Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

 

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………..……………………………………………....3

Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документации управления персоналом

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства……………5

1.2Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом………………………………………..................................................7

1.3Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом ………………………………………………………………………11

1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом…………………………………………………………12

Глава 2 Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

2.1 Характеристика МЭС Урала.……………………………………………….17

2.2 Характеристика управления персоналом…………………………………..19

2.3 Характеристика персонала  организации ………………………………......24

2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала………………………………………………………26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………...………………………………………………………..36

Рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом…………………………………………..38

Библиографический список……..………………………………...…………….39

Приложения…………………...……………………………………...………….43

 

 

 

Введение

 

Актуальность исследования. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования дипломного проекта являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Объект работы – система документации управления персоналом.

Предмет – система документационного обеспечения управления персоналом

в МЭС Урала.

Целью дипломного проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать теоретические  основы системы документационного  обеспечения управления персоналом  и определить его место в  системе управления персоналом.

2. Определить роль системы  кадрового делопроизводства в  системе управления персоналом.

3. Исследовать методику  оценки состояния и совершенствования  системы документационного обеспечения  управления персоналом.

4. Дать общую характеристику  предприятия.

5. Проанализировать функцию документации управления персоналом в МЭС Урала.

6. Разработать рекомендации по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала. 

Методы исследования:

1. Анализ литературных источников  по системе документирования управления персоналом.
2. Анализ документов организации МЭС Урала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

 

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".

Положения Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации" позволяют предприятию грамотно разработать систему охраны труда, создавать здоровые и безопасные условия работы для своих сотрудников.

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

N 225 "О трудовых книжках" и  Постановление Минтруда России  от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении  Инструкции по заполнению трудовых  книжек", которые помогут правильно  заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в  нее соответствующие изменения  или оформить дубликат вместо  испорченного или утраченного  документа.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее – Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

 

 

1.2   Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

По мнению Т.В. Кузнецовой [2.17, с. 24] ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [2.12, с. 14].

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

• документирование
• организация работы с документами (управление документацией предприятия)

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации .