Шпаргалка по "Управлению организацией"

Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

 

 

 

21. Структура  механизма управления организацией

Основой системы управления организацией, является механизм управления, включающий в себя принципы, функции, методы управления и стиль руководства.

Принципы управления (от лат. principium – начало, основа) – основополагающие идеи и положения осуществления управленческой деятельности.

Функции управления – обособившиеся виды управленческой деятельности на основе разделения управленческого труда. Функции управления характеризуют специализацию управленческой деятельности между функциональными подразделениями.

Методы управления организацией – способы осуществления целенаправленного воздействия на коллектив или отдельного работника. В основу классификации методов менеджмента положена их мотивационная характеристика, т.е. те мотивы поведения людей, на активизацию каких они ориентированы. С этих позиций методы менеджмента можно разделить на административные, экономические и социально-психологические. Основными ограничениями при выборе административных методов является необходимость их соответствия правовым нормам, экономических – экономическим законам; социально-психологических – морально-этическим нормам.

Стиль руководства – относительно устойчивая совокупность приемов и методов осуществления управленческой деятельности руководителя. Стиль представляет собой форму реализации методов и приемов руководства, принятую менеджером в соответствии с его личными, субъективно- психологическими характеристиками и внешней средой.

Организационная структура управления – совокупность организационных ролей и существующих между ними должностных и информационных связей. Эти организационные роли могут объединяться, образуя при этом звенья (подразделения) управления, или находиться в отношениях подчинения, образуя иерархические уровни (ступени) управления.

Механизм управления всегда имеет конкретную форму организации управления, которая включает в себя: организационную структуру управления и обеспечивающие подсистемы (средства).

 

22. Сущность  и этапы процесса управления  организацией

Процесс управления - это деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления с помощью выбранных методов для достижения намеченных целей.

Содержание процесса управления определяется характером решаемых проблем и представляет собой совокупность операций, сгруппированных по его этапам. Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития управленческого воздействия.

Процесс управления обладает специфическими свойствами:

• изменчивостью (процесс управления переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляется в различном взаимодействии звеньев управления);
• устойчивостью (проявляется в возникновении и закреплении связей процесса управления между осуществляющими его звеньями);
• непрерывностью (пока осуществляется процесс производства, существует и непрерываемость процесса управления);
• последовательностью (характеризует последовательность осуществления процесса управления: цель, ситуация, проблема, решение);
• цикличностью (повторяемость процессов управления во все новых и новых циклах).

В различных условиях процесс управления может быть построен различными способами при сохранении всех его специфических свойств. Это позволяет классифицировать процессы управления, выделить их наиболее типичные виды:

• линейный (характеризуется строгой последовательностью осуществления его этапов и используется тогда, когда есть полная и достаточная определенность относительно цели воздействия, ситуации и т.д.);
• корректируемый (предполагает необходимость дополнительной корректировки каждого из этапов процесса управления после прохождения последующего этапа);
• разветвленный (заключается в методологическом разделении работ по частям на определенных этапах);
• ситуационный (характеризуется тем, что возникает как бы в зависимости от ситуации, при которой из нее же главным образом исходят и поиск проблемы, и разработка решения);
• поисковый (исходит из полной ясности цели воздействия, но при этом невозможно оценить ситуацию и сформулировать проблему. В этом случае решение разрабатывается на основе цели и наиболее общей оценки ситуации, и уже на основе решения уточняется ситуация).

 

Этапы процесса управления

1. Постановка целей предприятия. Определив предназначение компании и свое представление будущего, руководство получает возможность определить направление развития фирмы и поставить цели этого развития.
2. Принятие решений и планирование мероприятий. Этот этап предполагает создание структуры планов (бюджетов) предприятия с характерными для каждого плана (бюджета) показателями и методами их получения — прогнозирования или планирования. Первым идет стратегическое планирование.
3. Исполнение: реализация планов.
4. Контроль за исполнением. контроль финансовой деятельности, производственно-хозяйственной деятельности, качества управления
5. Анализ.
6. Формирование управленческого воздействия. подготовка последующих действий, которые будут направлены на достижение поставленных целей с учетом возникших отклонений.
7. Корректировка планов и/или целей. На управленческих решениях предыдущего этапа корректируются планы — как оперативные, так и стратегические, И цикл управления начинается заново.

 

 

23 Аппарат  управления: сущность и классификация

Аппарат управления организацией —   часть персонала организации менеджеров высшего и среднего звена наделенная правами управления и координации деятельности организации

Организацию и управление работой предприятия осуществляет аппарат управления. Структура аппарата управления предприятием определяет состав и взаимосвязь его подразделений, а также характер возложенных на них функций. Поскольку разработка такой структуры связана с установлением перечня соответствующих подразделений и штата их работников, менеджер определяет взаимоотношения между ними, содержание и объем выполняемых ими работ, права и обязанности каждого работника.

Аппарат управления в крупных фирмах можно разделить на следующие три основных уровня: высший, средний уровень, низовой (первый уровень).

Существенной особенностью современной структуры управленческого аппарата является отделение стратегических и координационных задач управления от оперативной деятельности. Наметилось четкое разграничение функций между тремя уровнями: высший уровень управления ориентирован, в первую очередь, на разработку стратегических направлений и целей развития, координацию деятельности в глобальном масштабе, принятие важнейших производственно-хозяйственных и технических решений, управление прибылью; средний уровень призван обеспечить эффективность функционирования и развития фирмы путем координации деятельности всех подразделений; низовой уровень сосредоточен на оперативном решении задач по организации хозяйственной деятельности в рамках отдельных структурных подразделений.

Высшее руководство фирмы и его функции

Высшее руководство представлено советом директоров и правлением. Распределение функций между ними следующее: Совет директоров осуществляет выработку общей политики, Правление — ее практическую реализацию. Совет директоров избирается на общем собрании акционеров. Число членов Совета определяется уставом фирмы и в последующем может изменяться. Во главе Совета директоров стоит председатель.

Правление формально избирается общим собранием акционеров или пайщиков, а фактически назначается Советом директоров и действует под его непосредственным контролем. Правление возглавляется президентом и состоит из нескольких членов, которые руководят закрепленными за ними участками работы, либо только принимают участие в решении вопросов на заседаниях правления.

Правление представляет общему собранию акционеров годовой отчет, баланс и проект распределения прибыли.

В функции Совета директоров входят:

• выработка генеральной стратегии и долгосрочных планов развития фирмы;
• определение структуры капитала, распределение ресурсов, диверсификация производства;
• слияния и поглощения;
• осуществление внутрифирменной координации деятельности всех подразделений;
• основные решения в области кадровой политики и социальных вопросов;
• выбор сотрудников, подчиняющихся непосредственно высшему руководству, а также сотрудников штабных подразделений, предоставляющих консультативные услуги руководству по различным аспектам деятельности фирмы;
• контроль за выполнением исполнительным звеном решений, принятых высшим руководством;
• оценка управленческой деятельности.

Обычно Советы директоров сами решения не разрабатывают. Они лишь обсуждают и принимают решения, касающиеся стратегических направлений развития фирмы, на основе рекомендаций, подготавливаемых в специализированных Комитетах, создаваемых при Совете директоров. В зависимости от выполняемых функций Комитеты могут быть общеуправленческие (финансовый, ревизионный, исполнительный), функциональные, информационные.

Функции Правления носят определенный характер. В качестве главных и наиболее общих можно выделить следующие:

• осуществление текущего планирования;
• руководство научно-исследовательскими работами, производством и сбытом;
• выработка конкретного курса действий;
• принятие решений по организационным формам управления;
• делегирование полномочий должностным лицам на более низкие уровни управления;
• контроль за состоянием финансового положения фирмы;
• утверждение ежегодных и квартальных бюджетов;
• обеспечение внутрифирменных связей и расчетов.

Руководители среднего звена

Работа младших начальников координируется и контролируется руководителями среднего звена. В большой организации может быть столько руководителей среднего звена, что возникает необходимость в разделении данной группы. Здесь возникают два уровня, первый из которых называется верхним уровнем среднего звена управления, второй — низшим. Типичными должностями руководителей среднего звена управления являются заведующий отделом, управляющий сбытом по региону, директор филиала.

Трудно сделать обобщения относительно характера работы руководителя среднего звена, так как она значительно варьируется не только в разных организациях но даже внутри одной и той же организации. Некоторые организации предоставляют своим руководителям среднего звена большую ответственность, делая их работу в определенной степени похожей на работу руководителей высшего звена. Руководители среднего звена часто являются органичной частью процесса принятия решений. Они определяют проблемы, начинают обсуждения, рекомендуют действия, разрабатывают новаторские творческие предложения. Характер их работы в большей степени определяется содержанием работы подразделения, чем организации в целом.

В основном, однако, руководители среднего звена являются буфером между руководителями высшего и низового звеньев. Они готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена и передают эти решения обычно после трансформации их в технологически удобной форме, в виде спецификаций и конкретных заданий низовым руководителям.

Руководители низового уровня

Это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Руководители низового уровня в основном. осуществляют контроль за выполнением производственных заданий. Руководители этого уровня часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов. Большинство людей начинают свою управленческую карьеру с этого уровня.

 

24. Сущность  и классификация функций управления организацией

Одним из главных законов эффективности человеческой деятельности является необходимость разделения и специализации труда. Именно это положение определяет причину появления в теории и практике управления такой категории, как "функция”. Функция выступает в качестве части содержания управленческой деятельности, на которые она расчленяется по двум основным признакам. Первый из них - это временная логическая последовательность выполнения управленческих работ, которая объективно вытекает из сущности этой деятельности. Второй признак отражает специфику объекта управления, т.е. его характер, отраслевую принадлежность. Таким образом, функции управления - это специализированные виды управленческой деятельности.

Выделяют общие и конкретные функции управления организацией.

Общие функции присущи любому объекту управления, независимо от характера его основной деятельности, отраслевой принадлежности, величины и т.д.

Характеристика базовых функций управления.

Общая функция "целеполагание" включает выработку стратегических, текущих и оперативных целей деятельности. Эта работа персонала управления имеет самое важное значение, которое определяется ролью целей в формировании системы управления. Особое внимание при этом должно быть обращено на реальность и реализуемость вырабатываемых целей, учет динамично изменяющихся внутренних и внешних условий функционирования организации, перспективы изменения целей в будущих периодах с учетом состояния рынка труда, финансов, сырья, комплектующих изделий, работ, услуг.

В результате осуществления общей функции "планирование" должна быть создана аналитическая модель деятельности организации (фирмы, предприятия) на тот или иной промежуток времени (неделю, месяц, квартал, год, 4-5 лет). При планировании деятельности широко используются маркетинговые исследования и разработки, что дает возможность определять и прогнозировать конкурентоспособность продукции (работ, услуг), динамику цен, объемы производства и др.