Организация использования архивных документов в архивах

- персональные, в том числе биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

- социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:

о трудовом стаже;

размере заработной платы;

службе в вооруженных силах;

- участии в Великой Отечественной войне 1941 —1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветеранах», об участии в партизанском и подпольном движении, нахождении на оккупированной территории, в блокадном Ленинграде и др.;

- пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;

- работе в годы Великой Отечественной войны;

- нахождении на излечении, состоянии здоровья;

- награждении, присвоении званий;

- образовании, учебе;

- репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

- рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

- творческой деятельности и авторских правах;

- имущественных и наследственных правах и др.;

- консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации [1:166].

Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации  запроса. С разрешения руководства  архива этот срок может быть при  необходимости продлен, но не более  чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса.

Архивы исполняют запросы  социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке, определенном Федеральной архивной службой России и МИД России. Координацию работы по организации исполнения данной категории запросов в архивах осуществляет Федеральная архивная служба России.

При составлении и  выдаче заявителям ответов на запросы  архив предоставляет ответы в  виде следующих информационных документов:

• архивной справки;
• архивной копии;
• архивной выписки;
• информационного письма;
• тематического перечня документов;
• тематической подборки;
• тематического обзора документов[1:168].

 

Архивная справка  – документ архива, имеющий юридическую  силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием  поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивные справки (приложение Б), архивные выписки и  машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная  выписка» и «Архивная копия».

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме (приложение 42) на бланке архивной справки или общем бланке организации.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся  в названных документах и относящиеся  к вопросу обращения. Изложение  дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки  не допускаются комментарии, собственные  выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается  руководителем организации или  подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел [12:8.2. п. 8.2.2.].

Архивные копии и  выписки из документов выдаются в  соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий  и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных  между собой вопросов. Выписка  должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и  выражения подлинного документа, а  также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются  словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом [12:8.2. п. 8.2.3.].

Архивные справки, копии  и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с  сопроводительным письмом, подписанным  руководителем организации или  структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается  на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием  данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя [12:8.2. п. 8.2.4.].

Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной  информации о них; право знать, кто  и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно  по требованию тех организаций и  лиц, которых она касается. Ограничения  возможны лишь в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации [12:8.2. п. 8.2.5.].

Таким образом, мы выявили, что исполнение запросов является наиболее важной формой использования документов архива.

 

2.2. Представление документов  пользователем для исследований  в читальном зале.

 

В целях создания условий  для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.

При отсутствии в архиве специально выделенного помещения  читального зала работа пользователей  с документами производится непосредственно  в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место [12:8.3. п. 8.3.1.].

В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных  и иных организаций или частные  лица.

Пользователи допускаются  в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

В личном заявлении или  письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические  рамки исследования.

Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала [12:8.3. п. 8.3.2.].

Архив организации предоставляет  юридическим или физическим лицам для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.

Отказ или отсрочка в  выдаче документов допускаются в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

- пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

- выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины  отказа, срок действия ограничений, юридическое  основание ограничений, а также порядок обжалования отказа [12:8.3. п. 8.3.3.].

На каждого пользователя в читальном зале архива, кроме  работников организации, заводится  карточка (приложение г) [12:8.3. п. 8.3.4.].

Итак, мы выяснили, что почти в каждом архиве существуют читальные залы, где пользователи осуществляют свою работу с документами. К сожалению, такие залы есть не в каждом архиве, и пользователи вынуждены работать непосредственно в комнатах архива. Это, по моему мнению мешает работе сотрудников архива и необходимо в таких архивах изыскать средства и площадь для создания хотя бы маленького читального зала.

 

2.3. Экспонирование документов  на выставках.

 

Выставка документов — это художественно оформленная  подборка документов и/или их копий  на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования)[22].

Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может  в установленном порядке принимать  участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.

Выставка документов может быть стационарной и передвижной, экспонироваться в помещениях архива, в других специально оборудованных  или приспособленных помещениях.

На базе выставки могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические и информационные мероприятия (конференции, семинары, “круглые столы” и др.).

При организации выставки документов разрабатываются ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов. В тематическом плане (концепции) определяется структура и содержание разделов выставки. На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается экспертно-методической комиссией и утверждается руководством архива.

В тематико-экспозиционный план включается также аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.

При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки. Кроме документов на выставке могут быть представлены печатные издания, художественные произведения и музейные предметы. Все отобранные для экспонирования документы и материалы аннотируются. К иноязычным материалам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация содержания [22].