Аудит подотчетных сумм

     Источники информации: ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчет с подотчетными лицами»; приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку (форма Т-9), заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

     В заявлениях на выдачу денежных средств в Солецком райпо указывается только размер испрашиваемой суммы и на какие цели; срок, на который она выдается не определяется (Приложение У);

     2. правильность оформления, своевременность  представления авансовых отчетов,  соответствие приложенных к ним  документов нормативным требованиям. Работники, получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3-х дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из внутрироссийской командировки и в течение 10 дней по возвращении из заграничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.

     Отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм должен быть совершен путем составления авансового отчета установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы должны быть установленной формы, иметь все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату должны быть выписаны на подотчетное  лицо.

     Источники информации: авансовые отчеты (форма  АО-1) с приложенными к ним первичными документами. Все проверенные в ходе аудита авансовые отчеты Солецкого райпо имеют все необходимые подписи; приложенные первичные документы подтверждают факт израсходования полученных денежных сумм;

     3. правильность оформления командировочных  документов и возмещения командировочных расходов. Направление организацией своего работника в служебную командировку должно быть оформлено командировочным удостоверением установленной формы. Командируемому работнику должен быть выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов. При заграничных командировках аванс должен быть выдан в валюте, которую организация вправе купить для этих целей через уполномоченный банк с зачислением на специальный транзитный счет (приобретение организацией наличной иностранной валюты запрещено Центральным банком РФ).

     Командировочные расходы, подлежащие возмещению организацией работнику, включают в себя:

     • расходы по проезду;

     • расходы по найму жилого помещения

     • суточные.

     • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководства.

     Порядок и размеры возмещения командировочных  расходов должны быть определены коллективным договором либо локальным нормативным  актом организации (положением, приказом). Размеры возмещения командировочных  расходов не могут быть менее норм, установленных для организаций финансируемых из федерального бюджета.

     При заграничных командировках остаток  неиспользованного аванса должен быть Возвращен работником в кассу  организации либо в валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения аванса отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае аналогичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в рублях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.

     Источники информации: авансовые отчеты (форма  АО-1) с приложенными к ним командировочными удостоверениями (форма Т-10) и иными подтверждающими документами; служебные задания на командирование и отчет об их выполнении (форма Т-1ОА); локальные нормативные акты (положения, приказы), устанавливающие порядок и размер возмещения командировочных расходов.

     В распоряжении № 7 от 10.01.2008 г. Солецкого  райпо утверждены размеры суточных (Приложение Ф);

     4. правильность ведения учета расчетов  с подотчетными лицами и отражения  в бухгалтерской отчетности задолженности  по расчетам. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет.

     Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный  срок, должны быть списаны со счета 71 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей». Со счета 94 эти суммы подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и будут взыскиваться иным образом).

     Источники информации: карточка и ведомость  аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; бухгалтерская  отчетность.

     Суммы, выданные в подотчет в Солецком райпо, возвращаются своевременно. Аналитический  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет, в журнале формы К-10.

     Объектами аудита являются показатели бухгалтерской  и налоговой отчетности, данные регистров  синтетического и аналитического учета, отражающие состояние расчетов с подотчетными лицами:

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.

     Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение  в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• бухгалтерский баланс (ф. № 1) (строка баланса 246 — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);
• отчет о движении денежных средств (ф. №4);
• главная книга;
• кассовая книга;
• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства) (в Солецком райпо журнал формы К-10 при книжно-журнальной форме учета), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

     В процессе аудита перечисленные показатели отчетности и регистров бухгалтерского и налогового учета проверяются  на наличие существенных ошибок. Для  сбора доказательств используются информационная база, формируемая из различных источников, регистры синтетического учета и первичные документы, необходимые для проверки расчетных операций.

     Для учета специфики деятельности клиента  аудитор формирует пакет нормативных  документов, регулирующих установленные  правила ведения бухгалтерского и налогового учета и операций по расчетам с подотчетными лицами.  
 
 
 

     Выводы  и предложения

     На  примере Солецкого райпо освещены вопросы организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также аудита расчетов с подотчетными лицами. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

     Выдача  подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Аудит расчетов с подотчетными лицами заключается  в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

     Аудит расчетов с подотчетными лицами проводился на основе первичных документов, отражающих совершение хозяйственных операций: авансовый отчет (форма №АО-1), приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц, которым разрешено получение наличных  денег из кассы, журнал формы К-10.

     Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

     Выдвигать предложения по совершенствованию  учёта в области расчетов с  подотчетными лицами не пришлось, поскольку  каких-либо серьёзных нарушений на данном участке не выявлено. Правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечивает контроль за использованием денежных средств и не создает в будущем проблем с налогообложением и аудиторской проверкой. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников информации 

1.  «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 22.07.2008);
2. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 13.10.2008);
3. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001) (ред. от 08.11.2008);
4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996;
5. Федеральный закон от 07.08.2001 № 119-ФЗ (ред. от 03.11.2006) «Об аудиторской деятельности» (принят ГД ФС РФ 13.07.2001);
6. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»);
7. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
8. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
9. Постановление Правительства РФ от 02.12.200 № 914 (ред. от 11.05.2006) «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»;
10. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 г. "Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации";
11. Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н (ред. от 12.07.2006) «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 17.08.2004. № 5981);
12. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н (ред. от 18.09.2006) «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»;
13. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;
14. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
15. Приказ Минфина РФ от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности»;
16. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
17. Письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 (ред. от 26.02.1996) «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утв. ЦБ РФ 22.09.1993 № 40);
18. Письма Минфина России от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252, от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338, от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244;
19. Письма Минфина России от 26.12.2002 N 16-00-24/61, от 27.09.2005 N 03-01-20/5-193;
20. Письмо Минфина России от 08.08.2005 N 03-05-01-04/261;
21. Письмо Минфина России от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58;
22. Аудит: Учебник для вузов/В.Н. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2004. – 583 с.;
23. Балакирева Н.М., Гущина И.Э. Командировочные расходы: бухгалтерский учет и налогообложение. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004. – 272 с. – (Библиотека журнала «Финансовые и бухгалтерские консультации». – Выпуск 6 (26);
24. Грищенко А.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами//Аудиторские ведомости, 2008, № 2;
25. Данилов В.В. Расчеты с подотчетными лицами//Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение, 2011 № 2;
26. Климова М.А. Служебные командировки: оформление, отчетность, учет затрат//Экономико-правовой бюллетень, 2007, № 11;
27. Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях/Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 752 с.: ил;
28. Кочинев Ю.Ю. Аудит. 3-е изд. – СПб: Питер, 2008. – 384 с.: ил. – (Серия «Бухгалтеру и аудитору»);
29. Полякова Е.В. Расчеты с подотчетными лицами// Бухгалтер и закон, 2010 № 4;
30. «Российский налоговый курьер», 2009 № 22;
31. Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет: учебник/Н.Г. Сапожникова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 464 с;
32. Соколова Г., Чижов Б. Многие проблемы с командировочными расходами решены//Главбух, ноябрь 2008, № 22;
33. Учет расчетов. Актуальные вопросы расчетов с подотчетными лицами//"Бухгалтерский учет и налоги" № 9/2008.