PR в системе внутренних коммуникаций предприятия

 

2.3 Построение организационной  структуры   

 Организационная структура  управления – это совокупность  взаимосвязанных звеньев находящихся в строгом соподчинении между управляющей и управляемой подсистемой;  иерархическая диаграммы, показывающая состав, подчиненность и связи структурных единиц какой-либо организации. Организационная структура после преобразований на рис.2.1.

 

Рисунок 2.1 – Организационная структура ОАО «Прогресс» после преобразований 

Организационная структура  отдела корпоративных коммуникаций представлена на рис. 2.2.

Рисунок 2.2 – Организационная  структура отдела корпоративных  коммуникаций 

2.4 Разработка положения о структурном подразделении

 

Положение о структурном  подразделении — документ, в котором  определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

По своему статусу положение  о структурном подразделении  является внутренним нормативным документом, на основании которого организовывают повседневную деятельность данного подразделения, оценивают результаты работы, составляют должностные инструкции, определяют задачи, функции, права и обязанности, а главное — ответственность работников.

Существуют различные  варианты содержания положения о  структурном подразделении. Для  выявления оптимальной структуры  положения необходимо составить таблицу отражающую структуру нескольких типовых положений, на основе которой будет разработано положение об отделе корпоративных коммуникаций. Структура типовых положений приведена в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Структура типовых  положений об отделе корпоративных коммуникаций

Положение 1	Положение 2	Положение 3
1. Общие положения 1.1. Отдел корпоративных коммуникаций является самостоятельным структурным подразделением организации. 1.2. Отдел создается и  ликвидируется приказом генерального директора. 1.3. Отдел подчиняется  непосредственно генеральному директору. 1.4. Отдел возглавляет  начальник, на0значаемый на должность приказом генерального директора. 1.5. Начальник отдела должен  иметь профессиональное образование  и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет. 1.6. В своей деятельности  отдел руководствуется: 1.6.1. Конституцией РФ. 1.6.2. Трудовым кодексом  РФ и иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового права. 1.6.3. Уставом 1.6.4. Положением о персонале. 1.6.5. Настоящим Положением. 1.7. Работа отдела ведется  по годовым и квартальным планам. 1.8. Начальник отдела один  раз в квартал (другая периодичность)  представляет генеральному директору отчет о работе отдела.	1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции, права и ответственность отдела корпоративных коммуникаций. 1.2. Отдел корпоративных коммуникаций в своей деятельности руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом акционерного общества, Положением о персонале, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, иными нормативными правовыми и нормативно-методическими документами по вопросам работы с общественностью. 1.3. Отдел корпоративных коммуникаций является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется генеральному директору. 1.4. Штатная численность и структура отдела определяются генеральным директором акционерного общества. 1.6. Непосредственное руководство  работой отдела осуществляет зам. генерального директора ОАО «Прогресс», на должность которого приказом генерального директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы как специалиста по связям с общественностью не менее 5 лет. 1.7. На период отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на старшегшо специалиста по связям с общественностью, на  которого возлагаются соответствующие права и ответственность за неисполнение обязанностей.	1. Общие положения 1.1. Отдел корпоративных  коммуникаций  является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно зам. ГД. 1.2. Отдел корпоративных  коммуникаций возглавляет начальник отдела. 1.3. Назначение и освобождение начальника отдела корпоративных коммуникаций производится приказом генерального директора.
2. Структура 2.1. Структуру и штатную  численность отдела утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности организации, по представлению начальника отдела корпоративных коммуникаций и по согласованию с отделом организации и оплаты труда. 2.2. Отдел корпоративных  коммуникаций имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки и пр.) В составе отдела могут образовываться и иные структурные единицы, например, бюро (сектор) по оформлению пенсий, по контролю за состоянием трудовой дисциплины и др. 2.3. Распределение обязанностей  между работниками бюро (секторов, групп) производится начальником отдела корпоративных коммуникаций. 2.4. Главные специалисты  (руководители) бюро (секторов, групп и пр.) в составе отдела корпоративных коммуникаций, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела корпоративных коммуникаций. 2.5. Работники отдела в  своей деятельности руководствуются должностными инструкциями.	2. Основные цели и задачи отдела	2. Основные задачи, принципы
3. Задачи	3. Функции отдела корпоративных коммуникаций.	3. Функции
4. Функции	4. Права отдела корпоративных коммуникаций.	4. Права
5. Права	5. Ответственность	5. Руководство
6. Взаимоотношения	6. Взаимодействие	-
7. Ответственность	7. Материально-техническое  обеспечение	-
-	8. Организация работ	-

 

Основываясь на данные таблицы 2.2, были отобраны оптимальные разделы для положения об отделе корпоративных коммуникаций ОАО «Прогресс», которое представлено ниже.

 

 

 

 

     

                                                                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                Генеральный  

                                                                                                                директор

ОАО «Прогресс»                                                                                  ___________И.О.Ф.

ПОЛОЖЕНИЕ                                                                                      00.00.0000

06.12.2012 №0003

г. Южно-Сахалинск

 

Об отделе корпоративных  коммуникаций (ОКК)

 

1. НАЗНАЧЕНИЕ

Настоящее Положение устанавливает  организационно-правовое положение, задачи, функции, ответственность и взаимоотношения  отдела корпоративных коммуникаций с другими структурными подразделениями.

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящее Положение применяется  генеральным директором, заместителями  директора, начальником отдела корпоративных коммуникаций, а также используется во взаимодействующих структурных подразделениях.

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

PR - Паблик Рилейшнз — самостоятельная функция менеджмента по установлению и поддержанию коммуникаций между организацией и её общественностью.

Коммуникация — это  обмен информацией между двумя  или более людьми. Именно коммуникации являются предметом дисциплины ПР. Установление и ведение необходимых внешних и внутренних коммуникаций организации имеет стратегическую значимость для достижения организационных целей.

Общественность – это  группа людей, сложившаяся под влиянием определенных обстоятельств, реагирующих на разнообразные проблемы одинаково.

Мнение  —   это   выраженное  отношение  по   какому-либо  вопросу.

Общественное мнение —  это совокупность многих индивидуальных мнений по конкретному вопросу, затрагивающему группу людей. Общественное мнение — это консенсус.

Структурное подразделение  – официально выделенная часть организации  вместе с относящимися к ней работники, выполняющими установленный круг обязанностей и отвечающих за выполнение возложенных на них задач.

 

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Отдел корпоративных  коммуникаций является самостоятельным  структурным подразделением организации. 

4.2 Отдел корпоративных  коммуникаций создается, реорганизуется  и ликвидируется приказом генерального  директора организации.

4.3. Отдел корпоративных  коммуникаций непосредственно подчиняется  заместителю генерального директора  по коммерческим вопросам.

4.4. Отдел корпоративных  коммуникаций возглавляется начальником  отдела корпоративных коммуникаций, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора организации по представлению заместителя генерального директора по коммерческим вопросам.

4.5. Начальник отдела корпоративных  коммуникаций осуществляет непосредственное  руководство деятельностью отдела  и контролирует работу всех  входящих в состав отдела структурных  подразделений и работников.

4.6. На должность начальника  отдела корпоративных коммуникаций  назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы в области управления персоналом, в т.ч. на руководящих должностях, не менее пяти лет.

4.7. Должностные обязанности,  права и ответственность каждого  работника отдела корпоративных  коммуникаций устанавливаются должностной  инструкцией, которая согласовывается с начальником отдела и утверждается генеральным директором организации.

4.8. Отдел корпоративных  коммуникаций в своей деятельности  руководствуется:

- нормативными правовыми  актами, другими руководящими и  методическими материалами по управлению персоналом;

- методическими материалами,  касающимися соответствующих вопросов;

- Уставом организации;

- приказами, распоряжениями  генерального директора организации  (непосредственного руководителя);

- настоящим положением.

4.9. Отдел корпоративных  коммуникаций имеет круглую печать  с обозначением своего наименования.

 

 

 

5. СТРУКТУРА

5.1. Структуру и штатную  численность отдела корпоративных  коммуникаций утверждает генеральный директор организации, по представлению начальника отдела корпоративных коммуникаций и по согласованию с отделом организации и оплаты труда.

5.2. Структура отдела корпоративных коммуникаций отображена на схеме.

6. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основные задачи отдела корпоративных  коммуникаций:

6.1. Общее планирование  деятельности отдела.

6.2. Организацию эффективного  взаимодействия со средствами  массовой информации.

6.3. Информирование клиентов  и партнеров о происходящим  изменениях в организации, о введении новых технологий, методов и др. и поддержание с ними благоприятных отношений.

6.4. Установление и поддержание  благоприятных отношений с местными  и муниципальными правительственными органами, общественными организациями.

6.5. Кризисный PR,

6.6. Осуществление функции внутреннего PR,

6.7. Осуществление постоянного мониторинга и анализа СМИ.

 

7.ФУНКЦИИ

В соответствии с основными  задачами на отдел корпоративных коммуникаций возлагаются следующие функции:

1. Информационное представительство предприятия в государственных и муниципальных органах. Планирование и организация информационных программ, касающихся работы предприятия.
2. Создание системы источников деловой информации.
3. Анализ и обобщение первичной деловой информации, разработка форм ее представления.
4. Формирование с помощью средств массовой информации у общественности объективного представления о предприятии.
5. Реагирование на высказанные в адрес предприятия критические замечания (подготовка выступлений, пресс-конференций и сообщений в средствах массовой информации).
6. Обеспечение информацией о деятельности предприятия заинтересованных лиц. Обобщение, анализ и доведение до сведения руководства предприятия материалов, опубликованных в печати и посвященных предприятию и отрасли в целом.
7. Организация пресс-конференций, круглых столов, проведение встреч и интервью с представителями средств массовой информации по актуальным вопросам текущей деятельности предприятия.
8. Подготовка видеофильмов, создание и пополнение видео- и фонотеки о деятельности предприятия и его подразделениях.
9. Обеспечение взаимодействия с центрами изучения общественного мнения и составление собственных программ по изучению и определению мнения общественности о деятельности предприятия.
10. Проведение мероприятий для подключения пользователей к внешним и локальным сетям обмена информацией.
11. Рассмотрение писем граждан, организация их проверки, подготовка соответствующих предложений, а также организация приема граждан.
12. Взаимодействие со средствами массовой информации, общественными организациями для своевременного информирования общественности о важнейших событиях в деятельности предприятия. Представление с помощью средств массовой информации отношения пред<span class="List_0020Paragraph__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'A