Управление бизнес процессами на предприятии

 

1.3 Цели и задачи  бизнес-процесса

 

Применение  данных технологий позволяет эффективно решить следующие актуальные задачи, стоящие перед современным российским предприятием:

1 Формализация, описание и стандартизация основных, обеспечивающих и управленческих бизнес-процессов, построение и переход к процессной системе управления предприятием.

2 Обеспечение прозрачности, контролируемости и управляемости бизнеса, наведение порядка, обеспечение реализации намеченной стратегии и поддержание эффективного роста.

3 Эффективное внедрение системы сбалансированных показателей - ССП (Balanced Scorecard - BSC) и построение системы управления предприятием на основе ключевых показателей эффективности – КПЭ (Key Performance Indicator - KPI), разработанных и внедренных до уровня структурных подразделений и должностей.

4 Оптимизация бизнес-процессов на основе улучшения ключевых показателей, определяющих эффективность и конкурентоспособность современного бизнеса, а именно:

- Снижение издержек;

- Уменьшение времени процессов;

- Повышение качества процессов и системы управления, а также уменьшение операционных рисков.

5 Построение эффективной организационной структуры, оптимизация нормы управляемости и количества уровней управления, повышение мобильности и реактивности структуры на изменения внешней среды, рынка и запросов потребителей, эффективное делегирование полномочий и ответственности, реструктуризация.

6 Эффективное проектирование и развитие новых бизнес-направлений и бизнес-процессов для активно развивающихся компаний.

7 Быстрое и эффективное тиражирование бизнеса для активно развивающихся компаний, имеющих в своей структуре схожие процессы (филиальная сеть, представительства, торговые точки и т.д.).

8 Эффективная автоматизация деятельности за счет быстрого и качественного внедрения информационной системы.

9 Правильный и эффективный подбор персонала и структуризация его деятельности на основе разработки базовых регламентов и должных обязанностей. Построение эффективной системы мотивации (стимулирования) персонала за счет разработки ключевых показателей деятельности - КПД (Key Performance Indicator - KPI), и критериев оценки сотрудников. Уменьшение персонало-зависимости и связанных с этим издержек, а также рисков потери управляемости и снижения качества процессов.

10 Построение эффективной системы регламентации на основе разработки процессных и структурных регламентирующих документов. Высвобождение времени руководителей для решения задач развития и инноваций. Повышение ответственности и эффективности работы персонала.

11 Построение эффективной системы  финансового управления, бюджетирования, финансового планирования, управленческого учета и отчетности, управления издержками на основе применения технологий пооперационного расчета себестоимости - ABC (Activity Based Costing), процессного бюджетирования – ABB (Activity Based Budgeting) и пооперационного управления издержками - ABM (Activity Based Management).

12 Повышение рыночной стоимости предприятия, его инвестиционной привлекательности, капитализации, имиджа, обеспечение выхода на новые рынки.

13 Внедрение систем постоянного совершенствования, а также системы менеджмента качества на основе стандартов ИСО (ISO) серии 9000. Внедрение и совершенствование прочих управленческих процессов и систем:

- Стратегическое управление;

- Управление проектами;

- Управление маркетингом.

 

2 Технология  описания бизнес деятельности  предприятия

 

Технология описания бизнес-деятельности предприятия, применяемой компанией "Бизнес - инжиниринговые технологии" состоит из следующих этапов:

Основные этапы:

1 Описание организационной структуры

В рамках этапа разрабатывается  несколько моделей организационной  структуры, основными из которых  являются модели организационной структуры, построенные по принципу подчиненности  и принципу сходимости. При описании организационной структуры "инвентаризируются" подразделения и должности, существующие в компании, а также показывается их иерархическая взаимосвязанность (Приложение 1).

2 Описание финансовой структуры

В рамках данного этапа строится модель финансовой структуры, при разработке которой идентифицируются типы центров  финансовой ответственности (ЦФО), существующих в компании, описывается их перечень, а также описывается состав структурных  подразделений компании, входящих в  тот или иной центр финансовой ответственности (Приложение 2).

3 Описание информационной системы

В рамках данного этапа строится модель информационной системы, при  разработке которой показываются типы информационных систем применяемых  в компании, описывается их модульная  структура, а также перечисляется  программное обеспечение, используемое в компании при выполнении бизнес-процессов (Приложение 3)

4 описание функций подразделений

На данном этапе описываются  функции, выполняемые структурными подразделениями компании. По результатам  описания функций строится функциональная модель компании, структурированная по организационной структуре (Приложение 4).

5 Описание продуктов и услуг

На данном этапе описываются  продукты и услуги, которые производит компания и реализует на внешнем  рынке. При построении модели продуктов  и услуг на верхнем уровне выделяются продуктовые группы, которые детализируются на продукты и услуги, имеющие различную  технологию производства и реализации (Приложение 5).

6 Выделение и построение дерева  бизнес процессов

На данном этапе на основе описанных  продуктов и услуг компании, а  также описанных функций подразделений  выделяются бизнес-процессы, которые  классифицируются на:

- Основные;

- Обеспечивающие;

- Управления.

После проведения классификации бизнес-процессов  строится модель бизнес-процессов компании (Приложение 6).

7 Оценка и выбор бизнес-процессов  для последующего описания, анализа  и оптимизации.

На данном этапе на основе разработанного перечня бизнес-процессов компании выделяются приоритетные бизнес-процессы для дальнейшего описания, анализа  и оптимизации. Выбор приоритетных бизнес-процессов производится на основе следующих критериев:

- Важность бизнес-процесса;

- Проблемность бизнес-процесса;

- Затраты, требуемые для оптимизации бизнес-процесса.

Для каждого из выделенных бизнес-процессов  рассчитываются количественные показатели в соответствии с приведенными критериями, после чего производится их ранжирование.

Для ранжирования бизнес-процессов  на основе критериев важности и проблемности применяется матрица "Важность-проблемность".

8 Описание информационных потоков, выбранных бизнес-процессов

На данном этапе идентифицируются информационные потоки, участвующие  в описываемых бизнес-процессах, представляющие из себя информацию размещенную  на бумажных носителях, устную информацию и информацию в электронном виде. Данные информационные потоки классифицируются, после чего строится модель информационных потоков для каждого бизнес-процесса.

9 Описание материальных потоков,  выбранных бизнес-процессов

На данном этапе аналогично предыдущему  идентифицируются материальные потоки, участвующие в описываемых бизнес-процессах. Данные материальные потоки классифицируются, после чего строится модель материальных потоков для каждого из бизнес-процесса.

10 Описание выбранных бизнес-процессов - строятся модели выбранных бизнес-процессов. Для построения моделей бизнес-процессов используются результаты предыдущих этапов

11 Сбор и "линкование" форм  документов со схемами описанных  - собираются формы, используемых в компании документов и "линкуются" к соответствующим элементам моделей информационных потоков и моделям бизнес-процессов[13, 76 с].

 

3 Определение процессного подхода

Под процессным подходом к организации и управлению деятельностью предприятия (рис. 1.4) понимается ориентация:

- деятельности предприятия на бизнес-процессы;

- системы управления предприятия на управление как каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми бизнес-процессами предприятия;

- системы качества предприятия на обеспечение качества технологии выполнения бизнес-процессов.

 

Организационная культура

Процессная

система

качества

 

Рисунок 3.1. Основные элементы процессного подхода

В рамках процессного подхода любое предприятие рассматривается как бизнес-система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуг. М.Хаммер и ДжЛампи определяют бизнес-процесс «как совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя».

Можно определить бизнес-процесс как последовательность действий по преобразованию информации и принятию решений для производства и реализации продукции (услуг). Основной бизнес-процесс непосредственно относится к производству продукции, вспомогательный бизнес-процесс обслуживает основной бизнес-процесс или снижает затраты ресурсов для его реали зации. Бизнес-процесс в отличие от производственного процесса включает в себя движение информации и издержки на ее преобразование и передачу. Ниже приводятся его основные характеристики.

Каждый  бизнес-процесс имеет свои границы (рис. 1.5) и определенные роли. На рис. 1.5 представлены следующие типы клиентов бизнес-процесса:

- первичные клиенты (получают первичный выход);

- вторичные клиенты (находятся вне процесса и получают вторичные выходы);

- косвенные клиенты (следующие в цепочке после первичного клиента);

- внешние клиенты (вне предприятия);

- внешние косвенные клиенты (потребители).

 

Рис. 3.2. Границы бизнес-процессов

В процессе деятельности бизнес-системы за счет выполнения бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей. В свою очередь бизнес-процессы реализуют бизнес-функции предприятия. Под бизнес-функцией понимают вид деятельности предприятия. Множество бизнес-функций представляют собой иерархическую декомпозицию функциональной деятельности предприятия - дерево функций (рис. 1.6).

Бизнес-функции  связаны с показателями деятельности предприятия, из которых также можно построить дерево показателей.

 

Рис. 3.3. Дерево функций

Эти показатели затем образуют систему показателей оценки эффективности выполнения бизнес-процессов. Как правило, владельцы бизнес-процессов контролируют подведомственные им бизнес-процессы с помощью данной системы показателей. Наиболее общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

- количество потребителей продукции;

- стоимость издержек производства продукции;

- длительность выполнения типовых операций;

- капиталовложения в производство продукции;

- количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;

- количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени.

В соответствии с этим бизнес-процесс представляется как некий объект и характеризуется понятиями, показанными на рис. 1.7.

 

 

Рис. 3.4. Структура бизнес-процесса

Основная  цель бизнес-процесса - преобразование входа, т.е. входящих в процесс ресурсов, необходимых для реализации процесса, в выход, т.е. результат, или продукцию процесса. Основной составляющей бизнес-процесса является функция преобразования. Она представляет собой совокупность подпроцессов, работ и операций, осуществляемых над входами для получения выходов. Процесс осуществляется с помощью определенного механизма (способа, технологии). Процесс происходит не сам по себе, он управляется (т.е. организуется, планируется, контролируется) и производится конкретным исполнителем (группой). В процессе задействован ряд участников (отдельных специалистов или групп). На входе участником процесса является также поставщик процесса - тот работник, который предоставляет входящие ресурсы.

Бизнес-процесс  производится для кого-то (для чего-то) - тот, кто потребляет результат процесса, является клиентом процесса. В принципе целью процесса является удовлетворение требований его клиентов. Процессы могут быть внешними или внутренними. Внешним называется процесс, имеющий вход и/или выход вне фирмы. Внутренним называется процесс, находящийся целиком в рамках одной организации.

Анализ  процессов управления начинается с выявления процессов; в свою очередь, выявление процессов начинается с определения их границ. Границами процесса являются его входы и выходы. При этом первичные входы образуют начальную границу процесса, вторичные входы - верхнюю границу, первичные выходы - конечную границу и вторичные выходы - нижнюю границу процесса.