Информация как важнеиший организационный ресурс

 

                  Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

• формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
• организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
• отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
• внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники  и информационных технологий в сфере  управления открывает возможности  более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Оснащение электронной техникой позволяет  экономить управленческие и накладные расходы:

• значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
• обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
• заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;
• в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

ЭВМ используются, прежде всего, для  обработки данных и решения расчетных  задач. В современных условиях ЭВМ  стали все чаще применять для  обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и  графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки.  Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические  средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную систему информации.

Организация за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый поиск  становится возможным при эффективном  размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о  кадровом составе работников, постоянно  обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным  признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
• использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;
• интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
• объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;
• использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Внедрение персональных компьютеров  в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

            Комплексные системы управления  персоналом могут использоваться  для автоматизации работы отдела  кадров, планово-экономического и  расчетного отделов, обучения  персонала на любом предприятии.  Что является основой управленческой  деятельности? В первую очередь  - это делопроизводство, охватывающее  процесс создания документов  и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот  на предприятии, зависит эффективность  работы предприятия в целом.  На качество управления предприятием  влияют такие факторы, как оперативность  и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность  работы справочно-информационной  службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация  документооборота необходима для:

• формирования целостной картины происходящего на предприятии;
• слаженной работы всех подразделений;
• улучшения качества обслуживания клиентов;
• эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

             По мере развития цивилизации,  внедрения в повседневную жизнь  достижений науки и техники  в делопроизводстве стала использоваться  оргтехника. И, наконец, когда  на смену печатной машинке  пришел компьютер, а переписка  стала возможной без использования  конвертов и почтовых марок,  совершенно очевидным стал тот  факт, что сегодня при работе  с информацией не обойтись  без использования новейших информационных  технологий:

• систем в архитектуре клиент-сервер;
• систем сканирования и распознавания текста;
• систем управления базами данных;
• систем поиска документов;
• Internet/Intranet.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Состояния дел  по информационному обеспечению       на ПРУП «БЦЗ»

 

 

    2.1 Автоматизация информационных потоков в заводоуправлении

 

   На сегодняшний день на  нашем предприятии проводиться  работа по внедрению информационных  технологий. Началось всё с внедрения  автоматизированных рабочих мест  в расчётном отделе, финансовом  отделе, материальной бухгалтерии  и т.д.

  В настоящее время на Производственном  РУП «БЦЗ» насчитывается 215 комплектов  ПЭВМ (из них 21 ноутбук). Современные  крупные информационные системы  немыслимы без использования  локальных вычислительных сетей  (ЛВС).Информация в такой системе  всегда хранится на сервере,  а её обработка распределена  между сервером и рабочими  станциями разными способами.  В нашем случае архитектура  «клиент-сервер». Важнейшим параметром  крупной информационной системы  является быстродействие при  значительном количестве пользователей,  а также надёжность, масштабируемость  и безопасность. Такая архитектура  позволяет оптимально распределить  работу между клиентскими и  серверной частями системы: приложение, работающее на рабочей станции,  посылает запросы на сервер, где  они принимаются и последовательно  отрабатываются специальными программами.  В результате на рабочую станцию  поступают только обработанные  данные, что радикально сокращает  информационные потоки в ЛВС.

  Сервер, как правило, - самый  мощный и самый надёжный компьютер.  Он подключён через источник  бесперебойного питания, в нём  предусмотрена системы тройного  дублирования. На предприятии имеется  3 сервера. Используемые серверные  операционные системы: Server 2003, системы управления базами данных: SQLServer, Lotus Domino Server. Проложено более 6000м кабеля «Витая пара» и 1000м оптоволоконного кабеля. 74 компьютера связаны в локальную сеть предприятия для работы со следующим комплексов программ:

  - Учёт расчётов с персоналом по оплате труда (сетевая версия «FoxPro/dos»),

  -  Учёт основных средств  (сетевая версия «For Windows»),

  - Учёт расчётов поставщикам  (книга покупок) (сетевая версия  «For Windows»)

  -  Учёт банковских операций (связь с клиент-банком АСБ  Беларусбанк) (сетевая версия «For Windows»),

  -  Учёт материалов (сетевая  версия «For Windows»),

  -  Учёт спецодежды и оснастки (сетевая версия «For Windows»),

  - Учёт расчётов с покупателями  и заказчиками (сетевая версия  «For Windows»),

  -   Учёт отгрузки продукции  (сетевая версия «For Windows»),

  -   Управление персоналом (сетевая версия «For Windows»),

  -   Выписка доверенностей  (сетевая версия «For Windows»),

  -   Главная книга.

  -   Учёт канцелярии

  Все комплексы программ «For Windows» эксплуатируются в единой базе данных на основе общей системы нормативно-справочной информации.

  В такой ответственной сфере,  как финансово-хозяйственная деятельность, велика опасность, как злоупотреблений,  так и неумышленной порчи данных  неумелыми действиями сотрудника  предприятия. И эта опасность  особенно актуальна, когда в  одной компьютерной сети с  одной базой данных одновременно  работает много людей. Каждому  сотруднику назначены индивидуальные  права доступа, как к разделам  информации, так и к функциям  Системы и только администратор  Системы может делать всё, в  том числе распределять права  между пользователями и отслеживать  действия, произведённые ими.

  В наше время распространенной  опасностью для программного  обеспечения , документов и системы  в целом являются компьютерные  вирусы, хакерские атаки, спамы  и шпионские программы. Для  решения этой проблемы на нашем  предприятии используется антивирусная  защита на базе приложений  «Лаборатории Касперского» антивирус  Касперского 6.0 для Windows Workstation. Данная программа обладает одним из самых совершенных механизмов обнаружения вирусов и сегодня практически на в чём не уступает зарубежным аналогам.

  Антивирус Касперского предоставляет  пользователям максимум сервиса  – возможность ежедневного обновления  антивирусных баз через Интернет, возможность задания параметров  автоматического сканирования и  лечения заражённых файлов.

  На предприятии используются  сетевые версии программного  обеспечения для таможенного  оформления товаров и уведомлений  о размещений товаров на складе: Автоматизированная система «Декларант»  и БТС: Специалист.

  Для учёта и контроля рабочего  времени на предприятии внедрён  программный комплекс «Forsec».

  Так же на предприятии  используется аналитическая правовая  система «Бизнес-Инфо» (сетевая  версия) и справочно-правовая система  «Консультант плюс».

  На предприятии широко используется  удалённый доступ настройки программного  обеспечения, сбора и обработки  информации, управления ПЭВМ на  расстоянии не более 5км.  Этот  процесс облегчает взаимодействие  серверов удалённого доступа  с клиентами и сетевыми операционными  системами, работающими в локальной  сети.