Аспекты организации учета расчетов с подотчетными лицами

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема курсовой работы является актуальной, так как четкая организация финансового учета способствует развитию предприятий в Республике Казахстан, что в свою очередь обеспечивает решение как экономических, так и социальных задач, в том числе способствует формированию конкурентной среды между предприятиями, насыщению рынка товарами и услугами.

Объектом исследования в курсовой работе является ТОО «Управляющая компания «Максимум».

Предметом исследования курсовой работы является построение финансового учета расчетов с подотчетными суммами в ТОО «Управляющая компания «Максимум».

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность.

В процессе финансово–хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Цель курсовой работы заключается в том, чтобы на примере предприятия изучить особенности построения финансового учета расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения цели курсовой работы, необходимо решить следующие задачи:

– раскрыть организацию расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

– рассмотреть порядок учета расчетов с подотчетными лицами;

– ознакомиться с зарубежной практикой учета расчетов с подотчетными лицами;

– провести характеристику деятельности ТОО «Управляющая компания «Максимум»;

– раскрыть основные показатели финансово – хозяйственной деятельности в ТОО «Управляющая компания «Максимум»;

– раскрыть порядок учета задолженности работников в ТОО «Управляющая компания «Максимум».

Расчеты с подотчетными лицами позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции, ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства.

При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей, гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы оплачиваются за наличные деньги

Тема расчётов предприятий с подотчетными лицами достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же расходы на командировочные и представительские расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте.

 

 

1    ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА                 РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

1.1 Организация расчетов с подотчетными лицами на предприятии

 

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам организаций на выполнение задач операционно–хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих основных правил. Выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по организации с оформлением расходного кассового ордера. Работники, получившие денежные средства в подотчет, по сложившейся практике, не позднее 3–х дней по истечении срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться, т.е., представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

Откомандированные работники представляют отчет об использовании денег по возвращении из командировки. Выдачу денег в подотчет рекомендуется осуществлять только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам. В случае, если работник не отчитался либо не представил оправдательные документы задолженность удерживается из заработной платы.

Сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя организации. Как правило, при осуществлении проверок, проводимых соответствующими государственными органами, аудиторскими компаниями, ревизионной комиссией или внутренними аудиторами организации, обращается внимание на наличие следующих документов и расчетов:

– приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

– назначение и фактическое использование авансов;

– командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;

– правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;

– правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно–хозяйственные нужды;

– правильность составления корреспонденций счетов по операциям с подотчетными лицами;

– своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

– наличие оправдательных документов по всем операциям.

Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами.

Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные c получением дохода от предпринимательской деятельности.

Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые, при отнесении их в состав вычетов, нормируются, т.е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами Республики Казахстан.

Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т.п..

Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника c последующим начислением налогов.

Отмечаем, что в совокупный доход работника включаются только суммы суточных. Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний вызывают расчеты c подотчетными лицами.

B большинстве случаев, авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером, без утверждения руководителем организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются c подотчетного лица на расходы или иные объекты учета.

Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете, и т.п.. B других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товаров подотчетным лицом.

В налоговом учете предусмотрено отнесение произведенных расходов на вычеты только при условии подтверждения их соответствующими документами. Известны случаи, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с целью избежания уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы.

В некоторых случаях, к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение горюче–смазочных материалов (ГСМ), запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы организации, либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей.

1.2 Порядок учета расчетов с  подотчетными лицами 

 

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счетах групп 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников».

Часто работникам выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Организация вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.

Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории Республики Казахстан в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время пребывания в загранкомандировке по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу.

Со дня пересечения границы Республики Казахстан при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы Республики Казахстан – в тенге. В таки случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался, бесплатны питанием и жильем.

Особое внимание следует уделять расчету учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в пункт назначения и дне выбытия и прибытия на место нахождения постоянной работы. Кроме того, это подтверждается и данными проездных билетов о дате убытия и прибытия, квитанциями гостиниц, где указываются даты нахождения командированного работника в гостинице.

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию организации, где проверяется соответствие приложенных документов данным отчета, а также по нормам рассчитывается сумма возмещения командировочных расходов. Если работник отчитался за меньшую сумму по сравнению с ранее полученным авансом на командировку, то оставшуюся сумму он обязан вернуть в кассу организации.

В случае, когда работнику причитается большая сумма, чем была выдана перед отъездом, бухгалтерия организации возмещает ему расходы, но не свыше предусмотренной по норме. Если же работнику возмещается большая сумма, чем по нормам, то сумма превышения может быть включена в совокупный доход работника, который облагается индивидуальным подоходным налогом по установленным ставкам.

Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника организации контроль необходим в целях сохранности активов и обеспечения расходования их по целевому назначению.

Система контроля преследует цель не только сохранносги имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем. Рассмотрен на первый взгляд незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов.

Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты хотя и утвержденные руководителем, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении.

Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью.

Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами.

Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Предположим, что в уже утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 тенге, дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 тенге, дописав двойку – 22354 тенге и т.п..

Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить.