Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел

 

Проблемные аспекты  совещания

 

Почти каждому  из нас не раз приходилось участвовать  в различных совещаниях. И, думаю, многие слышали от сослуживцев следующее  высказывание: «Опять совещание, а когда  же работать?». Каждый день в нашей  стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в  качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные  совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия.

В литературе многие авторы обращают внимание на ошибки, допускаемые при проведении совещания. Например, Кабушкин выделяет следующие основные ошибки:

не регламентируется продолжительность совещания;

не соблюдается  установленная продолжительность;

не делаются перерывы;

не ограничивается время на доклады и выступления;

участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации.

В настоящее  время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний  помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, оно должно иметь хорошую  звукоизоляцию, нормальную температуру  и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

Основные  ошибки, допускаемые при определении  места проведения совещания: слишком  много совещаний проводится в  кабинете начальника;

в ходе совещания  ведутся телефонные разговоры и  даже принимаются посетители; помещение  для совещания плохо оборудовано  и недостаточно освещено.

При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны организаторов совещания. Выделяются 6 групп ошибок:

отсутствует главная тема совещания;

при наличии  нескольких тем совещания нет  обеспечения их точного разграничения  и соответствующего аналитического обсуждения;

участникам  предварительно не разъяснена суть обсуждаемой  проблемы;

в повестку дня  включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому  есть угроза, что совещание может  превратиться в обсуждение или в  ссору между отдельными участниками  или группами. Число участников, поставленных в позицию пассивных  слушателей, увеличивается;

на совещании  обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем  порядке; 

не удается  придерживаться повестки дня. Участники  отступают от нее и рассматривают  стихийно возникшие побочные темы или  какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.⁷

Н. Курбатова  и И. Сикачева также выделили следующие типичные ошибки (ситуации):

Ситуация 1. Отсутствие четкой цели. Инициатор совещания  не до конца осознает, какой результат  он хочет получить в итоге. Истинные цели совещания никому не понятны, нет  видимой пользы. Люди приходят на совещание  только потому, что за неявку ожидают  те или иные меры.

Ситуация 2. Излишняя формализация, отсутствие внутренней мотивации ведущего и участников совещания на его проведение. Высшее руководство компании обязало руководителей  отделов проводить еженедельные «планерки». При этом подразумевалось, что на этих совещаниях будут решаться текущие вопросы. Однако сами руководители отделов не умеют пользоваться совещанием как инструментом, считают его  лишь пустой тратой времени, и просто не знают, о чем следует на них  говорить. Результат – совещания  проводятся, но оперативное планирование существует само по себе, а совещания  сами по себе.

Ситуация 3. Неадекватность цели совещания. Совещание – это  всего лишь инструмент. И как любой  инструмент его важно использовать по назначению. Можно, конечно, молотком забивать кнопки. Но это не удобно. А вот разрезать шилом бумагу просто не получится. Так и совещание иногда пытаются использовать для совершенно не подходящих целей. Например, в одной компании на еженедельном совещании руководителей среднего звена (директоров магазинов) генеральный директор снова и снова надеется повысить компетентность своих сотрудников, сделать так, чтобы они, наконец, поняли, как нужно управлять своими подчиненными. Результат минимальный: монологи директора отнимают по четыре-пять часов каждую неделю, а «воз и ныне там».

Ситуация 4. Цели совещания и методы его проведения противоречат друг другу. Например, руководитель ставит цель принять совместное решение, а ограничивается монологом по проблеме минут на 60. В конце спрашивает: "Кто что хочет сказать?" Никто уже ничего не хочет сказать, все молчат и думают о том, как  бы поскорее уйти с совещания и  вернуться к своим рутинным делам.

Таким образом, из вышеперечисленного видно, что при  проведении совещания (в том числе  при оперативном совещании ОВД) могут возникнуть множество проблемных моментов, поэтому организаторы совещания  должны не допустить их возникновения.

Заключение

 

Подводя итоги  нашей работы, представляется целесообразным кратко изложить результаты с целью  освещения полученного знания, а  также его обобщенной оценки:

- рассмотрено понятие совещания,

- определены типы и виды совещаний;

- проанализирован порядок проведения совещания, выявлены типичные нарушения организаторов;

- подробно описан порядок подготовки к проведению совещания;

- обозначены документы, которые оформляются в результате проведенного совещания;

- выявлены насущные проблемы, стоящие перед проведением совещания.             

 Проанализировав  нормативно-правовую базу и имеющуюся  литературу по данной тематике, следует сделать вывод, что  при проведении совещания возникает  много проблем, а также ошибок  со стороны организаторов совещания.  В дальнейшем нужно обращать  внимание организаторов на насущные  проблемы и искать пути их  устранения.

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

Нормативно – правовые акты

 

Конституция Российской Федерации – М, 1193

Указ Президента РФ от 25.07.2006 №763 «О денежном содержании федеральных государственных гражданских служащих»  // Собрание законодательства РФ», 31.07.2006, №31 (1 ч.), ст.3459 (ред. от 17.12.2007)

Послание Президента  РФ  Федеральному Собранию РФ от 5 ноября 2008 г. // «Российская газета» от 6 ноября 2008 г. №230

Приказ МВД  РФ от 21.07.2006 №580  «Об утверждении  Инструкции по обеспечению особого контроля в системе органов внутренних дел Российской Федерации»

Приказ МВД  РФ от 25.10.2006 №846 «Об утверждении  типового положения о министерстве внутренних дел, главном управлении, управлении внутренних дел по субъекту российской федерации» // «Российская газета» №269 от 30.11.2006

Приказ МВД  РФ от 04.12.2006 №987 «О документационном обеспечении  управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации»

Приказ МВД  РФ от 20.11.2004 №755 «Вопросы правового  департамента МВД России и центра правовой информации МВД России»

Приказ МВД  РФ от 18.10.2005 №840 «Об организации планирования в системе органов внутренних дел Российской Федерации»

Приказ МВД  РФ от 28.12.2005 №1055 «Об организации  научного обеспечения и распространения  передового опыта в органах внутренних дел Российской Федерации и внутренних войсках МВД России»

Приказ МВД  РФ от 10.08.2003 №75 «О мерах по повышению  эффективности инспектирования  и контрольных проверок деятельности ОВД»

 

Основная  литература

 

1.   Афанасьев ВТ. «Научное управление обществом» (опыт системного исследования). М., Политиздат; 1973.

2.   Бурмистров В.Л., Иванов Н.Н., Шелякин Н.Д. «Организация и существование контроля в ОВД». Лекция, Академия МВД СССР; 1976.

3.   Васильев В.Н. «Контроль и проверка исполнения». В кн.:«Как организовать управленческий труд», М.,1971

4.   Годунов В.В. «Введение в теорию управления». М., 1967.

5.    Закон РФ от 18.04.91г. №1026-1 "О милиции".

6.    Капорцев А.Г. «Контроль в управленческой деятельности». М., Академия МВД СССР; 1981.

7.    Керженцев П.М, «Принципы организации». М., Юридическая литература; 1968.

8.    Лебедев М.П. «Государственные решения в системе управления социалистическим обществом». М., Юридическая литература; 1974.

9.   Малков В. Д. «Контроль в управленческой деятельности органов внутренних дел». М., Юридическая литература;1976.

10.      Майдыков А.Ф. «Содержание работы начальника городского (районного) органа внутренних дел». М,, Академия МВД РФ; 1989.

11.       Основин В. С. «Основы науки социального управления». М., Юридическая литература; 1989.

12.       «Основы научной организации управления и труда в органах внутренних дел». Под ред Зуйкова Г.Г.; Юридическая литература; 1974.

13.      Попов Г.Х. «Методы управления социалистическим производством» .М., 1973.

14.      Приказ МВД РФ от 1994 г. № 260 «О введении в действие Наставления по организации работы городских, районных органов внутренних дел и линейных органов внутренних дел на транспорте».

15.      Приказ МВД РФ № 420 от 14 сентября 1993 г. "О мерах по совершенствованию организации работы городских, районных органов внутренних дел и линейных органов внутренних дел на транспорте".

16.      Приказ МВД РФ № 252дсп – 97г. «Об утверждении нормативных актов, регламентирующих вопросы инспектирования органов внутренних дел».

17.      Тихомиров Ю.А. «Управленческое решение», М., 1972.

18.      Туманов Г.А. «Организация исполнения управленческих решений». В кн.: «Основы научной организации управления и труда в ОВД». М., Юридическая литература. 1974.

19.       Чекалин К. С. «Контроль деятельности советской милиции». М., 1976.

20.       Шелякин Н.Д. «Организационные и правовые проблемы контроля в МВД, УВД». Диссертация; Академия МВД СССР; 1977.

¹Керженцев П.М, «Принципы организации». М., Юридическая литература; 1968. С.78-79

 

² Годунов В.В. «Введение в теорию управления». М., 1967. С.36

³ Основин В. С. «Основы науки социального управления». М., Юридическая литература; 1989. С.215

⁴Тихомиров Ю.А. «Управленческое решение», М., 1972. С.87

⁵Капорцев А.Г. «Контроль в управленческой деятельности». М., Академия МВД СССР; 1981. С.125

 

⁶Афанасьев ВТ. «Научное управление обществом» (опыт системного исследования). М., Политиздат; 1973. С.54-58

⁷Малков В. Д. «Контроль в управленческой деятельности органов внутренних дел». М., Юридическая литература;1976. С.63