Архивная служба в Тюменской области, структура, состояние, перспектива

Деятельность государственных  архивов Тюменской области осуществляется в соответствии с ведомственной целевой программой «Основные направления развития архивного дела в Тюменской области» на 2011-2013 годы, утвержденной распоряжением Правительства Тюменской области от 14.09.2010 №1375-рп (с изменениями от 19.12.2011 №2399-рп).

В программе определена цель отрасли:

Создание условий для  удовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций Тюменской  области в ретроспективной информации и сохранение для общества и государства  их исторического наследия.

Достижение цели реализуется  посредством выполнения трех задач:

1. Оптимальное формирование  архивных фондов Тюменской области  и эффективное использование  имеющихся материальных средств  и ресурсов;

2. Обеспечение сохранности  архивных фондов Тюменской области  в соответствии с нормативами  и ГОСТами;

3. Повышение качества  оказания информационных услуг.

Работа государственных  архивов направлена на выполнение запланированных  показателей деятельности и эффективности  по каждой из задач и проводится в соответствии с государственными заданиями, доведенными до государственных архивов приказами Управления от 11.01.2010 №№1-4 «О государственном задании». В соответствии с бюджетным планированием, ориентированным на конечный результат достижения определенной задачи, каждому государственному архиву определены конкретные годовые показатели деятельности и эффективности.

2.1 Статистическая информация о деятельности управления по делам архивов

В 2011 г. состоялось 4 заседания  областной межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию документов. За 2011 год комиссией рассекречено 2308 дел (11029 документов) Государственного архива социально-политической истории Тюменской области (далее - ГАСПИТО), Государственного архива Тюменской области (далее - ГАТО). Рассекречивались документы Ханты-Мансийского окружкома КПСС, Тюменского горкома КПСС, Тюменского горисполкома¹⁷.

В рамках проводимой административной реформы продолжается внедрение  в деятельность архивных учреждений административных регламентов выполнения государственных (муниципальных) функций  и оказания государственных (муниципальных) услуг. Управлением в 2011 г. действующие  административные регламенты были приведены  в соответствие Федеральному закону от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации  предоставления государственных и  муниципальных услуг». В регламентах  предоставления государственных услуг  прописаны стандарты предоставления услуг, особенности оказания услуг  в электронном виде.

Улучшение физического состояния  дел проводилось в плановом порядке, отреставрировано за год государственными архивами 2439 дел, 64405 листов. Всего в  государственных архивах по состоянию  на 31.12.2011 необходимо отреставрировать 44347 ед. хр. (в 2011 г. выявлено дополнительно 2585 ед. хр., нуждающихся в реставрации). Подшивке и мелкому ремонту в  госархивах было подвергнуто 1860 ед. хр., в муниципальных архивах – 1349 ед. хр.

В 2011 г. микрофильмирование ОЦД не проводилось, в государственных  архивах всего микрофильмировано 23912 ед. хр. управленческой документации, 3656 ед. хр. фотодокументов. Всего 27568 ед. хр. имеет страховой фонд, страховому копированию подлежит 15401 ед. хр. (в 2011 г. выявлено 1033 ед. хр. ОЦД).

Продолжалась работа по организации  хранения документов в коробках. Всего  за год госархивами закартонировано 66305 ед. хр. (закартонировано 54,5% дел), муниципальными архивами – 64921 ед. хр. (закартонировано 72,8% дел). В госархивах проведена проверка наличия и состояния 20012 дел, после проверки коробки и связки опечатаны¹⁸.

С целью выявления уникальных и особо ценных документов было просмотрено 6032 дел. Распоряжением Правительства Тюменской области от 23.11.2011 № 2346-рп «Об утверждении списка уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области» включено в реестр 7 документов.

Архивные учреждения области  продолжали работу по формированию архивных фондов Тюменской области.

Принято на хранение в 2011 г. :

- в государственные архивы: 3056 ед. хр. управленческой документации, 2319 ед. хр. документов по личному  составу, 222 ед. хр. личного происхождения, 398 ед. хр. фотодокументов (в т. ч. 33 ед. хр. – от граждан), 13 ед. хр. фонодокументов, 145 ед. хр. видеодокументов (в т. ч. 3 ед. хр. – от граждан);

- в муниципальные архивы: 10831 ед. хр. управленческой документации, 4 ед. хр. НТД, 17547 ед. хр. документов по  личному составу, 111 ед. хр. личного  происхождения, 233 ед. хр. фотодокументов (в т. ч. 117 ед. хр. – от граждан), 1 ед. хр. фонодокументов, 35 ед. хр. видеодокументов (в т. ч. 7 ед. хр. – от граждан)¹⁹.

Объем принятых на хранение документов по личному составу ликвидированных  организаций в муниципальных  архивах превышает количество принятых дел постоянного хранения.

В соответствии с Регламентом  государственного учета осуществлялся  учет документов и фондов. Внесены  изменения и дополнения в традиционные учетные документы и базы данных «Архивный фонд». Продолжался ввод аннотаций, исторических справок, сведений об изменениях в составе и объеме фондов в базы данных «АФ». В «Фондовый  каталог» Тюменской области включены сведения о 100% фондов и описей, находящихся  на хранении в архивах Тюменской  области. В 2011 году во всех архивных учреждениях  области начато внедрение 4 версии «АФ». В государственных архивах по паспорту на 01.01.2012 числится 7592 фонда, данные о них включены в БД «Архивный  фонд», за год принято вновь 35 фондов, 2 фонда выбыло. В муниципальных  архивах по паспорту на 01.01.2012 числится 3490 фондов (включая фото-, фоно-, видео- фонды), данные о них включены в БД «Архивный фонд», за год внесены сведения по 84 фондам.

Оказание информационных услуг и использование архивных документов было направлено на удовлетворение потребностей населения, органов власти, организаций Тюменской области  в ретроспективной информации.

По запросам органов исполнительной власти и местного самоуправления предоставлены  информации:

- о формировании муниципальной  и государственной собственности;

- о формировании частной  собственности;

- об изменениях в структуре  органов местного самоуправления;

- о биографиях известных  жителей Тюменской области;

- об истории муниципальных  районов и городов.

Всего государственными архивами подготовлены 23 выставки, среди которых: «За Советы без коммунистов. Крестьянское восстание в Тюменской губернии 1924 года»; «Патриарх тюменской педиатрии»; «Строки, опаленные войной»; «Почетные  граждане г. Тюмени»; «105 лет российскому парламентаризму»; «Российское могущество Сибирью прирастать будет…» и др.

Продолжалось активное сотрудничество с ГТРК «Регион-Тюмень», телекомпанией  «Ладья», вышло в эфир 37 радио-, телепередач, в т. ч.: «Галерея почета», «Пионеры Тюмени о космосе и космонавтах»; «Истоки  высшего образования в Тюмени»; «Уроки истории. 1921 год. Великое противостояние»; «Посвящение подвигу Юрия Гагарина»; «Когда началась война…»; «Тюмень уходит на войну» и др.

В городской газете «Тюменский курьер» продолжалась публикация статей в рубриках «Тюменская городская  Дума 100 лет назад», «Тюменские даты: 2010 год». Всего опубликовано госархивами 66 статей в газетах, журналах.

Государственными архивами проведено 11 школьных уроков, 62 экскурсии, 10 встреч с общественностью, подготовлено 14 буклетов и презентаций архивных документов.

В городских и районных газетах опубликованы статьи, посвященные  юбилейным датам районов, населенных пунктов, предприятий. Муниципальными архивами подготовлено 39 выставок, 14 теле-, радиопередач, 72 статьи.

В 2011 г. муниципальными архивами проведено 8 школьных уроков, 11 экскурсий.

В январе 2011 г. между Управлением, государственными архивами Тюменской  области и отделением пенсионного  фонда Российской Федерации по Тюменской  области заключены соглашения об организации обмена документами  в системе электронного документооборота (СЭД) по телекоммуникационным каналам  связи. Государственными архивами проведена  работа по аттестации автоматизированных рабочих мест, используемых для работы с ПФР, приобретено программное  обеспечение VipNet. За 2011 г. по каналам связи от ПФР в государственные архивы поступило всего 253 запроса (2,6% социально-правовых). Финансовые вложения в организацию взаимодействия не принесли ожидаемого эффекта, в архив продолжают поступать запросы от граждан в традиционном виде.

В 2011 г. государственными архивами исполнен 13781 запрос граждан и организаций (в т. ч. социально-правовых – 9551, тематических – 4230), проведено 223 информационных мероприятия. Муниципальными архивами исполнено 30972 запроса граждан и организаций (в т. ч. социально-правовых- 25931, тематических- 5041), проведено 144 информационных мероприятия.

В течение 2011 г. читальные  залы посетили в государственных  архивах 788 пользователей (посещений 5375); в муниципальных архивах 247 пользователей (посещений 332).

Пользователям было выдано государственными архивами 159847 ед. хр., муниципальными архивами – 159000 ед. хр²⁰.

2.2 Электронный архив Тюменской области

Для повышения качества и оперативности  предоставления услуг по доступу  к ретроспективной архивной информации органам власти, организациям, учреждениям и физическим лицам и создания фонда пользования документов (исключение из оборота документов на бумажных носителях для обеспечения их сохранности) было принято решение о создании «Электронного архива Тюменской области» (далее – ЭА ТО).

Основные  задачи, которые должен решить ЭА ТО:

1.перевод  бумажных документов в электронный  вид (создание электронного графического  образа документа и связанной  с ним индексной информации) и  их размещение в компонентах  хранения документов (файловых хранилищах  и БД);

2.обеспечение  оперативного доступа пользователей  (сотрудников архивов и посетителей читальных залов) к электронным образам документов и элементам научно-справочного аппарата архивов, хранящимся в ЭА ТО, как через клиентские места в архивах, так и в режиме онлайн, в т.ч. через интернет:

3.обеспечение  возможности одновременной работы  с электронным документом нескольких пользователей.

В сентябре 2005 г. состоялся конкурс на разработку технического проекта «Электронного  архива». Наиболее соответствовало  техническому заданию конкурсное предложение ЗАО «ПроСофт-М». После разработки техпроекта было проведено в 2006 г. еще 2 конкурса: на сканирование документов и на разработку программного обеспечения и техническое сопровождение системы. Результатами конкурсов явилось подписание 5-летнего контракта на сканирование, 3-летнего – на разработку программного обеспечения с ЗАО «ПроСофт-М».

Работа  по созданию ЭА ТО началась в мае 2006 г. после заключения государственных контрактов на сканирование документов и разработку программно-аппаратного комплекса «Электронный архив Тюменской области».

В настоящее  время работа по сканированию и развитию системы продолжается. Для того чтобы  система отвечала всем предъявляемым требованиям, ведется планомерная работа по контрольной проверке образов документов.

Сегодня можно сказать о создании единого  электронного информационного пространства архивных учреждений Тюменской области, позволяющего пользователям иметь прямой, непосредственный доступ к информационно-поисковым системам и документам архивов через электронные сети. Конечно, нельзя сказать, что ЭА ТО решит любую проблему по поиску необходимой информации. Изначально определен малый комплекс документов из всех имеющихся в архивах области для перевода их в электронный вид. К примеру, всего в госархивах на хранении находится более 1 млн. 400 тыс. дел, за период реализации программы по созданию ЭА ТО в электронный вид переведено около 40 тыс. самых востребованных дел (2%)²¹.

В 2006-2008 гг. в рамках программы «Основные  направления информатизации Тюменской области (Электронная Тюменская область)» по разделу «Создание системы электронных архивов Тюменской области» выполнено:

1.созданы  в трех государственных архивах  Тюменской области автоматизированные информационные системы «Архив»;

2.отсканированы  все описи дел и более 15,6 млн. листов документов, более 3 млн. образов документов прошли все стадии проверочных мероприятий и загружены в системы ГАТО и ГА в Тобольске;

3.проиндексировано  из 1,4 млн. заголовков дел 1,2 млн.;

4.записано 2322 диска.

К документам планируется организовать распределенный доступ по скоростным каналам связи. Образы документов не размещаются на сервере, а хранятся на ДВД-накопителях в каждом из госархивов области. В 2007 г. был реализован пилотный проект Интернет-портала «Центральный узел Электронного архива Тюменской области». В настоящее время в системе находятся списки фондов Государственного архива Тюменской области, описи всех фондов, электронные образы описей. Дальнейшим этапом развития ЭА ТО является размещение образов документов. Запланировано построение билинговой системы, которая за просмотр образов документов позволит взимать определенную плату.

Создан фонд пользования  на DVD носителях на описи всех государственных  архивов Тюменской области, на 108,142 тыс. ед. хр. (более 33 млн. листов) особо  ценных и наиболее используемых документов. В 2011 г. объем работ по оцифрованию составил 11666 ед. хр. (2,8 млн. листов). Работа по сканированию выполнялась ОАО «ЭЛАР» планетарными сканерами²².

В 2010 г. в государственных  архивах Тюменской области в  открытый доступ выложены отсканированные  описи дел 4 государственных архивов  Тюменской области. Оцифрованные образы документов размещены на RAID-массивах. Сведения о составе всех открытых фондов областных государственных  архивов доступны через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет». Документы открытого  доступа могут просматриваться  пользователями после регистрации  в системе. Услуга виртуального читального зала востребована, за 2 месяца после  размещения документов архивных фондов более 65 тыс. раз пользователи просматривали  электронные описи и оцифрованные документы. В рамках выполнения плана  реализации стратегии информационного  общества «доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму» в государственных архивах Тюменской  области достигла 7, 7%.