Аудит расчетов с подотчетными лицами

2.2  Схема проведения проверки, ее документальное оформление

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  такие аудиторские процедуры, как  просмотр и сравнение документов клиента, наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и некоторые другие.

          Почти все хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет, расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, поэтому этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.

                                           Рассчитанная

                                               сумма

┌───────────────┐Информация┌──────────────┐   остатка  ┌──────────────────┐

│Выдача денежных│о выданном│  Оформление  ├───────────>│Возврат остатка   │

│    средств    │  авансе  │  авансового  │Рассчитанная│подотчетной суммы │

│  подотчетному ├─────────>│    отчета    │    сумма   └──────────────────┘

│      лицу     │          │              │ перерасхода┌──────────────────┐

│               │          │              ├───────────>│Выдача перерасхода│

└───────────────┘          └─┬────────────┘            └──────────────────┘

                             ├─Покупка ТМЦ по чеку

                             ├─Расчеты с поставщиком

                             └─Отнесение на затраты

 

Рисунок 1 - Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами

          Первичные документы по расчетам  с подотчетными лицами - это авансовые  отчеты, заявления на выдачу денег под отчет из кассы. При этом информация, которая содержится в этих документах, довольно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами взаимосвязаны со многими другими разделами бухгалтерского учета. Это могут быть и операции по кассе, и по движению материальных ценностей, и по расчетам с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проведении аудиторской проверки необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами из других разделов учета.

          При проверке расчетов с подотчетными  лицами аудитор может применять  тест, который содержит следующие  вопросы:

- соответствуют  ли положениям нормативно-правовых актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации и на зарубежные командировки;

- соответствуют ли положениям нормативно-правовых актов: налогообложение расходов на командировку; порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды, представительские расходы;  документальное оформление расчетов с подотчетными лицами; расчеты суточных в бухгалтерском и налоговом учете;

- выдаются ли  новые авансы лицам, не отчитавшимся  по ранее полученным подотчетным суммам;

- оформляются  ли распоряжения руководителя  организации по направлению работников  в командировки;

- организован  ли аналитический учет командировочных  расходов и т.п.

           По результатам опроса у аудитора  складывается определенное мнение о состоянии ведения расчетов с подотчетными лицами в организации.

          Предложенный тест позволяет  сделать аудитору ряд промежуточных  выводов, на основании которых  он впоследствии установит достоверность  отчетных данных.

          Оформление окончания аудиторской проверки производится двумя итоговыми документами:

  1 - актом аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности,

  2 - аудиторским заключением.

          В первом из перечисленных документов довольно подробно и доказательно, но в то же время не включая малосущественных деталей, аудитор сообщает клиенту об итогах проведенной работы, об основных ее направлениях, о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие - выборочной. Затем указываются выявленные недостатки, начиная с более значимых. При этом в акте вместе с отмеченными недостатками даются конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в дальнейшем. Аудиторы не должны сами делать такие исправления, таким образом выполняя работу персонала бухгалтерии.

           После подготовки проекта акта  аудиторы знакомят с его содержанием

руководство организации, рассматривают высказанные при  этом возражения  и замечания, при  необходимости вносят в акт соответствующие  коррективы  и подписывают его.

          Акт аудиторской проверки бухгалтерского  учета и достоверности отчетности  является строго конфиденциальным  документом. Аудиторы не вправе  без согласия на это клиента  знакомить третьих лиц с содержанием  данного акта, за исключением  случаев, предусмотренных действующим законодательством. Например: выявление хищений, мошенничества и других подобных случаев.

          В связи с этим акт аудиторской  проверки составляется в двух  экземплярах, один аудиторами  передается лично главному бухгалтеру организации, а второй экземпляр остается у аудитора, проводившего проверку. Аудитору он необходим для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

          Аудиторское заключение - это официальный  документ, который дает   оценку  достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемой  организации. Оно подтверждается подписью аудитора (или руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы), имеющего лицензию, и печатью.

          Аудиторское заключение может  быть выдано как:

• заключение без замечаний (безоговорочное заключение);
• заключение с замечаниями;
• отрицательное заключение;
• заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

          Заключение без замечаний выдается в том случае, когда не было обнаружено ошибок или недостатков в отчетности, а финансовое положение по мнению аудитора, не вызывает каких-либо опасений. Однако практика показывает, что такое заключение выдается редко, чаще всего случается один из двух вариантов:

 а) ошибки  аудиторами найдены, но вносить  соответствующие исправления нецелесообразно;

 б) аудиторская  проверка проведена недостаточно  профессионально или недобросовестно.

          Заключение с замечаниями оформляется при выявлении аудитором легко устранимых нарушений, которые в целом не меняют положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным нарушениям аудитор обязан дать свои рекомендации, а затем проконтролировать их выполнение.

          Отрицательное заключение дается в том случае, когда выявлены серьезные нарушения, бухгалтерский учет запущен, в результате чего искажается отчетность. В связи с этим бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

          Заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение в том случае, если аудитору не предъявляются все материалы, необходимые для оценки  состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате этого аудитор вынужден прекратить проверку, при этом официально уведомить об этом руководство аудируемой организации и свою вышестоящую организацию.

2.3 Методики проведения  аудита расчетов с подотчетными  лицами

          Разработка практических методик  для проведения проверки каждого  из разделов и объектов учета  - дело довольно таки трудоемкое. В данной главе в качестве  примера разберем три методики проверки учета расчетов с подотчетными лицами.

          2.3.1 Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И. Подольского

          Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И.Подольского предполагает четыре этапа проведения этой проверки.

          1. Составление программы аудиторской проверки расчетов с

подотчетными  лицами.

          Перед тем, как начать основную  проверку расчетов с подотчетными  лицами аудитору необходимо составить  примерную программу изучения  документов в зависимости от состояния данного раздела учета в организации. При составлении этой программы для сбора информации можно использовать вопросник, который содержит необходимые вопросы и которые необходимо включить в план проверки. Эти вопросы помогают выявить возможные нарушения в организации учета, оформлении документов, составлении отчетности, внутреннего контроля. Вопросники целесообразно составлять в виде таблиц с вариантами ответов и выводов.

           Затем по результатам опроса ответственных работников проверяемой организации по вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

-- внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы организации ослаблен из-за отсутствия в организации установленного руководителем круга лиц, которым  могут выдаваться деньги на хозяйственные нужды. С 2012 года действует новый порядок ведения кассовых операций. Банк России утвердил новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П. В связи с этим Порядок, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40, признан утратившим силу. Применять вышеописанный документ должны юридические лица, ведущие бухгалтерский учет,  а также  индивидуальные предприниматели.

         Руководствуясь новым Порядком издавать приказ руководителя, где 

указывалось подотчетное  лицо и суммы аванса, не нужно. Теперь деньги в подотчет можно выдавать на основании заявления подотчетного лица. Форма заявления произвольная, но документ должен содержать следующую информацию:

- собственноручную  надпись руководителя о сумме  наличных денег;

- срок, на который  выдаются наличные деньги;

       - подпись руководителя и дату.

 -- не соблюдается пункт 4.4 главы 4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П: лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы;

-- приказы о направлении работников в командировку не оформляются, поэтому следует проверить не допускается ли под видом командировочных расходов скрытая выдача авансов работникам организации;

-- не соответствует выдача  суточных, возмещаемых сверх норм  работникам организации с Порядком ведения кассовых операций: они должны облагаться подоходным налогом.

-- нарушаются Законы Российской  Федерации «О подоходном налоге  с физических лиц» и «О налоге  на добавленную стоимость»: для  целей налогообложения не ведется  учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм.

-- нарушаются Законы Российской  Федерации «О налоге на прибыль»  и «О

 налоге на добавленную  стоимость»: для целей налогообложения  не ведется

 учет представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм.

-- нарушается Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Такое нарушение связано с выдачей денег под отчет на служебные командировки, произведенные в суммах, превышающих необходимые.

           2. Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений.

           По результатам опроса у аудитора  складывается определенное мнение

 о состоянии  расчетов с подотчетными лицами  в организации.

          Для выявления каждого из возможных  нарушений или  злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

          Все процедуры снабжены классификационными  номерами, которые позволяют делать  ссылки на них в программе  аудиторской проверки в конкретной  организации, где она ведется. Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и три цифровых знака. Классификационный номер строится по серийно-порядковой системе:

• первый знак - номер нарушения по классификации нарушений;
• второй знак - номер разновидности нарушения;
• третий знак - порядковый номер контрольной процедуры для выявления данного нарушения.

         К основным контрольным процедурам относятся следующие:

«Подотчет 1.1.1.» - при данной процедуре проводится проверка на соответствие лиц, которые получили наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, со списком лиц, которые включены в приказ руководителя организации (если такой составляется).