Организация использования архивных документов в архивах

Таким образом, подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий.

 

2.4. Организация информационных  мероприятий.

 

Архив организует использование  документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах  массовой информации, а также их публикацию.

Работа проводится как  самостоятельно, так и совместно  с другими организациями или  государственным архивом. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы [12:8.5. п. 8.5.1.].

Совместно со средствами массовой информации архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации [12:8.5. п. 8.5.2.].

Архив организации может  самостоятельно или совместно с  другими организациями проводить  работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке документальных публикаций необходимо руководствоваться соответствующими правилами работы государственных архивов [12:8.5. п. 8.5.3.].

Таким образом, нам известно, что информационные мероприятия могут проводиться в различных формах таких как: экскурсии в архив, презентации, «Дни открытых дверей», лекции, доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников. Я бы еще посоветовала проводить ежемесячные индивидуальные занятия со студентами факультета архивоведения. Так как известна нехватка практических навыков выпускников вузов.

 

2.5. Выдача подлинных  документов и дел во временное  пользование.

 

Дела выдаются во временное  пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней [12:8.4. п. 8.4.1.].

Выдача дел во временное  пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется  актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев [12:8.4. п. 8.4.2.].

При выдаче дел во временное  пользование каждое дело заносится  в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело [12:8.4. п. 8.4.3.].

Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования  дело должно иметь лист использования дела [12:8.4. п. 8.4.4.].

Я считаю что, особое внимание нужно обращать при работе в архиве на то чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе.

 

2.6. Публикационная деятельность  архива

 

Публикационная деятельность архива — совокупность работ по подготовке документальных публикаций, включающая определение типа, вида и формы публикации, организацию подготовки публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление документов и составление к ним научно-справочного аппарата, формирование макета документальной публикации, работу с издательством. При публикации документов следует руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.

Федеральная архивная служба России координирует работу архивов  по подготовке межархивных изданий, в том числе серийных, а также  изданий, осуществляемых в соответствии с распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, международными соглашениями Российской Федерации и двусторонними соглашениями с архивными службами зарубежных стран [4].

 

2.7. Типы, виды и формы публикаций документов.

 

Типы документальных публикаций определяются их целевым  назначением. Различаются научный, научно-популярный и учебный типы изданий. Все они основываются на научных принципах подготовки, но отличаются спецификой отбора источников, приемов передачи текста документов и составом научно-справочного аппарата.

Виды изданий документов определяются составом публикуемых  источников и в соответствии с  этим издания могут быть пофондовыми, тематическими или включать документы  одной разновидности. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда. Тематические публикации состоят из разнообразных исторических источников по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности. Публикации документов одного вида включают документы одного вида (разновидности), независимо от их фондовой принадлежности.

Формы публикации документов:

• печатная: корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и продолжающихся изданиях;
• публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;

электронная: дискеты, мультимедиа, СD-диски, база данных, в информационной сети Интернет и др. [21].

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Сегодня вопросы использования  архивных документов – одно из наиболее важных и определяющих направлений  работы архивов всех уровней.

Необходимо определить сугубо практические действия по организации использования документов в условиях формирования нового архивно-информационного пространства.

Во-первых, непременным  условием его цивилизованного функционирования должна явиться правовая и нормативная  база, начиная от закрепления в  законодательной форме понятий «безопасность государства», «тайна личности» в преломлении к архивным документам, и заканчивая порядком выдачи лицензий на использование архивных документов, защитой прав государства на свою архивную интеллектуальную собственность.

Во-вторых, в новое архивно-информационное пространство должны быть вовлечены новые документальные комплексы как высшего, так и низшего уровней, причем не только российских, но и зарубежных архивов. Только это даст возможность создать предпосылки для всесторонних ответов на вопросы о прошлом.

В-третьих, очевидно, что  освоение нового архивно-информационного  пространства России - дело не одного поколения  исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых - в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.

В-четвертых, такое освоение уже сегодня немыслимо без  программного подхода, ясного представления  этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. В частности сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.

В-пятых, установление исторической истины сегодня - это не просто праздная забава. Важно сказать, что процесс  использования имеет и сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идет о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан и т.д.

В-шестых, в условиях развития современных архивных технологий важно  переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придется использовать и другое - микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.

В ходе данной курсовой работы были проведен анализ основных форм использования  архивных документов (представление документов пользователям для исследований в читальном зале; экспонирование документов на выставках; проведение информационных мероприятий с использованием документов и др.), в том числе были изучены правила оформления и порядок выдачи основных информационных документов архива.

Исследовав многообразие форм и  направлений использования документальных богатств, можно сделать вывод  о необходимости и значимости дальнейшего всестороннего использования  бесценных сокровищ документов нашей  страны с целью обеспечения приоритетных направлений развития экономики, науки, культуры, повышения сознания людей, обогащение духовного мира каждого человека.

Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развития системы научно-справочного  аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.

Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Нередко говорят: без  архивного документа нет истории  государства и народа, нет нации. И это, очевидно правильно. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивные документы. Их совокупность дает возможность получить сведения по самым различным аспектам отечественной истории, а всестороннее использование позволяет судить о полноте и достоверности фактов и событий изложенных в них.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебное пособие для начального профессионального образования. Издательский центр Академия, 2005. - 272 с.
2. Вовкотруб О.В. , Фионова Л.Р. «Архивоведение»: Учебное пособие. – Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 132с.
3. Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» от 29 мая 1992 года
4. Дубровина Е.А. Архивоведение (учебное пособие) - Сахалинское книжное издательство, 2009 – 123 с.
5. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;
6. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 18.07.2009) "О государственной тайне"// Собрание законодательства РФ от 13 октября 1997 г. № 41
7. Крайская З.В., Э.В. Челлини «Архивоведение»: учебное пособие – СПб.: НЕВА, 2007. – 341с.
8. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2.
9. Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие. Изд.: Флинта; Наука 2009. – 293 с.
10. Малышева С.Ю. Основы архивоведения. Учебное пособие. – Казань: Хэтер, 2002. – 170 с.
11. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2
12. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации // Росархив. ВНИИДАД. – М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. – 304 с.
13. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)//Росархив, ВНИИДАД. – М.: Дело, 2002. – 300 с.
14. Об Архиве Президента Российской Федерации: Указ Президента РФ от 31 декабря 1991г. №2334 // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации.- 1992.- №3.- Ст. 95.
15. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями от 16 февраля 2009 г. № 68)// "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007.
16. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.
17. Положение о Федеральном архивном агентстве. Утв. Постановлением правительства РФ 17 июня 2004 г. //Отечественные архивы. - 2004. - №4. 
18. Ульянина Е. А., А. С. Якименко «Архивоведение: конспект лекций» – М.: Изд-во: Высшее образование, 2007. – 148 с.
19. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ от 25 октября 2004 г. № 43
20. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"// Собрание законодательства РФ от 31 июля 2006 г. № 31
21. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152 «О персональных данных»
22. http://gaspiko.ru/html/Instructions_for_securing_documents_SEI_Gaspe_KO_in_the_organization_of_their_exposure

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А

 

Форма журнала  регистрации обращений граждан  в государственном архиве

(название государственного  архива)

 

ЖУРНАЛ

регистрации обращений  граждан

начат __________ г. – закончен ___________ г.

 

№ пп	Дата приема	ФИО	Содержание  обращения	Результат обращения (дана консультация, принято для  исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная справка  и проч.)	Регистрационный номер запроса в канцелярии архива	Примечания**
1	2	3	4	5	6	7

 

*В случае  получения заявителем архивной  справки или копии документа  на руки в столе справок,  в этой графе он расписывается  в их получении.

Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов в организации

 

Наименование организации 

 

Журнал

регистрации выданных копий, выписок,

справок, тематических материалов

 

№ п/п	Автор запроса, исх. №, дата, адрес, телефон	Дата и регистрационный  номер запроса	Содержание запроса	Название выданного  документа (копия, выписка, справка  и др.)	Дата и регистрационный  номер выданного документа	Расписка в получении  или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

Приложение Б

 

Форма архивной справки государственного архива

 

(название государственного  архива)

_________________________________________________________

(почтовый индекс, адрес,  Адресат

 

 телефон,  факс архива)