Аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами

Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы, или числа с нулями.

Допустим, сумма в авансовом отчете 753 тенге, «исправленная» изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 тенге и т.д.. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п., на сумму 1000, 2000 тенге и т.д.. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение запасов, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление товаров на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная необходимость в их приобретении, а также возможность использования повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы.

Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно установить случаи, скрываемые повторной оплатой запасов безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение запасов, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются к различным авансовым отчетам разных подотчетных лиц.

Журнал хозяйственных операций по учету подотчетных сумм представлен в таблице 1.

 

Таблица 1

Журнал хозяйственных операций по учету подотчетных сумм

№  п/п	Содержание хозяйственных операций	Сумма, тенге	Корреспонденция счетов
			Дебет	Кредит
1	Получено в кассу от рабочего С. остаток неиспользованных подотчетных сумм	3800	1030	1250
2	Выдано в подотчет на командировочные расходы	20000	1250	1030
3	Приобретены стройматериалы в счет подотчетных сумм	300 000	1317	1250
4	Расход подотчетных сумм	600	7110	1250

 

Рассмотренные нарушения возможны в основном в организациях со значительными оборотами, как денежных средств, так и запасов. В организациях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т.к. руководитель, который, как правило, является и собственником, способен контролировать деятельность организации самостоятельно.

Крупные организации со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего контроля или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.

 

1.3 Зарубежная практика учета  расчетов с подотчетными лицами

 

В процессе финансово–хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно–хозяйственные, командировочные расходы и т.п.. Такие работники называются подотчётными лицами.

Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово–хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно–хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

Счёт 71 – активно–пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Денежные средства выдаются под отчёт на административно–хозяйственные и командировочные расходы. Административно–хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово–телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:

– либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

– либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО–2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.), с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Бухгалтерская служба должна проследить, все ли необходимые подписи поставлены на расходном документе. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Важно обратить внимание кассира на то, что отсутствие подписи получателя в этих документах расценивается как недостача денежных средств в кассе. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Также необходимо проверить, не производится ли выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчётных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму, соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт.

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Если при проведении проверки предприятия аудитором установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их лицами длительное время, в том числе по истечении трёх дней после установленного срока, рекомендуется провести проверку использования подотчётных сумм, получить объяснения от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и с учётом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчётного лица, так как несвоевременная сдача денежных средств в кассу предприятия может рассматриваться налоговыми органами как доход сотрудника.

Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована. При отражении в учете расходов на  оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. Выделение расчетным путем НДС со стоимости ГСМ, приобретенных за наличный расчет, производится и в том случае, когда сумма НДС в чеке АЗС не выделена. Это, единственное исключение из общего правила, согласно которому из стоимости приобретенных за наличный расчет на предприятиях розничной торговли материальных ценностей сумма НДС не выделяется. В случае изменения размера снабженческо–сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при необходимости Государственной налоговой службой Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

Например, в авансовом отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС оплата 700 литров бензина АИ-92 по цене 1,75 рублей за один литр на сумму 1225 рублей. Данная сумма должна быть отражена в учете следующим образом: расчетным путем выделяется сумма налога на добавленную стоимость 1225 13,79%=168,93 рублей; расчетным путем исчисляется стоимость топлива 1225–168,93=1056,07 рублей.

В бухгалтерском учёте это отражается следующим образом,  представленном в таблице 2.

 

Таблица 2

Бухгалтерские записи по учету подотчетных сумм

№п/п	Содержание хозяйственных операций	Сумма, (руб.)	Корреспонденция счетов
			дебет	кредит
1	Выдано под отчет водителю на приобретение топлива за наличный расчет	1225	71	50
2	Оприходовано топливо	1056,07	10/3	71
3	Налог на добавленную стоимость, выделенный расчетным путем от стоимости топлива	168,93	19	71

 

Так как сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между суммами налога, полученными от  покупателей за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята к зачету. Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Таким образом, бухгалтер производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета.

2    ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ                 ЛИЦАМИ В ТОО «УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ «МАКСИМУМ»

 

2.1 Характеристика деятельности ТОО «Управляющая компания                «Максимум»

 

Товарищество с ограниченной ответственностью ТОО «Управляющая компания «Максимум» создано в 2006 году.

Юридический адрес Товарищества: 141200 город Экибастуз, улица Беркимбаева, 340.

БИН: 130140009290.

ИИК: KZ3778021G0135038001.

Управляющая компания оказывает услуги по координации финансово – хозяйственной деятельности, общему стратегическому менеджменту, производственная деятельность, в том числе:

– ведение финансового контроля и кадрового менеджмента;

– правовое обеспечение (юридическое сопровождение бизнеса);

– обеспечение контроля по безопасности и охране труда;

– производство товаров народного потребления;

– обеспечение контроля по общей безопасности.

Управляющая компания обязана осуществлять управленческие функции максимально эффективно, разумно и добросовестно в интересах Товарищества.

Осуществляя руководство деятельностью Товарищества, Управляющая компания обязана соблюдать Устав и все положения внутренних документов управляемого Товарищества, а также нормы законодательства Республики Казахстан.

ТОО «Управляющая компания «Максимум» в условиях рыночной экономики самостоятельно осуществляет свою деятельность, определяет организационно – правовую форму, ассортимент и объемы производства продукции, выбирает контрагентов, с которыми будет сотрудничать, решает вопросы оплаты труда, ценообразования, распоряжается полученной прибылью, оставшейся после уплаты налогов.