Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

Документы, оформленные с нарушением правил подготовки и оформления исходящих писем и подписанные руководителями, не регистрируются в АСУД и возвращаются исполнителю на доработку.

2.25. После выполнения в АСУД операций «согласование», «проверка оформления» и «подпись» делопроизводитель регистрирует в АСУД исходящий документ. В случае если документ направляется внешним адресатам (сторонней организации (лицу) документ регистрируется только при наличии  подписанного оригинала документа.

2.26. Исходящие письма за подписью Генерального директора, заместителей Генерального директора, директора по поддержанию  состояния активов печатаются на бланке МЭС Урала установленного образца.

Исходящие письма за подписью руководителей структурных подразделений  печатаются без бланка,

Исходящие письма за подписью руководителей ЦУС печатаются на бланках ЦУС  установленного образца.

Использование бланков другой формы запрещено.

Документ, отправляемый только посредством факсимильной связи, может быть исполнен на копии бланка.

Письма за подписью руководителей двух и более организаций оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка.

Письма зарубежным партнерам оформляются на бланках для писем на английском языке и печатаются на английском языке. К такому письму обязательно прикладывается перевод, согласованный руководителем подразделения - исполнителя письма.

Исходящие документы, направляемые в сторонние организации (лицам) - внешним адресатам оформляются на бланке организации.

2.27. Исходящая корреспонденция после регистрации  отправляется в сторонние организации инициатором письма, либо делопроизводителем структурного подразделения  в день регистрации, а при позднем поступлении на следующий рабочий день до 12-00.

2.28. Датой документа является дата его регистрации.

2.29. Регистрационный исходящий номер документа состоит из индекса организации/делопроизводственного индекса структурного подразделения /порядкового номера.

Пример: М4/1/1.

Дата регистрации - обязательный реквизит документа.

При отправлении исходящему письму автоматически присваивается номер. Присвоенный в АСУД номер является единым для исходящего и входящего документа.

Например: исходящий документ из МЭС Урала в Ю-УПМЭС с присвоенным в АСУД номером М4/П1/1 в  Ю-УПМЭС будет учитываться как входящий с номером М4/П1/1.

Запрещена вторичная регистрация документа на бумажном носителе с присвоением документу номера, отличного от номера, присвоенного в АСУД.

2.30. Внутренняя переписка между исполнительным аппаратом ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, ПМЭС,  ДЗО Общества ведется в АСУД.

2.31. Повторная рассылка в бумажном виде документов, ранее зарегистрированных и разосланных в АСУД, запрещена.

2.32. Зарегистрированное исходящее письмо отправляется исполнителем внешнему адресату на бумажном носителе. В исключительных случаях при невозможности представления подписанного оригинала документа в режиме реального времени (например, если подписание документа произошло на удаленной территории) исполнитель должен представить делопроизводителю сканированную или факсимильную копию подписанного документа

2.33. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений МЭС Урала в адрес директоров ПМЭС, подписываются Генеральным директором или заместителями Генерального директора.

 

 

3. Отправка документов

3.1. Документы для отправки по  почте, а также экспресс - почте передаются в ОУД зарегистрированными, полностью оформленными, с указанием полного почтового адреса получателя в незапечатанном конверте, с указанием адресата, структурного подразделения - отправителя, способа и сроков отправки корреспонденции.

3.2. Специалист ОУД проверяет  правильность оформления документов, готовит корреспонденцию к отправке  в соответствии с указанием  исполнителя. Неправильно оформленная  в структурных подразделениях  корреспонденция не принимается к отправке и возвращается в соответствующее подразделение на доработку.

3.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются ОУД и отправляются  не позднее следующего рабочего  дня.

3.4. Документы с фиксированной  датой отправки (объемная отправка - более 10 штук) обрабатываются ОУД в течение 2-х рабочих дней.

3.5. При объёмной отправке (более 10 штук)  корреспонденция принимается в ОУД оформленная согласно п 3.1., с реестром отправки данной корреспонденции.

3.6. Срочные документы исполнитель  отправляет посредством факсимильной  связи, по электронной почте или  экспресс-почтой. Досылка оригинала  документа производится через  ОУД в соответствии с п. 3.1 настоящей  Инструкции.

3.7. Для учета отправляемых документов  по почте, экспресс -почте или курьером исполнитель документа должен делать соответствующие пометки в исходящей карточке документа, в которой указывает, каким образом был отправлен документ (почта - простое, заказное, ценное, DHL, ЕМС), а также дату отправки документа.

3.8. В целях оказания консультационной  поддержки работники ОУД осуществляют  проверку доставки отправляемой  документации. 

 

 

4. Организация работы с входящей корреспонденцией

 

4.1. Прием  и первичная обработка поступающей  в МЭС Урала корреспонденции осуществляется в ОУД.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений, проверяется комплектность. Ошибочно присланные документы возвращаются на почту.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним при регистрации документа в АСУД в поле «отметки канцелярии» делается соответствующая запись об отсутствии указанных в письме документов, приложений.

4.2. Входящие письма, поступившие  в адрес организации и зарегистрированные  в АСУД, не подлежат вторичной  регистрации, в том числе в  других структурных подразделениях.

4.3. Вся входящая корреспонденция  регистрируется в АСУД и представляется  адресатам в форме электронных  копий документов.

Зарегистрированные подлинники входящих документов, оформленные в бумажной форме, хранятся в подразделениях и сдаются в архив принятым порядком, за исключением следующих документов:

- решений, определений, постановлений арбитражных, третейских  судов и судов общей юрисдикции, копий решений, постановлений судебных  приставов, исполнительных документов  на взыскание с МЭС Урала  денежных средств или имущества, определений судов о немедленном  вступлении в законную силу  судебных актов, а также исковых  заявлений и жалоб третьих  лиц, которые передаются как в  форме электронных копий, так  и в исходной бумажной форме  не позднее окончания текущего  рабочего дня Генеральному директору, в его отсутствие - заместителю  Генерального директора по корпоративным  сервисам, курирующему правовые  вопросы.

В исключительных случаях (по запросам) могут представляться дополнительно в бумажной форме и другие входящие документы.

4.4. Не подлежат регистрации в АСУД документы, носящие личный, рекламный и информационно-справочный характер. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции.

4.5. Работники, ответственные за документооборот, на всех регистрируемых документах в АСУД проставляют идентичный номеру и дате регистрации в АСУД входящий номер документа: (индекс организации / делопроизводственный индекс структурного подразделения / порядковый номер) и дату его  регистрации.

Пример: М4/12/21.

4.5.1. С целью обеспечения учета  и сохранности документов входящие  документы подлежат регистрации  в день поступления.

При регистрации входящего документа в АСУД создается электронная копия документа, содержащая:

- регистрационную карточку  документа;

- отсканированный образ  или машиночитаемый текст.

В регистрационную карточку обязательно заносятся следующие идентифицирующие и учетные реквизиты документа:

- вид документа;

- регистрационный номер  и дата документа;

- адресат;

- сведения об авторе (корреспонденте, подписавшем документ): Ф.И.О., должность;

- наименование организации;

- исходящий (регистрационный) номер (при наличии) и дата документа у корреспондента;

- заголовок документа  или его краткое содержание;

- рубрики, исходя из  тематики документа;

- отметки ОУД.

4.5.2. Если в регистрируемом документе  имеется ссылка на другой документ  по данному вопросу, то в поле  «Отметки канцелярии» делается  соответствующая запись о наличии  указанных документов, которые прикрепляются  на закладке «Связанные документы».

В дальнейшем в карточке могут быть заполнены или изменены следующие графы: 

- отметка о постановке на  контроль;

- срок исполнения;

- ответственный исполнитель;

- резолюция/подрезолюция;

- отчет по документу. 

После заполнения регистрационной карточки документа работник структурного подразделения, ответственного за документооборот, направляет адресату в АСУД на ознакомление или исполнение документы, используя механизм создания резолюций в АСУД.

4.6. Все имеющиеся приложения  к входящей корреспонденции от  сторонних организаций на бумажных  носителях передаются адресату  вместе с зарегистрированным  письмом.

4.7. Все приложения к входящей  корреспонденции на бумажных  носителях, поступившей по АСУД, передаются адресату с сопроводительной  запиской с указанием входящего  № документа, при этом в карточке  документа в поле «Отметки  канцелярии» делается отметка  о том, куда и когда переданы  приложения.

4.8. Поступившие  в ОУД документы, являющиеся приложениями  к письмам, поступившим в МЭС  Урала по АСУД, передаются  исполнителю, о чём делается пометка в  карточке документа в поле «Отметки канцелярии» (указывается дата поступления и подразделение, куда переданы приложения).

4.9. На документы, поступившие в МЭС Урала повторно, ставится уже существующий  регистрационный  номер и дата регистрации, а  также указывается  дата повторного  поступления и на бумажном  носителе и в карточке документа,  затем документ передаётся исполнителю.

 

4.10. Документы, поступившие в адрес МЭС Урала без указания подразделения и конкретного адресата регистрируются и рассылаются ОУД в АСУД в день поступления, либо при позднем поступлении (после 18.00) на следующий день (до 12.00).

Все документы без указания адресата обязательно рассматриваются руководителем Отдела управления делами, в его отсутствие ведущим специалистом ОУД.

4.11. Специалист ОУД не позднее окончания текущего рабочего дня направляет:

4.11.1. В юридический отдел следующие документы:

- судебные акты (решения, определения, постановления) арбитражных судов, судов общей юрисдикции, третейских  судов и иные документы, поступившие  из этих органов;

- претензии, исковые заявления, апелляционные  и кассационные жалобы, ходатайства  и заявления лиц, участвующих  в деле;

- документы, связанные с исполнительным  производством (судебные приказы, исполнительные  листы, постановления судебных приставов, постановления органов, уполномоченных  рассматривать дела об административных  правонарушениях);

- документы, связанные с привлечением  филиала или его должностных  лиц и работников к административной  ответственности (протоколы об административном  правонарушении, определения и постановления  органов, уполномоченных рассматривать  дела об административных правонарушениях). 

Копии судебных актов, предусматривающих взыскание с МЭС Урала денежных средств и (или) имущества, исполнительных документов направляются заместителю генерального директора по экономике и финансам.

Указанный вид документов регистрируется и отправляется в АСУД специалистом ОУД на имя заместителя генерального директора по корпоративным сервисам, а также передается на бумажном носителе.

4.11.2. В Службу учета и отчетности документы, полученные из налоговых органов:

- решения  о привлечении к налоговой  ответственности за совершение  налогового правонарушения;

• требования об уплате налоговых санкций;
• требования о представлении документов (сведений).

Указанный вид документов передается работником ОУД в структурное подразделение на бумажном носителе.

 Документы, поступившие в МЭС Урала без сопроводительного письма (кроме указанных в пункте 4.11.), регистрации в ОУД не подлежат. На данных документах проставляется дата поступления в МЭС Урала. Документы передаются в структурные подразделения по принадлежности в тот же день.

 

 

 

 

5. Определение ответственности  в части организации и осуществления 

делопроизводства и документооборота в МЭС Урала

5.1. Ответственность  за организацию и осуществление  контроля выполнения требований, установленных разделом I настоящей Инструкции по делопроизводству правил и порядка работы с документами, а также представление методологической и консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК (Группа экспедиции, Отдел делопроизводства (делопроизводители/секретари-референты).