Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел

После 90 мин  работы внимание и интерес к обсуждаемым  проблемам падают. Данный этап совещания  специалисты называют периодом отрицательной  активности. В этот момент человек  становится неуправляемым, ко всему  относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое  время, отличаются обычно экстремизмом.

В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10— 15 мин.        

 Руководить  совещанием легче, когда знаешь  типологию людей, участвующих  в нем. Так, Марк Мак Кормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

«Говорящие  начистоту». Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они  не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как  они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

«Мученики». Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность  в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

«Каменные лица». Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и  на чьей они стороне.

«Заводилы». Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал  об этом». Это хорошие участники  совещания.

«Ораторы». Проникновение  в суть вещей подменяется у  них эмоциями и краснобайством. Создается  впечатление, что они из кожи вон  лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь  с ними осторожно – или лучше  не обращайте на них внимания.

«Адвокаты дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят  слишком много ран. На совещание  следует приглашать не более одного из них.

«Разрушители». Слова не могут произнести, чтобы  не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

«Любители расслабиться». Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

«Государственные  мужи». Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

Совещание —  это протокольный жанр. Это означает, что они проходят в обстановке строгой официальности, обусловленной  фиксацией устной речи, ведением протокола.

Начинать  совещание нужно вовремя и  сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например ограничение времени  выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.⁵

Эффективный ход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности  участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.

Залогом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все  его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.

Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.

Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание  с небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени  определяет успех или неуспех  заседания. В нем надлежит определить: цель собрания и повестку дня; порядок ведения дискуссии; предысторию обсуждаемой проблемы; ее предполагаемые результаты; возможные решения и условия их принятия или отклонения; порядок ведения протокола.

Исходя из требований по нормальной продолжительности  совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые для поддержания  высокой активности участников.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить  группе опровергать утверждения  спорщика.

Одним из самых  сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая  наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать  не более одной страницы машинописного  текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как  правило, хорошо воспринимается и анализируется  не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и  графиках.

От оратора  требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при  свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий  должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается  темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.

Большое значение имеет и правильность самого изложения  материала. Грамотность, логичность, эмоциональная  окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

Часто в процессе проведения совещания возникают  сложности в постановке вопросов, поддержании в нужном русле разговора. Какие же бывают вопросы?

Закрытыми называются вопросы, ответ на которые "да" или "нет". Они используются при  необходимости получения четкой и точной информации, нацелены на принятие решения, установления фактической  основы проблемы и реальных возможностей, достижения согласия.

Открытыми вопросами  называются вопросы "Кто?", "Что?", "Как?", "Сколько?", "Почему?" и т.д. Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника.

"Могу ли  я считать приведенные вами  факты случайными или это закономерное  явление?". Вопросы такого типа  носят название риторических. Они служат для указания нерешенной проблеме и для сосредоточения внимания на нужном аспекте.

Для выявления  новых проблем, уязвимых пунктов  в позиции собеседника, а также  для удержания хода беседы в жестких  рамках уже достигнутых результатов  переговоров служат переломные вопросы. ("Как вы считаете, не находимся ли мы с вами на ложном пути? Может быть нам более тщательно обдумать вариант использования.?").

Часто используются на совещаниях и аналитические вопросы  типа: "Правильно ли я понял  ваше предложение?" и т.п. Они эффективны при создании атмосферы взаимопонимания  и для достижения промежуточного результата.

Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения  на совещании принимается всеми  вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть). Принятие решения складывается из пяти этапов: а) установление контактов; б) определение проблемы; в) определение целей; г) изложение мыслей; д) готовность к действию.

В заключение совещания нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов  собрания.

Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и  плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой  вред, так как "пожирают" дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды совещаний  проводимых в горрайлиноргана внутренних дел

 

Совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности.

Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

В рамках конкретной организации в зависимости от основной задачи выделяют следующие  виды совещаний:

-  оперативное;

-  инструктивное или информационное;

-  проблемное.

Оперативное совещание проводится для получения  руководством информации о текущем  состоянии дел, принятие оперативных  решений и контроль их использования.

В ОВД оперативное  совещание является одной из форм коллективного рассмотрения текущих  вопросов их деятельности, требующих оперативного решения.⁶

Информационное  или инструктивное совещание  служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в  случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании  руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в  письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме  того, прочитанная информация усваивается  лучше, чем воспринятая на слух.

Проблемные  совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение  на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение  инновационных проектов.

В основу классификации  совещаний могут быть положены и  другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые. Психологами  было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной  датой и часом, являются более  продуктивными. При этом рекомендуется  планировать совещания на первую половину рабочего дня.

Внеплановые совещания рекомендуется проводить  как можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.

В ОВД плановое оперативное совещание проводится в соответствии с планом-графиком проведения оперативных совещаний (разрабатывается на полугодие), внеплановое - созывается по поручению начальника.

Кроме того, по характеру проведения совещания  разделяются на следующие типы:

диктаторское  — свойственно авторитарному  типу управления, когда совещание  ведет и обладает фактическим  правом голоса только руководитель, остальным  участникам предоставляется лишь возможность  задавать вопросы, но никак не высказывать  собственное мнение;

автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

дискуссионное — свободный обмен мнениями и  выработка общего решения; право  принимать решение в окончательной  формулировке остается за руководителем;

свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность  высказать свою точку зрения по обсуждаемым  темам, довести информацию, которой  они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть  альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре  рождается истина.

Проводить совещание  целесообразно тогда, когда необходимо:

                   сообщить об организационных  изменениях;

                   совершенствовать уже принятые  решения;

                   достигнуть согласия с решением  путем вовлечения сотрудников        в его обсуждение;

                   использовать совещание для  профессионального роста. 

Проводить совещание  нецелесообразно, когда:

                   информация может быть распространена  в письменном виде;

                   решение уже принято;

                   необходимо индивидуальное или  групповое обучение;

                   на совещании не могут присутствовать  ключевые лица;

                   нет реальной повестки дня;

                   время и имеющаяся информация неадекватны.

Но совещание  является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей  организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью  участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях.

Итак, совещание  нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и  принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем  единоличное. Поэтому совещание  идеально там, где необходимо участие  команды в обсуждении проблемы и  поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.