Аудит расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Агрокомплекс Бутурлиновский» Бутурлиновского района Воронежской области

Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами

1. Проверяется соответствие  сумм, выданных подотчетным лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о № 7 за каждый месяц.

2. Проверяется соответствие  сальдо по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

3. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу по ж/о № 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о № 1.

4. Проверяется соответствие  данных о выданных подотчетных  суммах, отраженных в ж/о №  7 и ж/о № 1, данным за отчетный  период по форме № 4 приложения к балансу.

5. Сопоставляются месячные  обороты по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные  в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т.п.  с записями в Главной книге  по дебету соответствующих счетов.

6. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

7. Проверяется соответствие  аналитических данных ж/о №  7 (в разрезе подотчетных лиц)  с представленными проверке авансовыми  отчетами за конкретный период.

Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При  этом следует иметь в виду, что  инвентаризация проводится силами заказчика  в установленные учетной политикой  сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной  учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается  в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

·  оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

·  подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

·  устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

·  проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

·  проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитор запросил приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, приказы предоставлены не были.

Проверка документального  оформления авансовых отчетов. В  ходе работы аудитор проверял: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. На данном этапе было выявлено, что в ООО «Агрокомплекс Бутурлиновский» из-за низкого уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным сумма отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

Оформление первичной  документации ООО «Агрокомплекс Бутурлиновский» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами. Выдача денег в подотчет оформляется расходным кассовым ордером (приложение 1).  Авансовый отчет представлен в приложении 2.

Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании  и в порядке установленном законодательством.

Параллельно проверяется  наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность на конец отчетного периода отсутствует.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

При проверке было установлено, что подотчетные лица оформляющие  авансовые отчеты отражают израсходованные суммы верно.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. (Приложение 3,4) В ООО «Агрокомплекс Бутурлиновский» соблюден весь порядок подтверждения командировочных расходов.

Проверяется наличие  оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

При проверке авансовых  отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует проконтролировал не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам (приложение 5), прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверяемая организация  соблюдает требования по расчетам наличными  денежными средствами и не допускает перерасхода лимита по расчетам с другими юридическими, физическими лицами, установленного в размере 100 000 руб.

Проверка организации  синтетического и аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. Учет ведется без нарушений.

Проверка арифметических расчетов клиента (пересчет)

Пересчет заключается  в проверке арифметической точности источников документов и бухгалтерских  записей и в выполнении независимых подсчетов. Поскольку организация ведет бухгалтерский учет с применением компьютерных средств, аудитор может осуществлять проверку расчетов, применяя ЭВМ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Оформление результатов аудиторской  проверки

 

Как и многие другие предприятия, ООО «Агрокомплекс Бутурлиновский» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии нет списка штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды.

Планируя аудиторскую проверку необходимо установить существенность – в нашем случае она равна 0,35%.

Размер сумм, выданных подотчетному лицу для осуществления  платежа по одной сделке, для ООО «Агрокомплекс Бутурлиновский» не может превышать нормы 100000 рублей в рамках одного договора, в соответствии с законодательством Российской Федерации .

Сумму аванса разрешается  расходовать строго на цели, на которые  они были выданы; передача подотчетных  сумм одним работником другому запрещена. В трехдневный срок с момента возвращения из командировки, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовые отчеты о произведенных фактических расходах с приложением оправдательных документов (этот срок зафиксирован в учетной политике предприятия). Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица обязаны возвратить в кассу. Новый аванс может быть выдан и до полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Затем отчет утверждает руководитель.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

В бухгалтерском учете  подотчетные суммы учитывают  на активно-пассивном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной выдаче.

Оформление первичной  документации ООО «Агрокомплекс  Бутурлиновский» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации бухгалтерского учета, и содержат все необходимые реквизиты.

На основании произведенной проверки аудитор может выразить мнение, что надежность системы внутреннего контроля предприятия  при совершении расчетов с подотчетными лицами следует оценивать в качестве «средней».

В то же время, в ходе аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены следующие нарушения:

·  на предприятии отсутствует список лиц, которым разрешена выдача денежных средств в подотчет (данные согласно вопросника);

·  на предприятии отсутствует система подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

·  имеет место несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

·  у ряда подотчетных лиц имеется задолженность, которая не погашена в установленные сроки (данные согласно вопросника);

·  отсутствуют утвержденные руководителем предприятия сметы представительских расходов (данные согласно вопросника).

Так же на предприятии  не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

В качестве рекомендации ООО «Агрокомплекс Бутурлиновский» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.

Предприятие ведет учет с использование программных  продуктов благодаря этому есть возможность, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы и  предложения

Аудит и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами достаточно полно регламентирован нормативными документами, и при соблюдении требований законодательства при учете этих операций каждое конкретно взятое предприятие способно обеспечить достоверное отражение движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.

Однако не на всех предприятиях дела обстоят благополучно. Тогда  аудит расчетов с подотчетными лицами необходим для оценки реального состояния бухгалтерского учета, станет незаменимым инструментом, при помощи которого в комплексе будут выявлены и устранены недостатки в учете. Независимость внешнего аудитора от интересов предприятия придаст такой оценке объективность и достоверность.

Основные ошибки, возникающие  на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.