Организация использования архивных документов в архивах

К 1917 году архивисты и историки единодушно выступали за необходимость архивных реформ. В это период свой проект архивной реформы предложил военный архивист Ф.А.Ниневе. 18 марта 1917 года Ниневе направил Временному правительству “Записку об организации архивов в России” и написал соответствующее письмо в Государственную Думу. Он предлагал централизацию, концентрацию архивов Морского, Военного и других министерств. Однако эта реформа также не была реализована [10:112].

2 апреля 1918 г. был создан Центральный комитет по управлению архивами. На него была возложена функция по временному управлению архивами, а также поставлена задача по разработке нормативного документа о реорганизации архивного дела в стране.

Буквально через несколько месяцев, 1 июня 1918 г., Совет Народных Комиссаров РСФСР принял Декрет о реорганизации и централизации архивного дела в Российской Социалистической федеративной Советской Республике, который многие десятилетия был основополагающим законодательным актом в организации архивного дела в СССР [1:25].

В ленинских декретах об архивах и архивном деле содержался ряд очень важных положений: 1 - все архивное дело в стране (в центре и на местах) централизовывалось, теперь все архивные документы и архивные фонды принадлежали государству и составляли Единый Государственный архивный фонд РСФСР (ЕГАФ РСФСР); все архивы правительственных учреждений ликвидировались как ведомственные учреждения; 2 - в целях научного использования архивных документов архивы освобождались от ведомственного контроля: теперь ведомства не могли произвольно распоряжаться своими архивами, их делами и документами; 3 - частные архивы умерших деятелей отечественной науки и культуры, переданные на хранение в библиотеки и музеи тоже становились собственностью государства. В целом декреты стали важным шагом на пути архивной реформы и создания условий для научного использования документов, они провозглашали принцип гласности в пользовании исследователей архивными документами [10:117].

В марте 1925 года состоялся I съезд архивных работников РСФСР, на котором были приняты постановления об издании правил публикации документов, правил составления архивных справочников и указателей, организации картотек фондов.

Вторая конференция архивных работников РСФСР, состоявшаяся 11 января 1927 года, признала успешной деятельность архивных учреждений по выполнению решений I съезда. За два года были собраны основные фонды дореволюционного прошлого в государственные архивы, началась планомерная передача в архивы документов действующих учреждений, увеличилось количество справок, выдаваемых архивными учреждениями в соответствии с запросами, усилилась роль архивов в исследовательской деятельности [2:31].

Передача Главному Архивному  управлению НКВД СССР в 1938 г. руководства  всеми направлениями архивного  дела создала условия для жестко централизованного управления архивной сферой. Многочисленные документы и даже целые фонды стали недоступны для научного и практического использования.

В годы войны главной задачей  архивистов стали спасение документов, их эвакуация, реэвакуация, использование материалов для решения народнохозяйственных задач в интересах победы. Архивы предоставляли плановым и хозяйственным учреждениям страны ценные чертежи, планы и др. материалы, позволявшие сократить сроки изыскательских работ и строительства важных промышленных объектов [2:35].

Развитие архивного дела СССР в 1940-е гг. было предопределено Великой Отечественной войной 1941 —1945 гг. На первый план вышли проблемы физического сохранения документального наследия страны: эвакуация, реэвакуация и последующая за этим первичная научно-техническая обработка, розыск и возвращение документов, вывезенных оккупантами.

С конца 1940-х - начала 1950-х гг. XX в. начинается активное выявление документов для использования их в народнохозяйственных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт, коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при поиске полезных ископаемых и т. п. (Подробнее об использовании архивных документов см. в соответствующем разделе.)

После XX съезда партии в 1956 г. изменилась внутриполитическая ситуация в стране. Произошли преобразования и в управлении архивным делом. Важной вехой стало принятие в 1958 г. постановления Совета Министров СССР «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и сети центральных государственных архивов СССР». В состав ГАФ были включены новые категории материалов (документы учреждений и предприятий, образованных немецко-фашистскими и другими оккупационными властями в период Великой Отечественной войны на временно захваченной территории СССР), а также материалы всех органов власти, управления и негосударственных объединений, существовавших на территории СССР до установления советской власти (в Прибалтике, Западной Украине, Западной Белоруссии, Северной Буковине и др.) [1:30].

 Таким образом,  документы Государственного архивного фонда СССР широко использовались при решении крупных политических, народно-хозяйственных, научных и социально-культурных проблем, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Читальные залы архивов ежегодно предоставляли документы более 40 тыс. исследователей – ученым, инженерам, преподавателям, журналистам, деятелям литературы и искусства.

Важное место принадлежало архивным документам в арсенале средств  идеологической работы. Выступая в  качестве активных организаторов использования документов, расширяя культурно-просветительскую и организационно-пропагандистскую работу, архивы постоянно совершенствовали её формы и методы.

Велика роль средств массовой информации в деле популяризации  архивных материалов. Широта аудитории и эмоциональное восприятие информации позволяют расширить границы знаний исторических событий в жизни нашей страны, заложенных в документальных источниках.

Большое значение архивы придавали  письмам и заявлениям трудящихся, непосредственно связанным с удовлетворением их законных прав и интересов. Без этой работы немыслима реализация конституционных прав советских граждан на пенсионное обеспечение, улучшение условий жизни.

 

 

 

 

3. Использование архивных документов в постсоветский период.

 

После распада СССР и создания Содружества Независимых Государств (СНГ) 6 июля 1992 г. главами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего СССР. По этому Соглашению стороны, исходя из принципа целостности и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятельности высших государственных структур и хранящихся в государственных архивах, которые находятся за пределами их территорий, не претендуют на право владения этими комплексами документов. Стороны взаимно признают осуществленный в соответствии с их национальным законодательством переход под юрисдикцию государственных и других архивов союзного уровня, включая находящиеся на их территории государственные отраслевые архивные фонды бывшего СССР [1:34].

В соответствии с Соглашением о правопреемстве центральные государственные архивы бывшего СССР перешли под юрисдикцию Российской Федерации в ведение Государственной (Федеральной) архивной службы России.

В табл. 1 приводится перечень федеральных архивов, а также центральных архивов КПСС и ВЛКСМ на территории Российской  Федерации, оставшихся в наследство от СССР.

Таблица 1

№ п/п	Центральные государственные архивы СССР по Положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля 1980 г.	Федеральные архивы по Положению о Комитете по делам архивов РФ и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации от 24 июня 1992 г.	Федеральные архивы по Постановлению правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г.
1	Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) г. Москва	Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) г. Москва	Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) г. Москва
2	Центральный государственный архив древних актов (ЦГАДА СССР) г. Москва	Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва	Российский государственный архив древних актов (РГАДА) г. Москва
3	Центральный государственный исторический архив (ЦГИА СССР) г. Ленинград	Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург	Российский государственный исторический архив (РГИА) г. Санкт-Петербург
4	Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР) г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) г. Москва
5	Центральный государственный архив Военно-Морского Флота СССР (ЦГАВМФ СССР) г. Ленинград	Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург	Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГАВМФ) г. Санкт-Петербург
6	Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР) г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ) г. Москва
7	Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР) г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) г. Москва
8	Центральный государственный архив Советской Армии (ЦГАСА СССР) г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА) г. Москва (к РГВА присоединен ЦХИДК)
9	Центральный государственный архив РСФСР Дальнего Востока (ЦГА РСФСР)* г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ) г. Владивосток
10	Центральный государственный архив научно-технической документации (ЦГАНТД СССР) в г. Куйбышеве с филиалом в г. Москве	Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Самаре с филиалом в г. Москве	Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г.Москве с филиалом в г. Самаре
11	Центральный государственный архив звукозаписей СССР(ЦГАЗ СССР) г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов(РГАФД) г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД) г. Москва
12	Центральный государственный архив СССР (ЦГА СССР) -«Особый архив»* г. Москва	Центр хранения историко-документальных коллекций (ЦХИДК) г. Москва	Присоединен к Российскому государственному военному архиву (РГВА) г. Москва
13	Центральный государственный архив страхового фонда документов Государственного архивного фонда СССР (ЦГАСФ СССР)*	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ)	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ)
14	Научно-исследовательский центр космической документации СССР (НИЦКД СССР)* г. Москва	Российский научно-исследовательский центр космической документации (РНИЦКД) г. Москва	В составе Российского государственного научно-технического архива (РГНТА)
15	Центральный государственный архив кинофотодокументов СССР (ЦГАКФД СССР) г. Красногорск Московской обл. + Центральный государственный архив кинофотодокументов PC ФСР* г. Владимир	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) в г. Красногорске Московской обл. с филиалом в г. Владимире	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) в г. Красногорске Московской обл.
16	Центральный партийный архив Института истории и теории социализма (ЦПАИИТС)* г. Москва	Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) г. Москва	Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва
17	Архив ЦК ВЛКСМ* г. Москва	Центр хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО) г. Москва	Присоединен к Российскому государственному архиву социально-политической истории (РГАСПИ) г. Москва
18	Архив общего отдела ЦК КПСС* г. Москва	Центр хранения современной документации (ЦХСД) г. Москва	Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) г. Москва

 

* Архив в Положении о ГАФ не указан. [1:35].

 

В 1998 г. Правительством РФ было принято постановление «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России», законодательно оформившее ее место и роль в системе государственных учреждений Российской Федерации.

Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ.

В систему Росархива входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Федеральной архивной службе, а также органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и подчиненные им учреждения. Нынешний высокий статус архивной службы страны позволяет надеяться на качественное и быстрое развитие архивной сферы. В силу уникальности своей истории Россия сконцентрировала в архивах ценнейшие исторические источники, в том числе и по истории других стран. Их всестороннее использование имеет огромное политическое, экономическое, научное и культурное значение. Архивы являются национальным богатством любой страны, основной составляющей социальной памяти общества, позволяющей проникнуть в тайны прошлого для лучшего понимания настоящего и прогнозирования будущего[1:37].

Таким образом, в настоящее время деятельность Архивного фонда Российской Федерации на федеральном уровне регламентируется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации (в редакциях указов от 1 апреля 1996 г. № 3460, от 1 декабря 1998 г. № 1447, от 11 ноября 2003 г. № 1365), постановлением Правительства Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве» и Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ форм использования архивных документов

2.1. Исполнение запросов.

 

Формы использования архивных документов — это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определенные информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

- публикация документов;

- информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой информации; организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий) [1:165].

Формы использования в государственном и ведомственном архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, отличаются мало.

Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах[1:166].

Архив организует прием  и рассмотрение запросов граждан  в установленном законодательством порядке.

Исполнение запросов в архиве организуется при наличии  в запросе названия организации (для граждан — фамилии, имени  и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок  запрашиваемой информации. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.

Архив осуществляет прием  граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в архив, ведется в специальном журнале (приложение А). Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

Существуют следующие виды запросов:

- тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);