Анализ движения денежных средств

 

Для эффективного управления финансовыми потоками и четкого контроля за движением денежных средств  на анализируемом предприятии реализуется проект по созданию специального подразделения - казначейства. Каждой компании приходилось сталкиваться с проблемой нехватки денежных средств: на счетах пусто, а требования кредиторов гасить надо. Как исправить ситуацию? Одни предприятия в этом случае повышают цены, другие прекращают инвестиционную деятельность.

Однако и то и другое чревато неблагоприятными последствиями  для бизнеса. Ведь высокие цены грозят потерей конкурентоспособности, а отказ от инвестирования замедляет развитие компании.

Поэтому, для того чтобы  исключить возможность возникновения  кассовых разрывов и избежать негативных эффектов, требуется нечто другое. А именно качественно построенная и хорошо работающая система управления денежными средствами. Иными словами казначейство.

Основная функция казначейства - управление финансовыми потоками. Это предполагает планирование необходимого объема денежных средств в каждый момент времени и выявление периодов, когда возможен их недостаток или избыток. Управление финансовыми потоками позволяет рационально использовать ресурсы предприятия и избегать кризисных ситуаций.

Казначейство является частью финансового менеджмента, цель которого - постоянное повышение рыночной стоимости компании.

К оперативным целям  казначейства можно отнести обеспечение  потребностей компании в денежных средствах  и оптимизацию денежных потоков. Каждая из этих задач требует внимания и определенных усилий.

Для того чтобы потребности предприятия в денежных средствах были удовлетворены, необходимо следующее:

- поддержание оптимального  размера запаса денежных средств  по центрам учета;

- устранение кассовых  разрывов;

- анализ доступности  денежных средств.

Оптимизация денежных потоков должна включать следующие элементы:

- использование системы  KPI и контроль KPI;

- календарное (понедельное)  планирование денежных средств  и план-фактный анализ календарного  плана;

- осуществление платежей  в рамках бюджетных лимитов;

- контроль платежей (согласование каждой заявки на расход денежных средств) и осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;

- контроль за исполнением  обязательств по договорам и  управление дебиторской задолженностью.

Одним из основных инструментов казначейства, который позволяет решать перечисленные задачи, является бюджет движения денежных средств (БДДС). Составление такого бюджета дает возможность спрогнозировать чистый денежный поток по видам деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.

Формируется БДДС, как правило, на достаточно длительный период (месяц, квартал) и в казначействе играет роль бюджетного лимита.

Составление БДДС обычно проходит в три этапа. На первом определяются объемы поступлений и выплат, на втором - объемы и структура внешнего финансирования. На третьем этапе происходит корректировка БДДС с целью обеспечения минимально необходимого остатка денежных средств.

Следует отметить, что  для группы компаний важно, чтобы  БДДС формировался как по каждому  отдельно взятому предприятию, так  и консолидированно. При этом форма бюджета должна быть унифицирована для всех предприятий структуры, иметь единую классификацию статей БДДС с учетом специфики всех лиц, входящих в холдинг, и единую структуру самого бюджета. Это позволит руководству анализировать и сравнивать финансовое состояние удаленных подразделений и принимать взвешенные решения о перераспределении свободных денежных средств между ними.

Платежный календарь - инструмент казначейства, который позволяет  прослеживать динамику платежей и оперативно синхронизировать поступления и выплаты, обеспечивая соблюдение приоритетов платежей.

С помощью платежного календаря можно определить приход и расход денежных средств, а также  их остаток на начало и конец отчетного  периода с детализацией до дня.

Система согласования и утверждения платежей выглядит следующим образом: сотрудник составляет запрос на поступление или выплату денежных средств, в котором содержится информация о цели расхода, получателе и дате операции. Ответственные лица рассматривают заявку, оценивая обоснованность суммы и даты платежа и проверяя ее на соответствие бюджетным лимитам.

Данный механизм является одним из самых эффективных способов контроля расходов и предотвращения нерационального использования  денежных средств. Кроме того, заявки удобно использовать для формирования платежного календаря, реестра платежей на следующий банковский день и создания платежных поручений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Практические  аспекты аналитических исследований  денежных средств

2.1. Ознакомление с деятельностью и структурой предприятия

 

ООО «Торговый  дом АВТОПРОФИ»- предприятие, которое  занимается торговлей автомобилями, автозапчастями и оказанию услуг  по сервисному обслуживанию автотранспорта. Властью, данной государством, предприятие  выполняет ряд функций - функций собственника по управлению своим имуществом. Функции по управлению собственностью выражаются в совершении соответствующими отраслевыми федеральными органами исполнительной власти действий по утверждению уставов унитарных предприятий, назначению на должность и освобождению от должности их руководителей, заключению, изменению и расторжению трудовых договоров с руководителями унитарных предприятий. А руководитель предприятия (директор, генеральный директор) назначается собственником имущества предприятия, которому подотчетен, и является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия, выступая непосредственным организатором выполнения решений собственника.

Разработка миссии предприятия  является важным этапом стратегического  планирования деятельности фирмы. Организация существует для того, что бы получать прибыль, приобрести известность, удовлетворить потребности потребителей в данном виде услуг.

Эффективным механизмом конкретизации и взаимной увязки целей является дерево целей (рисунок 2):

 

 

Получение прибыли

Увеличить объем продаж

Эффективность рекламных компаний

Долговременное сотрудничество с поставщиками

Повысить популярность магазина

Расширить ассортимент товаров

Повысить навыки продаж у сотрудников магазина

Выйти на новые географические территории города

Снижение цен на рекламу

Взаимовыгодные условия сотрудничества, бонусы, акции

 

Рисунок 2. Дерево целей предприятия.

 

 

Организационная структура управления предприятием представлена на рисунке 3.

 

Рисунок 3. Схема управления предприятием

На рисунке 3 показаны четыре отдела, предназначение и деятельность которых весьма отличаются. Это предопределяет характер внутригрупповых отношений – как вертикальных (начальник – подчиненный), так  
и горизонтальных (подчиненный – подчиненный)».

Грамотно выстроенная  планово-бюджетная система помогает менеджменту распределить ограниченные ресурсы между направлениями  работы, между подразделениями (центрами финансовой ответственности) оптимальным  образом, в том числе отследить приток и отток денежных средств. В ее основу закладываются наиболее важные и интересные для менеджмента разрезы информации. Вместе с тем возникает необходимость не только установить плановые показатели деятельности страховщика, но и узнать, достигнуты ли они по итогам периода, т.е. провести план-факт-анализ. Но на практике встречаются ситуации, когда после построения планово-бюджетной системы не представляется возможным собрать данные о фактическом исполнении планов и, соответственно, провести план-факт-анализ, что приводит к обесцениванию данного процесса планирования.

Источником фактических  данных для планово-бюджетной системы на анализируемом предприятии являются данные системы бухгалтерского, управленческого или финансового учета. В то же время недостатками системы как источника фактических данных являются определенная инертность по отношению к изменениям, происходящим у страховщика, и невысокая оперативность представления данных, связанная с закрытием периодов в системе. То есть при сборе фактических данных для проведения план-факт-анализа возникают существенные проблемы, связанные с различиями в аналитиках планово-бюджетной системы и бухгалтерского учета. Для руководства ООО «Торговый дом АВТОПРОФИ» часто складывается ситуация, когда единственной возможностью получить необходимые данные является ручная обработка первичных бухгалтерских документов и проводок, что представляет собой трудоемкий процесс, сопровождающийся большой вероятностью ошибок. Следовательно, провести план-факт-анализ в бюджетных формах бывает либо весьма сложно, либо невозможно вообще.

 

Финансовая модель бюджетной  системы анализируемого предприятия реализована через систему общих и частных бюджетов представлена на рисунке 3.

 ┌────────┬─────────────┐       ┌───────────────────────────────┐

 │ Задачи  │ Долгосрочные│    ┌─>│   Прогноз платежеспособности  │

 │        ├─────────────┼───>│   └───────────────────────────────┘

 │        │Краткосрочные│    │  ┌───────────────────────────────┐

 └────────┴──────┬──────┘    ├─>│   Прогноз размещения  средств  │

┌────────────────┘           │  │       страховых  резервов      │

│                          ┌>│  └───────────────────────────────┘

│  ┌──────────────────┐    │ │  ┌────────────────────┐

│  │      Бюджет      │    │  └─>│ Прогноз размещения │

├─>│   комиссионного  ├─>┐ │    │ собственных  средств│

│  │  вознаграждения  │  │ │    └────────────────────┘

│  └──────────────────┘  │ │                          ┌────────────────┐

│  ┌──────────────────┐  │ └──────────────────────────┤ Главный бюджет │

│  │   Бюджет прямых  │  │                            └────────┬───────┘

├─>│расходов          ├─>│                                    /│\

│  │     операций     │  │                                     │

│  └──────────────────┘  │ ┌─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─  ─ ─ ─│─ ─ ─ ─ ──┐

│  ┌──────────────────┐  │ │  ┌──────────────────┐    ┌────────┴────────┐ │

│  │ Бюджет косвенных │  │    │  Прогноз прибыли │    │Прогнозный баланс│

├─>│расходов          ├─>│ │  │     и убытков    │    │                 │ │

│  │     операций     │  │    ├─────────┬────────┤    ├────────┬────────┤

│  └──────────────────┘  │ │  │ Расходы │ Доходы │    │        │        │ │

│  ┌──────────────────┐  ├───>├─────────┤        │   ┌┼───────>│        │

│  │      Бюджет      │  │ │  │ Прибыль │        │   ││        │        │ │

├─>│  управленческих  ├─>│    ├─────────┴────────┼───┘│        │        │

│  │     расходов     │  │ │ │Изменение резервов│<─┐ │        │        │ │

│  └──────────────────┘  │    ├─────────┬────────┤  │ │        │        │

│  ┌──────────────────┐  │ │  │         │        │  │ │        │        │ │

│  │      Бюджет      │  │    │         │        │  │ │  Актив │ Пассив │

├─>│   коммерческих   ├─>┘ │  └─────┬───┴────┬───┘  │ ├────────┴────────┤  │

│  │     расходов     │            /│\      /│\     │  │                 │

│  └──────────────────┘    │        │        │      │ │    Отчисления   │ │

│  ┌──────────────────┐             │        │      └─┤  в резервы/доля │

├─>│ Бюджет           ├────┼────────┼────────┼───────>│    в резервах   │ │

│  │     резервов     │             ├────────┘        │                 │

│  └──────────────────┘    │┌───────┘                 │                 │ │

│  ┌──────────────────┐     │ ┌────────────────┐      ├────────┬────────┤

├─>│   Бюджет продаж  ├─>┐ ││ │Прогноз движения│      │        │        │ │

│  │                  │  │  │ │денежных средств│      │        │        │

│  └──────────────────┘  │ ││ └────────────────┘      │        │        │ │

│  ┌──────────────────┐  │  │ ┌────────────────┐      │        │        │

├─>│ Бюджет           ├─>│ ││ │Входящий остаток│      │        │        │ │

│  │      выплат      │  │  │ │денежных средств│      │        │        │

│  └──────────────────┘  │ ││ └────────────────┘      │        │        │ │

│  ┌──────────────────┐  ├─>│ ┌────────────────┐      │        │        │

├─>│      Бюджет      ├─>│ │└>│   Поступление  │      │       │        │ │

│  │      страхования │  │    │денежных средств│      │        │        │

│  └──────────────────┘  │ │  └────────────────┘      │        │        │ │

│  ┌──────────────────┐  │    ┌────────────────┐      │        │        │

├─>│      Бюджет      ├─>│ │ │Выплата денежных│      │        │        │ │

│  │    инвестиций    │  │    │     средств    │      │        │        │

│  └──────────────────┘  │ │  └────────────────┘      │        │        │ │

│  ┌──────────────────┐  │    ┌────────────────┐      │        │        │

└─>│ Бюджет суброгации├─>┘ │  │Остаток денежных├─────>│        │        │ │

   │    и регресса    │       │     средств    │      │  Актив │ Пассив │