Основная составляющая коммуникаций в процессе управления

Содержание

Введение

Глава 1. Коммуникации в процессе управления.

1.1. Основные понятия процесса принятия управленческого решения.

1.2. Классификация коммуникаций  в процессе управления.

1.3. Виды коммуникации и богатство информации.

1.4. Преграды при коммуникациях  в процессе управления и пути  их устранения.

Глава 2. Основная составляющая коммуникаций в процессе управления.

2.1. Коммуникационные каналы и  коммуникационная структура.

2.2. Принятие решения в реальной жизни

2.3. Деловое общение как форма коммуникаций в управлении

2.4. Коммуникационные процессы на примере предприятии ООО «Галерея окон»

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современное состояние общество, деятельность любого предприятия не возможна без  осуществления коммуникаций. Коммуникация – это процесс обмена информацией, опытом и сведениями между двумя  и более людьми.

Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия. И менеджер тратит на нее от 50 до 90% своего рабочего времени. С помощью  коммуникации руководство может  координировать деятельности как внутри предприятия, так и налаживать внешние  контакты. Без коммуникационных процессов  невозможна совместная работа коллектива. Невозможна и деятельность самого предприятия, так как любое предприятие  – это открытая система, взаимодействующая  с внешней средой (потребителями, конкурентами, поставщиками, государством и пр.), способом взаимодействия с  которой и является коммуникация.

Информация как основная составляющая процесса коммуникации сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любого предприятия. От своевременности  и качества информации зависит эффективность  принятия управленческих решений, и, соответственно, эффективность деятельности всего  предприятия.

Поэтому тема курсовой работы является очень актуальной в современных  рыночных условиях.

Целью курсовой работы является изучение учебно-методической литературы и периодических  изданий, проведение комплексного анализа  дельности ООО «Галерея окон» по выбранной теме курсовой работы, и на основе этого выработка предложений и рекомендаций по повышению эффективности коммуникации в процессе управления на данном предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Коммуникации в процессе управления

1.1 Коммуникационный процесс, его  элементы и этапы

Коммуникационный процесс –  это обмен информацией между  двумя и более людьми. В коммуникативном  процессе выделяют четыре базовых элемента:

а) отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и  передающее ее;

б) сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

в) канал, т.е. средство передачи информации;

г) получатель - лицо (лица), которому(ым) предназначена информация.

При коммуникационном процессе отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов (рисунок 1). Их задачей является составление  сообщения, выбор и использование  определенного канала для его  передачи таким образом, чтобы его  стороны поняли и разделили исходную идею.

 

Рис. 1. Процесс коммуникации

1. Зарождение идеи и отбор  сведений. Отбор бывает случайным  или целенаправленным, выборочным  или сплошным, предписанным или  инициативным, произвольным или  основывающимся на определенных  критериях.

2. Кодирование информации и выбор  канала. Здесь информация облекается  в ту форму, в которой будет  доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую,  звуковую, символическую и т.п.  Подбирается и подходящий способ (канал) ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода  искусственных сигналов или условных  знаков.

3. Передача информации. Она возможна  сразу несколькими способами.  Если информация важна, считается,  что не стоит ограничиваться  одним каналом, а нужно по  возможности дублировать этот  процесс по нескольки, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть. [2, с. 447]

4. Декодирование (перевод символов  отправителя в мысли получателя). Здесь получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает  информацию.

Отправитель же ждет, что получатель каким-то образом подтвердит факт получения  сообщения, степень понимания или  непонимания его смысла, иными  словами, установит обратную связь.

В идеале это должно происходить  без промедления (по возможности  обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия. Сигналами обратной связи при  устной коммуникации могут быть уточнение, обобщение, выражение чувств. Поскольку  они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Устойчивая обратная связь в  процессе коммуникации позволяет существенно  повысить надежность обмена информацией  и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл  сообщения.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель (менеджер).

В число факторов, влияющих на восприятие, входят:

1. Ситуация, в которой человек  получает информацию. Благоприятная ситуация сглаживает восприятие негативной информации, а неблагоприятная, наоборот, обостряет восприятие негативной, но ослабляет восприятие позитивной.

2. Глубина видения положения  дел предполагает, что человек  с широким кругозором и познаниями  легче воспринимает любую информацию  и спокойно реагирует на изменение  ситуации.

3. Личные и социальные особенности  отправителя (его статус) заключается  в том, что чем ниже его  положение в обществе, тем настороженнее  получатели в процессе коммуникации  относятся к предоставленным  им сведениям.

4. Стереотипы (менталитет, мировоззрение)  стандартизирует восприятие человеком  информации, облегчают его, но  делают чрезмерно субъективным  и искаженным.

5. Предрассудки. Присущи в основном  малообразованным людям и заключаются  в формировании мнения до знакомства  с информацией.

6. Отсутствие интереса. Обуславливается  отсутствием побуждающих мотивов  к восприятию информации (материальных  выгод, возможных потерь и т.д.).

7. Различное понимание символов, с помощью которых передается  информация. Даже в некоторых  странах различные символы имеют  различное значение. Например, собака  в некоторых странах является  «нечистым» существом, или тигр  – в некоторых странах это  символ силы, а у жителей Таиланда  и Индии вызывает чувство страха.

 

1.2. Классификация коммуникаций в процессе управления

Классификация коммуникаций в процессе управления представлена в таблице 1. Рассмотрим их более подробно.

В первую очередь коммуникации в  процессе управления делятся на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации – это обмен  информацией, который происходит между  предприятием и внешней средой. Они  позволяют предприятию быть в  курсе потребностей потенциальных  покупателей, работы поставщиков, посредников  и конкурентов, а также отслеживать  новые тенденции в науке (изобретения, технологии), изменения в политико-правовой, экономической и социально-культурной среде.

От эффективности организации  процесса внешних коммуникаций зависит  успех фирмы. Чем выше скорость передачи информации на предприятии и чем  она достовернее, тем продуктивнее оно работает. Примером последствий  предоставления недостаточно достоверной  информации является известное лекарство  для беременных женщин – теназадрин, которое использовалось во всем мире и привело к рождению огромного количества детей с неразвитыми конечностями. Оно рекламировалось как универсальное безопасное средство, тогда как испытания не были окончательно завершены. В результате фирма, производящее и реализующее эту продукцию, понесла огромные убытки и подорвала свой имидж.

Таблица 1

Классификация коммуникаций в процессе управления

Признак классификации	Виды по признаку
1. По субъектам	-     внешние -     внутренние
2. Деление внутренних коммуникаций	-     восходящие -     нисходящие -     горизонтальные
3. Управленческие коммуникации	-   межуровневые -   коммуникации по восходящей (снизу вверх) -   между подразделениями и отделами -   между руководителем и рабочей группой (сверху вниз) -   неформальные коммуникации
4. Способ общения	-     вербальные -     невербальные
5. По средствам общения	-     речевая -     паралингвистическая -     вещественно-знаковая

Внутренние коммуникации – это  коммуникации внутри предприятия, между  различными сотрудниками. Внутренние коммуникации подразделяются на:

а) восходящие коммуникации – это  процесс передачи информации от исполнителей (подчиненных) к руководителю. Данный вид передачи информации чаще всего  реализуются в виде отчетов о  деятельности сотрудника или подразделения  или рационализаторских предложений;

б) нисходящие коммуникации – это  процесс коммуникации между руководителем  и его подчиненными. Реализуется  в виде передачи подчиненным указаний;

в) горизонтальные коммуникации –  это процесс обмена информацией  между сотрудниками одного уровня (линейными  руководителями, которые не подчиняются  друг другу). Горизонтальные коммуникации происходят с целью обмена результатами работ, опытом и личной информацией.

Есть друга классификация внутренних коммуникаций, в которой управленческие коммуникации подразделяются на:

-     межуровневые;

-     коммуникации по восходящей (снизу вверх);

-     между подразделениями и отделами;

-     между руководителем и рабочей группой (сверху вниз);

-     неформальные коммуникации.

Помимо разделения на внутренние и  внешние, коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные.

Вербальные коммуникации – это  процесс общения при помощи слов, которые могут быть письменными  и устными. При работе предприятия  особое значение имеет письменная форма (документооборот), так как при  судебных разбирательствах во внимание берутся не устные договоренности, а письменные доказательства.

 

Невербальные коммуникации – это  общение с помощью мимики, жестов, поз, взглядов (недаром встречается  выражение «говорящий взгляд»).

В процессе коммуникации вербальные и невербальные символы могут  дополнять друг друга, а могут  противоречить. Это связано с  тем, что невербальное общение идет на подсознательном уровне и человек  редко может контролировать свои поступки. В настоящее время невербальному  общению уделяется особое внимание, так как оно более достоверно характеризует человека как личность и выявляет его истинные намерения.

Так же по средствам различают  речевую коммуникацию (письменную или  устную), паралингвистическую коммуникацию (жест, мимика, мелодия) и вещественно-знаковую коммуникацию (образцы продукции, изобразительное  искусство).

 

1.3. Виды коммуникации и богатство  информации

1. Коммуникации по нисходящей (руководитель - подчиненные): Это наиболее очевидный вид организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и подчиненными связаны

. с прояснением задач, приоритетов  и ожидаемых результатов;

. с обеспечением вовлеченности  в решение задач отдела;

. с обсуждением проблем эффективности  работы; достижение признания и  вознаграждения с целью мотивации;

. с совершенствованием и развитием  способностей подчиненных;

. со сбором информации о назревающей  или реально существующей проблеме;

. с оповещением подчиненного  о грядущем изменении;

. а также с получением сведений  об идеях, усовершенствованиях  и предложениях.

2. Коммуникации по восходящей  ( снизу вверх ): Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

3. Горизонтальные коммуникации (между  подразделениями): В дополнение к  обмену информацией по вертикали  (нисходящие или восходящие) организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях.  Организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен  информацией между ними необходим  для координации задач и действий. Поскольку организация

- это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно  добиваться, чтобы специализированные  элементы работали совместно,  продвигая организацию в нужном  направлении. В обмене информацией  по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в  формировании отношений сотрудничества между работниками организации.

Доказано, что такие отношения  являются важной составляющей удовлетворенности  работников организации.

4. Коммуникации между руководителем  и рабочей группой: В дополнение  к обмену информацией между  руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации  с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить  эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют  все члены группы, каждый имеет  возможность поразмышлять о новых  задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать  вместе, о предстоящих изменениях  и возможных их последствиях  для этого и других отделов,  о недавних проблемах и достижениях,  предложениях рационализаторского  характера.