Аудит кассовых операций

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 № 49;

- Федеральным законом "О применении ККТ при осуществлении налично-денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт" от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ.

Кассовые операции, как уже говорилось ранее, целесообразно проверять сплошным методом. Это связано с подвижностью данных активов и подверженностью их злоупотреблениям.

 

3.2 Составление программы проверки операций по кассе

 

При составлении программы  проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением  и сохранностью денежных средств  и других ценностей в кассе  организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

- отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

- отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных инвентаризаций кассы;

- наличие признаков формального проведения инвентаризаций кассы (предупрежден кассир);

- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности  внутреннего контроля потребует  увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

Программа тестов средств  контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных  для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и  учета.

При планировании аудита конкретного  предприятия перечень вопросов с  целью определения эффективности  внутреннего контроля и обеспечения  сохранности денежных средств и  достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете  может видоизменяться. Приведем примерный  перечень вопросов, при формировании мнения на которые аудитор должен выявить положительные и отрицательные  факты.

 

3.3 Организация рабочего этапа проверки

 

Рабочий этап проверки кассовых операций может быть совершен в такой  последовательности:

- инвентаризация кассы;

- проверка правильности документального оформления операций;

- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

- аудиторская проверка правильности списания денег в расход;

- проверка соблюдения кассовой дисциплины;

- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

- оформление результатов проверки.

Для реализации общего плана аудита составляется Программа  аудита, в которой можно предусмотреть  более детальные направления  контроля и анализа за движением наличных денежных средств в организации. В соответствии с Федеральным стандартом аудита № 3 «Планирование аудита» она может быть составлена в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу. Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

 

3.4 Проверка оформления первичных документов

 

При проведении аудита для  достижения цели «достоверность» необходимо уделить особое внимание правильному  заполнению первичных документов, наличию  и подлинности подписей (выполняется  по возможности) получателей денег  на расходных кассовых ордерах. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Документы должны быть четко  и правильно оформлены: без исправлений, с наличием расписок получателей, погашенные штампом «Оплачено» с указанием  даты. Проверяется законность и обоснованность произведенных из кассы выплат денежных средств. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание расхода наличных денег по кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и подлежит взысканию с кассира. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером. Большое значение имеет корректность записей в бухгалтерском учете, в особенности факты исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются  излишками кассы и зачисляются  в доход предприятия. Они могут  также свидетельствовать о фактах неполного зачисления наличной выручки  от контрагентов.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности  должен быть заключен после издания  руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности  кассира может выполнять главный  бухгалтер или другой штатный  работник по письменному заключению руководителя и при обязательном условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Необходимо обратить внимание на правильность ведения кассовой книги  и порядок составления отчетов  кассира. Кассовая книга должна быть типовой формы, прошита, опечатана  с указанием количеств листов. При ручном варианте оформления кассовой книги нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.

 

3.5 Проверка регистров и форм отчетности

 

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе  денежных средств и кассовой наличности как их составляющей аудитор сопоставляет остатки денежных средств на отчетную дату с кассовой книгой и первичными документами, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме  журналов-ордеров или заменяющих их карточек счета, далее со счетами  в Главной книге и с балансовыми  данными. Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации.

К счету 50 могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»; и др.

На субсчете 50-1 должны учитываться  денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты  субсчета для обособленного учета  движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как  в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка  России на дату совершения операции.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» открывается для учета  наличия и движения денежных средств  организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован  по их видам.

 

3.6 Особенности компьютеризированного ведения учета кассовых операций

 

В условиях автоматизированного  ведения учета кассовой книги  нумерация должна быть сплошной с  начала года. Кроме того, должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается  согласие экономического субъекта на использование базы данных. Наличие  системы КОД не освобождает экономический  субъект от обязанности документировать  в установленном порядке факты  хозяйственной жизни в целом  и операции с кассовой наличностью  в частности. Однако проведение аудитором  процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность  в том, что они совпадают с  оригиналами. При проверке надежности средств внутреннего контроля в  системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность  изменения программного обеспечения  в части методов регистрации  первичной информации.

Наиболее ценными считаются  аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в  результате исследования хозяйственных  операций, самостоятельного анализа. Аудиторам  предоставлено право проверить  в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

 

3.7 Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств

 

Денежные средства поступают  в кассу предприятия из банков в виде наличной выручки от покупателей, от работников организации в оплату каких-либо услуг по заявлениям, как  остатки неиспользованных подотчетных  сумм и др.

Аудитор проверяет полноту  и своевременность оприходования  денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок  банка (по шифру, соответствующему получению  наличных денег).

Аудитор должен тщательно  проверить полноту оприходования  выручки от реализации продукции, товаров, работ. При этом следует сверить  записи в кассовой книге, приходных  кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами).

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями  считаются неоприходование и  присвоение денежных средств, поступивших  от различных физических, юридических  лиц по приходным ордерам, а также  денежных сумм из банков. Для выявления  случаев присвоения денежных средств  производится одновременная проверка операций по кассе и по банку, а  также со счетами расчетов.

Сплошной просмотр всех приложенных  к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволяет выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров. Данные факты отражаются в  рабочей документации аудитора.

Далее следует установить, все ли приходные и расходные  кассовые ордера зарегистрированы в  журналах регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; совпадают  ли эти суммы с теми, которые  указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и  выдачи денег по кассовым ордерам  с датами их составления.

Недобросовестные действия аудируемого лица возможны в результате недоброкачественного составления  первичных кассовых документов. Арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах  приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, для  их выявления аудитор использует пересчет итогов всех кассовых отчетов  и всех платежных ведомостей. Аудиторская  практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с  денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

 

3.8 Инвентаризация кассы

 

Одним из наиболее ценных источников получения аудиторских доказательств  служат результаты инвентаризации кассы, проведенной совместно или самостоятельно аудитором. Инвентаризация средств  в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации  и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Ее проводят в  присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии  нескольких касс аудитор опечатывает  их, чтобы нельзя было покрыть недостачу  денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы  по операциям последнего дня, а также  дает расписку в том, что все приходные  и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

Излишки средств приходуются  как доход предприятия (дебет  счета 50, кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»). Недостача средств списывается  на счет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей», с которого затем списывается  в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств – на суммы внесенных  платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на суммы удержаний  из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация  имеет право подать исковое заявление  в судебные органы.