Основная составляющая коммуникаций в процессе управления

2. Деловая переписка – это  деловое письмо (служебное послание  в виде официального документа,  а так же в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений  и ответов на них). При составлении делового письма нужно, чтобы оно было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием излишней солидарности.

3. Деловое совещание – это  дискуссия с целью разрешения  организационных задач, включающая  в себя сбор и анализ информации, а также принятие решений.

Деловые совещания можно классифицировать следующим образом:

1) по форме организации: диктаторское (ведущая роль принадлежит руководителю); сегрегативное (доклады участников заранее планируются); дискуссионное (свободный обмен мнениями и информацией с последующим утверждением решения руководителем); кулуарное (продолжение другого совещания).

2) по целевой установке: информационное (доклад о текущей работе); направленное  на принятие решений; творческое (его целью является поиск новых  идей и путей развития).

4. Деловые переговоры – это  деловое общение с целью устранения  противоречий между собеседниками  и выработки общего решения.

Рассмотрим два подхода к  ведению переговоров:

1) позитивный подход предполагает  наличие двух возможных альтернатив  поведения собеседников: уступать  или не уступать;

2) принципиальный подход предполагает  стремление участников к компромиссу  и взаимной выгоде. В данном  случае переговорный процесс  состоит из трех этапов. На  первом этапе собирается информация и определяются первостепенные вопросы, нуждающиеся в согласовании. На втором разрабатываются пути их решения. В итоге вырабатывается компромиссное решение, которое затем утверждается.

5. Публичное выступление – это  непосредственное речевое воздействие  выступающего на аудиторию. В зависимости от целей публичное выступление делится на информационное, побуждающее (митинг, предвыборная речь) и убеждающее (торжественная речь).

2.4. Коммуникационные процессы на примере предприятии

ООО «Галерея окон»

Основной вид деятельности предприятия  – изготовление и монтаж оконных  конструкций. Дальнейшее развитие рынка, появление и усиление конкуренции  привело к расширению сфер деятельности и в настоящее время ООО  «Галерея окон» осуществляет следующие  виды деятельности:

а) производство оконных конструкций;

б) изготовление и монтаж дверных  блоков;

в) изготовление срубов домов;

г) отделка фасадов зданий.

ООО «Галерея окон» является одним  из ведущих предприятий в данной отрасли. Потребителями продукции  являются и население, и различные  предприятия, организации, учреждения. Потребители хорошо осведомлены  о работе ООО «Галерея окон» и  отзываются о нем положительно, и  именно поэтому, несмотря на жесткие  условия конкуренции, ООО «Галерея окон» занимает лидирующее место  на рынке оконных конструкций.

В настоящее время на рынке РБ достаточно много фирм, производящих и реализующих аналогичную продукцию. Конкурентов фирмы можно классифицировать следующим образом:

-     видовая конкуренция возникает, когда имеются товары, предназначенные для одной и той же цели, но различающиеся каким-либо важным для потребителя параметром, для ООО «Галерея окон» видовой конкуренцией является конкуренция со стороны предприятия ООО «Эколес», который выпускает оконные конструкции из дерева;

-     межфирменная конкуренция возникает в ситуациях, когда различные фирмы выпускают практически идентичные изделия, которые могут отличаться разве что по качеству, межфирменная конкуренция для ООО «Галерея окон» представлена со стороны ООО «Мегапласт», ООО «Риком Башкортостана», ООО «Мастер окон», ООО «Оконный базар».

Поставщиками материальные ресурсов для ООО «Галерея окон» являются как отечественные фирмы, так  и зарубежные производители (например, профили для оконных конструкций  поставляются из Дании и Германии)

ООО «Галерея окон» обладает современной  материально-технической базой, которая  постоянно модернизируется, совершенствуется, увеличивается. Продукция изготавливается  только из высококачественных материалов с использованием новейших технологий.

В настоящий момент на предприятии  трудятся около 250 человек из них 25 руководителей. В целом можно сказать, что  и руководящий состав, и инженерно-технические  работники, и рабочие высококвалифицированные  специалисты в области пластиковых  окон.

Как, пожалуй, на любом другом предприятии  в основу построения организационной  структуры положены несколько принципов:

-      производственный, т.е. в основу построения цехов положен определенный технологический процесс, так, например, образованы цех алюминиевых конструкций и участок ПВХ;

-      количественный, например, бригада монтажников состоит из 3 человек, этого достаточно для решения поставленной им задачи – монтаж оконных блоков;

-      функциональный, так, например, образованы такие отделы как бухгалтерия, отдел технологов.

Структуре управления ООО «Галерея окон» присуща централизация  полномочий и ответственности. Это  проявляется в четком распределении  функциональных обязанностей между  подразделениями, коммуникациями сверху вниз, единоначалии при распределении  полномочий и ответственности, некоторым  бюрократизмом в деятельности предприятия.

Деловое общение как  форма коммуникаций в управлении

Основными способами делового общения  на ООО «Галерея окон» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор.

Собрания проводятся по мере необходимости  при решении сложных проблем  с участием всего коллектива предприятия.

Совещания проводятся 3 раза в неделю (как правило, с 9.00 до 10.00).

Если классифицировать совещания, проводимые в ООО «Галерея окон», то можно выделить такие их виды как:

1)   по форме организации диктаторское, когда ведущая роль в процессе ведения совещания принадлежит генеральному директору

2)   по целевой установке иногда совещания принимают информационный характер (доклад о текущей работе), а иногда совещание направлено на принятие решения.

Однако, мною было отмечено не верное ведение совещаний. Основные ошибки, допускаемые руководством предприятия при проведении совещания – это:

- не устанавливается регламент  (порядок ведения совещания), что  приводит очень часто к спорам  и не деловой обстановке;

- не ограничивается время на  выступление

- не ведется протокол совещаний,  в результате многие принятые  решения остаются без должного  внимания со стороны их исполнителей, т.к. ответственность в данном  случае не фиксируется.

Деловые переговоры ведутся и высшим руководством, и рядовыми сотрудниками, например, менеджерами торгово-выставочных  залов в процессе общения с  потребителями.

 

 

 

Заключение

Коммуникационный процесс –  это обмен информацией между  двумя и более людьми. В коммуникативном  процессе выделяют четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

При коммуникационном процессе отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов: зарождение идеи → кодирование информации и  выбор канала → передача информации → декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя). Далее отправитель ждет, что получатель каким-то образом подтвердит факт получения  сообщения, степень понимания или  непонимания его смысла, иными  словами, установит обратную связь. Устойчивая обратная связь в процессе коммуникации позволяет существенно  повысить надежность обмена информацией  и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл  сообщения.

Существует множество классификаций  коммуникаций в процессе управления. По основным признакам коммуникации делятся на внешние и внутренние; восходящие, нисходящие и горизонтальные; вербальные и невербальные.

В организационных коммуникациях  могут возникнуть определенные преграды: искажение сообщений; информационные перегрузки; неудовлетворительная структура  организации; неудовлетворительный кадровый состав; конфликты между различными группами или подразделениями.

Путей преодоления преград в  процессе коммуникации существует достаточно количество, например, регулирование  информационных потоков, системы обратной связи, системы сбора предложений, современные информационные технологии.

Основой коммуникаций в управлении является управленческая информация –  это совокупности качественных и  количественных сведений о процесса, протекающих в организации и  ее окружении и способствующих преодолению  неопределенности.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и  избыток ненужной, дезорганизует  любую хозяйственную деятельность.

Особенностями информации как ресурса  являются: неисчерпаемость, сохраняемость и накапливаемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

К информации предъявляются такие  требования как: количественная и качественная полнота, актуальность, достоверность  и точность, полезность, характеризующаяся  экономией затрат на принятие решения.

Далее в ходе работы были рассмотрены  коммуникационные каналы и структуры. Взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется посредством  коммуникационных каналов.

Так же в работе рассмотрено деловое  общение как форма коммуникаций в управлении. Деловое общение  – это процесс речевого взаимодействия людей, в котором происходит обмен  деятельностью, информацией и опытом с целью достижения определенного  результата.

Формами делового общения являются: деловая беседа, деловая переписка, деловые переговоры, деловое совещание  и публичное выступление, каждое из которых имеет свои особенности.

В практической части курсовой работы были рассмотрены коммуникации в  управлении на примере ООО «Галерея окон».

-     Данное предприятие осуществляет следующие виды деятельности: производство оконных конструкций; изготовление и монтаж дверных блоков; изготовление срубов домов; отделка фасадов зданий. Потребителями продукции являются и население, и различные предприятия, организации, учреждения. Потребители хорошо осведомлены о работе ООО «Галерея окон» и отзываются о нем положительно, и именно поэтому, несмотря на жесткие условия конкуренции, ООО «Галерея окон» занимает лидирующее место на рынке оконных конструкций. Основными конкурентами фирмы являются ООО «Мегапласт», ООО «Риком Башкортостана», ООО «Мастер окон», ООО «Оконный базар».

В ходе проведенного анализа было выявлено, что на предприятии внешние  коммуникации осуществляются с потребителями, с поставщиками и посредниками, с  государственными органами власти, и  осуществляются в таких формах как  беседы, переговоры, совещания, письма и пр. Внутренние коммуникации так  же представлены во всех формах: приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение  и др.

По моему мнению, на каждом предприятии  существуют определенные преграды в  процессе коммуникации. На предприятии  «Галерея окон» к таким преградам  можно отнести: неудовлетворительный кадровый состав; информационные перегрузки; конфликты.

Для устранения такой преграды, как  информационные перегрузки, можно рекомендовать часть организационных и контрольных работ возложить на исполнителей.

Для устранения конфликтных ситуаций, как коммуникационных преград, мною рекомендуется использовать руководством и сотрудниками предприятия такой  метод преодоления конфликтов как  внутриличностные методы, которые могут быть полезными в любой обстановке.

Рассматривая деловое общение на предприятии, я пришел к выводу, что основными способами делового общения на ООО «Галерея окон» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор. Однако мною было отмечено, что проводя совещание руководство делает грубые ошибки, снижая тем самым эффективность коммуникаций в процессе совещания.

 

Список  использованной литературы

1.   Басовский Л.Е. Менеджмент. – М.: ИНФРА – М, 2000

2.   Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 504с.

3.   Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 410с.

4.   Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2002 

5. Веснин В.Р Основы менеджмента: Учебное пособие. – М, 2000.

6. Мескон М. Основы менеджмента/ Акад.нар.хоз-ва при Правительстве РФ,

7. Основы менеджмента /под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: Высшая школа, 2003. – 367с.

8. Смирнов Э.А. Теории организации. – М.: ИНФРА-М, 2000