Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

26. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях. М. - Научная книга. - 2002.

27. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ "Экономика и жизнь", 5 ноября 2002.

28. Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002.

29. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования// Наука и техника. - 2006. - № 11.

30. Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации// Управление человеческим потенциалом. - 2008. - № 2.

31. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592

32. Петров А., Мамед-заде Г. Регламентация управленческой деятельности //Кадровик. Кадровый менеджмент. 2006. - № 12.

33. Пономарева Н.Г. Современные требования к кадровой службе (отделу) - М.: "Омега-Л", 2006.

34. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: "Юстицинформ", 2005.

35. Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство// Секретарь-референт. - 2004. - № 11.

36. Сонин Д.О., Белов А.А. Системные принципы оценки и построения документационного обеспечения управления // ГОУВПО "Ивановский государственный энергетический университет имени В.И. Ленина" - "Вестник ИГЭУ" Вып. 1. - 2009.

37. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003. - 160 с.

38. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 2001.

39. Храмцовская Н.А., Документооборот 2010: что год грядущий нам готовит?//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 12.

40. Храмцовская Н.А. Ужесточение требований к документам коммерческих организаций//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 3. С.68-82;

41. Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 7. - С.66-78.

42. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 8.

43. Управленческая документация. Классификатор. - М.: Книга сервис, 2003. - 64 с.

44. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера.. - 2005. - № 7.

45. Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 12.

Интернет источники:

1. Аудит кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов/Евроменеджмент - http://opros.emd.ru/business/kk/kd.php

2. Документационное обеспечение  управления / Евроменеджмент - http://opros.emd.ru/business

3. Документопоток - www.termika.ru

4. Кадровое делопроизводство/ Эксперт - http://www.staffexpert.ru /content /Kadrovoe_deloproizvodstvo/

5. Кадровое делопроизводство: постановка, ведение, восстановление - http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/

6. Как не "угробить" компанию документооборотом/ Независимый  портал о системе электронной  документации - http://www.doc-online.ru/analytics/

7. Козлов М. Совершенствуем  Делопроизводство и документационное  обеспечение управления при помощи  технологий Cognitive Technologies - http://devbusiness.ru/startup/docman/improved_dm.htm

8. Оценка правильности  ведения кадровой документации - http://www.allunits.net/kadrdel.htm

9. Санкина Л. Система документационного  обеспечения в системе управления  персоналом // Библиотека журнала  Справочник кадровика -http://www.termika.ru.

10. Совершенствуем документационное  обеспечение управления предприятия - http://www.uprav.biz/materials/management/view/1471.html

11. Энциклопедия делопроизводства - http://www.termika.ru.

 

 

 

 

 

Приложение

Приложение

к приказу МЭС Урала

от 13.04.2010  № 260

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция по делопроизводству в  
филиале ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

 

2010

 

Введение	4
Глоссарий	5
I. Документооборот в филиале ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала	8
1. Общие положения организации  документооборота и делопроизводства	8
2. Организация работы с исходящей  корреспонденцией	8
3. Отправка документов через  почтовое отделение связи или  курьером	15
4. Организация работы с входящей  корреспонденцией	16
5. Определение ответственности  в части организации и осуществления  делопроизводства и документооборота  филиале ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала	18
Приложения и образцы к разделу I	21
II. Выпуск организационно-распорядительных документов,   протоколов совещаний	27
1. Основные положения	27
2. Выпуск организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений) по основной деятельности	27
2.1. Подготовка проекта организационно-распорядительного документа (приказа, распоряжения)	27
2.2. Проверка оформления проекта организационно-распорядительного документа (приказа, распоряжения)	30
2.3. Согласование проекта организационно-распорядительного документа (приказа, распоряжения)	30
2.4. Подписание, регистрация и рассылка  организационно-распорядительных документов (приказа, распоряжения) на ознакомление	33
2.5. Процедура внесения изменений (отмены) в организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения) МЭС Урала	34
2.6. Выпуск организационно-распорядительного документа (приказа, распоряжения) совместно с ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС» и сторонними организациями	34
2.7. Распределение ответственности за выпуск организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений) по основной деятельности	35
2.8. Организация выпуска приказов о командировании и обучении	36
3. Выпуск документов, отражающих управленческие решения (протоколы и поручения руководства ОАО «ФСК ЕЭС»)	37
3.1. Выпуск протоколов совещаний руководства МЭС Урала	37
3.2. Протоколы совещаний, выпускаемые совместно с другими организациями совещаний	39
3.3. Организация выпуска протоколов руководителей структурных подразделений филиала ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала	39
3.4. Организация выпуска протоколов  заседаний рабочих групп, комиссий, комитетов, экспертных советов, технических  совещаний	40
3.5. Определение ответственности за выпуск протоколов (поручений) руководства МЭС Урала	40
Приложения к разделу II	43
III. Контроль документов (поручений) в исполнительном аппарате  и филиале ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала
Общие положения	49
1.Работа с контрольными документами в филиале ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала	49
2. Сроки исполнения документов (поручений)	51
3. Определение ответственности по документам (поручениям)	51
4. Завершение работы с  контрольными документами (поручениями)	54
5. Меры воздействия, предусмотренные системой контроля	55

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Целью разработки настоящей Инструкции по делопроизводству является регламентация системы документооборота в филиале ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала, а также совершенствование системы документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В настоящей Инструкции по делопроизводству сформированы общие требования к документационному обеспечению управления в филиале ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала: организация документооборота, выпуск организационно-распорядительных документов, организация и обеспечение контроля исполнения документов (поручений) руководства ОАО «ФСК ЕЭС».

Положения настоящей Инструкции по делопроизводству распространяются на филиал ОАО «ФСК ЕЭС» МЭС Урала, филиалы ОАО «ФСК ЕЭС» СПМЭС, ЮУПМЭС, ППМЭС, а также на вновь создаваемые филиалы ОАО «ФСК ЕЭС».

 

 

 

Глоссарий

 

Сокращение		Полное название
АСУД	-	Автоматизированная система управленческого документооборота, используемая в исполнительном аппарате, филиалах и ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС».
Автор поручения	-	руководитель, выдавший поручение/лицо, подписавшее документ.
ГОСТ	-	ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов».
ГСДОУ	-	Государственная система документационного обеспечения управления.
ДЗО Общества	-	Дочерние и зависимые общества ОАО «ФСК ЕЭС».
Делопроизводители	-	1. Специалисты ОУД 2. Работники структурных  подразделений, ответственные за  ведение делопроизводства в отделе, службе.
Контролер(-ы)	-	Работники группы контроля Департамента документационного обеспечения и контроля ОАО «ФСК ЕЭС», осуществляющие контроль исполнения документов (поручений) выданных Председателем Правления или направленных в адрес Председателя Правления, а также в адрес Общества из внешних организаций.
КПЭ	-	Ключевой показатель эффективности.
Модуль «Федерация АСУД»	-	Функциональная возможность, реализованная в системе АСУД, позволяющая пользователям ОАО «ФСК ЕЭС», ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС», компаний, подключенных к АСУД (например,   ОАО «Холдинг МРСК»), осуществлять децентрализованный обмен документами и участвовать в обработке документов (например, согласование, ознакомление, контроль исполнения и др.).
МЭС Урала	-	филиал ОАО «ФСК ЕЭС» - Магистральные электрические сети Урала.
ПМЭС		Филиалы ОАО «ФСК ЕЭС»: Свердловское ПМЭС, Южно-Уральское ПМЭС, Пермское ПМЭС.
Филиалы	-	филиалы ОАО «ФСК ЕЭС» - магистральные электрические сети и предприятия магистральных электрических сетей.
Общество	-	Открытое акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы».
Органы власти всех ветвей и уровней	-	Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации; Правительство Российской Федерации и правительства стран СНГ, Государственная Дума Федерального собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального собрания Российской Федерации, органы исполнительной власти, главы республик, краев и областей.
ОРД	-	Организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность Общества формируемые в виде приказа или распоряжения.
Ответственный исполнитель	-	Лицо(-а), ответственное(-ые) за своевременность, качество и полноту исполнения документов (поручений), поставленных на контроль.
Поручение	-	Документ, издаваемый Председателем Правления, первыми заместителями Председателя Правления, заместителями Председателя Правления, заместителем Председателя Правления - главным инженером, содержащий поручения курируемым подразделениям или должностным лицам.
Приказ	-	Организационно-распорядительный документ, который издается в установленном порядке по вопросам деятельности Общества, в том числе по кадровым, во исполнение решений органов управления Общества, законов и иных нормативно-правовых актов Российской Федерации. Приказы имеют право подписывать: - Председатель Правления, а в  его отсутствие - лицо, назначенное  исполняющим его обязанности; - первые заместители Председателя  Правления при наличии доверенности (предоставляющей право подписания  распорядительных документов) или  приказа Председателя Правления, предоставляющего такое право.
Протокол совещания	-	Документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности, включая принятые по их итогам решения.
Рабочая группа	-	Совокупность исполнителей, осуществляющих выполнение производственных задач и несущих ответственность за результат работ.
Распоряжение	-	Организационно-распорядительный документ, издаваемый в установленном порядке по организационным и оперативным вопросам, стоящим перед конкретными подразделениями и работниками Общества. Распоряжения имеют право подписывать Генеральный директор, заместители Генерального директора.
Регламентирующие документы	-	Нормативные документы Общества (положения, регламенты, инструкции, методики и т.д.) а также документы издаваемые органами власти всех ветвей и уровней, устанавливающие требования (порядок, механизм) осуществления текущей деятельности.
Нормативные документы Общества	-	Документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики различных видов деятельности или их результатов.
Руководство Общества	-	Председатель Правления, первые заместители Председателя Правления, заместители Председателя Правления, Заместитель Председателя Правления - главный инженер и директора   ОАО «ФСК ЕЭС».
Руководители структурных подразделений	-	Руководители структурных подразделений МЭС Урала, руководители структурных подразделений ОАО «ФСК ЕЭС»
Руководители филиалов	-	директора филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - ППМЭС,  ЮУПМЭС, СПМЭС, их заместители.
Руководители организаций	-	Генеральные директора филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС, ДЗО Общества и директора ПМЭС.
Соисполнители	-	Лица, заинтересованные или задействованные при реализации описываемой деятельности (процесса).
Структурные подразделения	-	структурные подразделения исполнительного аппарата   ОАО «ФСК ЕЭС», структурные подразделения филиала ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала
Указание	-	Документ, издаваемый директорами Общества или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции и полномочий для организации выполнения функциональных задач, возложенных на подчиненные подразделения и указывающий как действовать во исполнение тех или иных поручений.
Центр компетенции	-	Структурное подразделение МЭС Урала или должностное лицо, уполномоченное руководством МЭС Урала, осуществляющее планирование, организацию и непосредственное участие в процессе, контроль организации и осуществления деятельности, а также являющееся ответственным за эффективность достижения результатов в рамках курируемого направления деятельности.

 

 

I. Документооборот в филиале  
ОАО «ФСК ЕЭС – МЭС Урала

 

1. Общие положения организации  документооборота и делопроизводства

1. Документооборот и делопроизводство в исполнительном аппарате и филиалах Общества осуществляется в едином информационном пространстве - АСУД.
2. Документы, согласованные и подписанные в электронном виде (без удостоверения собственноручной подписью и без оформления на бланке) в АСУД, являются подлинными.

1.3. Работники  и руководители структурных подразделений  осуществляют работу с документами  в АСУД самостоятельно.

1.4. Не допускается  внутренняя переписка между структурными  подразделениями по вопросам, которые  не требуют документального оформления  и могут быть решены путем  личных переговоров.

1.5. Начальник  каждого структурного подразделения назначает делопроизводителей в своём подразделении, которые обеспечивают проверку оформления и регистрацию документов, а также методологическую и консультационную поддержку работников соответствующего структурного подразделения в части делопроизводства и документооборота в МЭС Урала.

1.6. Документооборот Генерального директора, заместителей Генерального директора  организует и обеспечивает ОУД.

1.7. Документооборот  Директоров МЭС Урала организуют и обеспечивают делопроизводители соответствующих структурных подразделений, находящиеся в административном подчинении Директоров.

1.8. Документооборот руководителей  структурных подразделений организуют  и обеспечивают делопроизводители структурных подразделений.

1.9. Настоящая  Инструкция по делопроизводству  не регламентирует работу с  документами, содержащими грифы  «Государственная тайна» и «Секретно».

 

2. Организация работы с исходящей корреспонденцией

2.1. Центром  компетенции в части организации  и осуществления экспедирования  корреспонденции является ОУД.

2.2. Процесс  обработки исходящей корреспонденции  включает: создание проекта документа  в АСУД, согласование, рецензирование, подписание проекта документа, регистрацию  и рассылку подписанного документа.

2.3. Организация  выпуска исходящего документа  осуществляется руководителями  структурных подразделений:

- в инициативном  порядке в рамках основной  деятельности;

- на основании  поручений, выданных руководством  Общества, руководством МЭС Урала;

- в ответ  на запросы и поручения со  стороны руководителей филиалов  Общества, государственных органов, юридических или физических лиц.

2.4.Выбор  подписанта исходящего документа  осуществляется инициатором исходящего  документа в следующем порядке:

2.4.1. Письма в адрес Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального собрания Российской Федерации, глав правительств стран СНГ и высших должностных лиц иных зарубежных государств, глав субъектов Российской Федерации, первых руководителей федеральных министерств и иных федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, а также руководителей крупных финансово-промышленных групп и иных предпринимательских объединений подписываются только Председателем Правления ОАО «ФСК ЕЭС» или лицом, исполняющим его обязанности.

При оформлении исходящих писем, представляемых на подпись исполняющему обязанности Председателя Правления (при условии персонального возложения обязанностей), в подписи необходимо указывать занимаемую должность подписывающегося согласно штатному расписанию.

2.4.2. Первые заместители Председателя Правления, заместители Председателя Правления, Заместитель Председателя Правления - главный инженер, члены Правления имеют право подписывать письменную корреспонденцию в адрес руководителей комитетов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, заместителей (первых заместителей) руководителей федеральных министерств и иных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, заместителей руководителей субъектов Российской Федерации, заместителей (первых заместителей) руководителей крупных финансово-промышленных групп и иных предпринимательских объединений исключительно в рамках своих должностных обязанностей (полномочий), определенных приказом Председателя Правления ОАО «ФСК ЕЭС» о распределении функциональных обязанностей.

2.4.3. Генеральный директор филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала имеет право осуществлять переписку

• с главами и администрациями субъектов Российской Федерации, представительными органами,
• главами и должностными лицами иных органов муниципальных образований,
• с руководителями финансово-промышленных групп и иных предпринимательских объединений в регионе присутствия по вопросам, входящим в их компетенцию, а также в случае исполнения поручений руководства ОАО «ФСК ЕЭС», оформленных в виде резолюций или организационно-распорядительных документов.