по подотчетным суммам	2 приказ руководителя
14.	На обратной стороне авансового отчета не указаны бухгалтерские  проводки на каждый из приложенных  документов	1
15.	В авансовом отчете заполнены  не все графы (подотчетные суммы, даты их выдачи и др.)	1
16.	На первичных документах не указана цена приобретения
17.	Журнал-ордер № 7 составлен  не в разрезе подотчетных лиц  и каждого авансового отчета одновременно	1
18.	В командировочных удостоверениях отсутствуют или исправлены даты прибытия или убытия	1
19.	На счете гостиницы  отсутствует ее печать
20.	В авансовом отчете отсутствуют  первичные документы, подтверждающие использование постельных принадлежностей	1
21.	Отсутствует копия загранпаспорта с отметками о пересечении  границы	3

где 
1 - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н (в редакции от 30.12.1999, 24.03.2000, 18.09.2006,

26.03.2007, 25.10.2010, 24.12.2012); 

2 - Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Утвержден Положением Банка России от 12 октября 2011 года N 373-П;

3 - Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

      

          Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. Согласно Порядка ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные же расходы, которые произведены работником в командировке могут быть компенсированы только на основании приказа руководителя с отнесением их за счет чистой прибыли.

           Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. Согласно Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006) (Утверждено Приказом МФ РФ от 27.11.2006 N 154н в редакции от 25.12.2007г, 25.10.2010г, 24.132.2010г.) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Центрбанка, который установлен на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

          2.3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П. Барышникова

           Проводя проверку авансовых отчетов по методике Н.П.Барышникова необходимо обратить внимание на следующие моменты:

-- имеются ли  в организации приказы о направлении  работников в командировку, в  которых должны быть указаны: цель командировки, страна пребывания и сроки командировки;

-- правильно ли возмещаются командировочные расходы: суточные, квартирные, стоимость проезда;

 -- имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке (следует обратить внимание на то, что необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку нет, т.к. даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в загранпаспорте работника);

-- правильно и своевременно ли составляются авансовые отчеты;

-- правильно ли возмещаются затраты на хозяйственные нужды;

-- имеются ли в наличии оправдательные документы;

-- в полном объме и своевременно ли сданы в кассу организации остатки подотчетной суммы;

-- правильно ли возмещены затраты на представительские расходы.

          2.3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

          Приступая к проверке расчетов  с подотчетными лицами по методике

Р.А.Алборова, аудитор должен сначала проверить:

 а) кто  из работников ведет учет расчетов  с подотчетными лицами: его должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли у этого работника родственных связей с руководителем или кассиром организации;

 б) есть  ли в наличии нормативно-правовая  база для работы бухгалтера;

 в) кому  подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе.

          После этого необходимо сверить  остатки сумм по счету 71 «Расчеты  с

подотчетными  лицами» в журнале-ордере № 7, Главной  книге и балансе организации  на первое число последнего месяца, предшествующего началу проведения проверки. В случае обнаружения расхождений следует выявить

их причины.

           Проверяя записи по каждому  лицевому счету в журнале-ордере  № 7,

необходимо выявить:

1) суммы выдаваемых  под отчет авансов;

2) имеются ли  приказы о направлении работников в командировку;

3) назначение  и фактическое использование  авансов;

4) сроки представления  авансовых отчетов;

5) имеются ли  командировочные удостоверения  с отметками о местах пребывания  согласно заданию;

6) правильность  и своевременность составления и сдачи авансовых отчетов;

7) правильность  возмещения командировочных расходов  и затрат на операционно-хозяйственные  нужды;

8) правильность  составления корреспонденции счетов  по операциям с

подотчетными  лицами;

9) своевременность  погашения задолженности по ранее выданным авансам;

10) наличие оправдательных  документов по всем операциям.

          Также следует установить целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, была ли возможность проведения этих расходов безналичным путем.

          Проводя сплошную проверку авансовых отчетов подотчетных лиц следует проверить:

• подписаны авансовые отчеты бухгалтером и утверждены руководителем организации или нет. В том случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, списание данной суммы с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета недостоверно;
• полноту заполнения и действительность прилагаемых документов. К авансовым отчетам часто не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров продавца при оплате стоимости материальных ценностей через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Обнаружив такие факты, аудитор признает списание таких сумм на затраты необоснованными и определяет сумму заниженного для налогообложения дохода;
• правильно ли отражены суточные и затраты на жилье, и правильно ли выделен по ним НДС. При возмещении превышения норм суточных бухгалтер должен относить эти суммы на уменьшение прибыли, которая остается в распоряжении организации и одновременно удерживать с этой суммы подоходный налог с подотчетного лица;
• правильно ли отнесены представительские расходы через подотчетное лицо на издержки производства организации.