Аудит расчетов с подотчетными лицами (на примере ОАО «Кемеровский молочный комбинат»)

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые расчеты об административно- хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и прочее), подтверждающих произведенные расходы, а неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу предприятия.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти  суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

Кроме того, необходимо помнить  о включении в облагаемый налогом  доход работника суммы превышения выплачиваемых  суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Расходы, связанные с  командировками работников прдприятия и подтвержденные оправдательными  документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Однако расходы на командировки относятся к нормируемым. В связи сростом инфляции они пересматриваются и повышаются.

Руководитель предприятия  может разрешить оплату командировочных  расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с  нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы.

Что касается списания из подотчета работника суммы превышения против установленных норм, то они в связи с внесенными в Положение о составе затрат изменениями фиксируются по кредиту счета 71 с отнесением на себестоимость, но для целей налогообложения отражаются отдельно.

Бухгалтер, обрабатывая  авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта  и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению доходом на налог в установленном порядке. Такая корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок. После утверждения и обработки авансового отчёта необходимо завершить расчёты с работником по выданному в подотчёт на командировку авансу.

При этом следует помнить, что суммы расходов по проезду  к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными  принадлежностями, а также расходы  по найму жилого помещения, возмещаемые  по установленным нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. При этом суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной ставке в размере 18% от суммы указанных расходов и отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

При получении от подотчетных  лиц согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов  соответствующие им суммы налога на добавленную стоимость, выделенные в расчетных документах, фиксируются по счету 19, соответствующим субсчетам.

Проверяя организацию  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые  выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Следует учитывать, что  при командировках за границу  перечень расходов, возмещаемых предприятием, несколько шире. Помимо расходов на проезди по найму жилого помещения  работник имеет право на возмещение расходов за провоз багажа до 30 кг, на получение заграничного паспорта, комиссионных при обмене чека в банке на иностранную валюту.     Необходимо принимать во внимание и особенности оплаты суточных за время пребывания в командировке: · со дня пересечения государственной границы  на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник; · со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ; · в случаи выезда в командировку и возвращения в РФ в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы; · в случае, когда работник обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.   При проверке авансовых отчетов необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз и загранпаспорта с отметками КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.   Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются по курсу Центрального банка РФ на день утверждения авансового отчета.      Аудитору целесообразно выполнить счетную проверку расчета суточных и курсовых разниц, пересчета расходов в пределах и сверх установленных норм, а также итоговых сумм в авансовом отчете. Необходимо проверить, включены ли суммы выплат суточных сверх установленных норм в совокупный доход работников для удержания налога на доходы, а также произведены ли начисления на эти суммы  единого социального налога (ЕСН).    При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий: · наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов; · наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов; · наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.)    Если при проверке выявляются несоблюдение названных условий, то подотчетные суммы могут считаться личными доходами сотрудника и должны облагаться  налогом на доходы.

Полученную в банк валюту отражают: Д 50 «Касса», субсчет  «Касса в иностранной валюте»  К 52 «Валютные счета».

При выдаче валютных средств  под отчет работнику предприятия делается следующая бухгалтерская запись: Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте».

Движение валютных средств  отражается в бухгалтерском учете  в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдачи авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБРФ на день отчета: Д 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился  в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

При изменении за период командировки курса валют возникшая  курсовая разница отражается: Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 91 « Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу; Д 91 «Прочие доходы и расходы» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами – на отрицательную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений на счете  «Расчеты с подотчетными лицами»  отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью: Д 71 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

После представления  работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с оборотной корреспонденцией счетов. Причем сальдо счета 71 и счета 76 в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если же возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованных чекам.

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области  расчетов с подотчетными лицами - могут  быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи  подотчетных сумм

*1.1 Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно- операционные расходы.

*1.2 Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником предприятия.

*1.3 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

*1.4 Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

* 1.5 Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2.Нарушения при оформлении  командировочных расходов 

*2.1 Отсутствие приказов (распоряжений 0 о направлении работников в командировку.

*2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте         пребывания в командировке.

*2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

А также следует проверить общий размер командировочных расходов, учитываемых в целях налогообложения (не более 1% от объема реализуемой продукции (работ, услуг). Затраты за пользование постельными принадлежностями  должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билете.       Расходы на проживание возмещаются командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относятся на себестоимость. В целях налогообложения данные расходы принимаются в пределах действующих норм (но не более 550 руб. в сутки). В размере 50% от стоимости места за сутки возмещаются расходы за бронирование мест в гостинице. При отсутствии подтверждающих документов оплата жилого помещения возмещается по норме 12 руб. Оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (письмо Минфина России от  06.07.2001г.№ 49н).   Поскольку превышение командировочных расходов над установленными нормами не учитывается при исчислении налогооблагаемой прибыли, аудитору следует проверить правильность исчисления сверхнормативных расходов и правильность корректировки налогооблагаемой прибыли.   Целесообразность оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливаются на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правильность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных средств (Д  91   К 71) и включаться в совокупный доход для удержания налога на доходы. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Признаки отсутствия  или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

 · отсутствие на  предприятии утвержденного приказом  руководителя  предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

· несоблюдение приказа  об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

 · отсутствие на  предприятии системы подачи письменных  заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

 · несоблюдение  установленных сроков отчета  о полученных суммах; · задолженность  подотчетных лиц, не погашенная  в установленные сроки;

 · списание просроченной  задолженности подотчетных лиц  по истечении сроков исковой  давности на финансовые результаты  деятельности предприятия или  за счет использования чистой  прибыли;

 · отсутствие утвержденных  руководителем предприятия  смет представительских расходов;

· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных  к авансовым отчетам;

 · отсутствие визы  руководителя предприятия или  иного уполномоченного лица, утверждающей  авансовые отчеты;

· выдача денег под  отчет лицам, не являющимся работником предприятия, без соответствующего основания.      

 Ответственность за  ведение  учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.  

 Письмо Минфина РФ  от  06.10.92  N  94 (ред.  от  19.10.95)  "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения» - относительно представительских расходов содержит:

*определение представительских расходов;

*расходы включаются в  себестоимость  продукции  (работ,  услуг)  в  пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный  год  (но  не более норм);

*требования  к   первичным   документам,   подтверждающим   представительские расходы;

*предельные  нормы  представительских  размеров  в   год,   принимаемые   при налогообложении прибыли (0,5 % от объема реализации  (при реализации  до  2 млн. руб. в год)).

           Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам, в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.

 

3.3 Описание последовательности  выполнения аудиторских процедур.

 

 Общий план аудиторской  проверки ОАО «КМК»