Аудит подотчетных сумм

Введение

 

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции у других организаций или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете  всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет организации избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой. Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

     Целью курсовой работы является рассмотрение учета и проведения аудита расчетов с подотчетными лицами на практических материалах конкретной организации.

     Для достижения поставленной цели определен комплекс взаимосвязанных задач:

1. Дать характеристику нормативно-правового регулирования бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в современных условиях.
2. Раскрыть задачи и порядок организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
3. Изложить методику бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами с использованием конкретных материалов исследуемой организации.

     Объектом  исследования является Солецкое райпо. Методологической и теоретической основой работы явились законодательно-нормативные акты по исследуемой проблеме, данные бухгалтерской финансовой отчетности и другие практические материалы по бухгалтерскому учету и аудиту Солецкого райпо.

     При написании выпускной квалификационной работы использованы различные методы исследования и литературные источники. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

1. Обзор литературы

 
 

     «Обычно организации за наличный расчет покупают немного, но в любой организации появляется необходимость выдать сотруднику деньги под отчет. Кроме того, наличными денежными средствами рассчитываются и командированные работники. В статье расскажем об оформлении расчетов с подотчетными лицами.

     Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:

     - Порядок ведения кассовых операций;

     - ГК РФ;

     - Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета;

     - Постановление Госкомстата России  от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной  формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";

     - Постановление Госкомстата России  от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты";

     - Указание ЦБ РФ N 1843-У;

     - Положение об особенностях направления  работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

     Законодательство  не содержит определений понятий "подотчетное  лицо" и "подотчетные суммы". Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета следует, что подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.

     Выдача  денег любому другому физическому  лицу, не состоящему с работодателем  в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не придает выданной сумме  статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством, поскольку совершается не в рамках трудовых отношений.

     В первую очередь напомним стандартную  процедуру, когда денежные средства выдаются под отчет из кассы организации, при этом работодатель сам решает, какая сумма необходима для выдачи, и снимает ее с расчетного счета (п. 10 Порядка ведения кассовых операций). Однако существуют и другие способы выдачи работодателем денежных средств под отчет.

     Выдача  денег из кассы путем использования  остатка денежных средств от наличной выручки. Согласно п. 7 Порядка ведения кассовых операций предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, а также на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. То есть расходы на хозяйственные и командировочные нужды в названном пункте не предусмотрены. Однако п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У дополнил этот перечень. В соответствии с нормой абз. 1 п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии: на выплату заработной платы; на иные выплаты работникам (в том числе социального характера); на стипендии; на командировочные расходы; на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; на возврат наличных денег за возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, оплаченные ранее за наличный расчет; на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

    Согласно  п. 2.7 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О  правилах организации наличного  денежного обращения на территории РФ" цели расхода наличной выручки необходимо согласовывать с обслуживающим учреждением банка независимо от того, поименованы они в Указаниях ЦБ РФ N 1843-У и Порядке ведения кассовых операций или нет.

    Кроме этого, в учреждение банка следует  ежегодно представлять расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и разрешение на расходование наличных денег из выручки, которая будет поступать в его кассу на следующий год.

    Несогласование  целей расходования или несоблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования наличной выручки является нарушением Порядка ведения кассовых операций и, соответственно, работы с наличными деньгами (Письмо Московского ГТУ ЦБ РФ от 20.02.2008 N 26-13-4-15/12002). Статья 15.1 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в виде административного штрафа для должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

    Помимо  российских рублей, под отчет выдаются валюта, талоны на ГСМ и дорожные чеки. Денежные средства в наличной иностранной валюте работодатель может выдать через кассу подотчетному лицу, направленному в загранкомандировку (Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 N 36-3/1381). Топливные карты или талоны на ГСМ являются выплатой безналичного аванса топливной компании. Дорожные чеки являются альтернативой наличной выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы.

    Однако, прежде чем выдать подотчетные суммы, необходимо определить правила расчетов с подотчетными лицами в организации, а также оформления хозяйственных операций.

    До  начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить: список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы; порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы; список лиц, уполномоченных поручать производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

    Выданные  под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед  работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. При этом ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер возмещения. Кроме этого, работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание из заработной платы указанных сумм (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Отметим, что размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы работника.

    Налог на доходы физических лиц. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата, так как по смыслу ст. ст. 208 и 209 НК РФ выданные подотчетному лицу средства на приобретение товаров (работ, услуг) не являются доходом физического лица.

     Следует помнить, что для целей обложения  НДФЛ сохраняется нормирование суточных. То есть при направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности по налогу.» [25]

     «Правила расходования подотчетных сумм касаются: права распоряжения подотчетным авансом; лимита расчета наличными; порядка оформления. 
Подотчетный аванс может потратить лишь то подотчетное лицо, которому он выдан. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, далее - Порядок).

     Подотчетные лица, производящие расчеты наличными от имени работодателя на основании его доверенности, должны придерживаться установленного лимита. Если платеж совершает командированный работник от своего имени за товары, работы, услуги, необходимые для его личного потребления, лимит расчетов наличными не действует.» [29]

     «Организация выдала работнику под отчет денежные средства. После увольнения у этого сотрудника осталась дебиторская задолженность по подотчетным суммам. О налогообложении данных сумм налогом на прибыль организаций и налогом на доходы физических лиц Минфин России рассказал в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610.

     Во-первых, задолженность работника можно включить во внереализационные расходы по налогу на прибыль, если она будет признана безнадежной. Долг в виде подотчетных средств отражается в налоговой базе текущего отчетного (налогового) периода при условии, что компания располагает документами, подтверждающими истечение срока исковой давности.

     Во-вторых, суммы, выданные под отчет и не возвращенные работником после увольнения, являются его доходом. И организация  как налоговый агент обязана  исчислить, удержать у налогоплательщика  и перечислить в бюджет НДФЛ. Датой получения подобного дохода признается день, когда взыскать долг оказалось невозможным (например, по истечении срока исковой давности) или было принято решение о прощении долга работнику. И если удержать налог не получается, организация обязана письменно сообщить об этом и о сумме задолженности бывшего работника в налоговый орган по месту своего учета.» [30]

 

      2. Организационно-экономическая характеристика  деятельности Солецкого райпо 

     Солецкое  районное потребительское общество расположено по адресу: 173045 Новгородская обл., Новгородский район, г. Сольцы, ул. Володарского, д. 13. Предприятие является юридическим лицом, собственностью потребительской кооперации (Новоблпотребсоюза).