Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел

Содержание

 

Введение 3

Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел 4

Организация проведения служебного совещания 10

Виды совещаний проводимых в горрайлиноргана внутренних дел 17

Проблемные аспекты совещания 20

Заключение 23

Список литературы 24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Одной из важнейших  сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое  общение - это искусство, позволяющее  войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого  результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам  делового общения относятся: признание  равенства и неповторимости каждого  из партнеров, априорное признание  существования того или иного "зерна  истины" в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.

Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения  сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к  делам своего подразделения или  организации в целом.

В мировой  практике управления персоналом открытость информационной системы организации  и причастность сотрудников к  решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации  трудовой деятельности. Проведение служебных  совещаний может рассматриваться  как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями  является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

 

 

 

Постоянно действующее  оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел

 

Есть такое  правило: хорошее совещание –  это совещание, проведенное за минуты при затраченных часах на его подготовку.

Сотрудник, ответственный  за подготовку мероприятия, прежде всего  должен выяснить: 

— цель совещания,  

— основные вопросы  для обсуждения, 

— состав участников,          

— место, время  и форму проведения, 

— оформление материалов.          

 В ОВД  ответственными за подготовку  материалов к заседаниям оперативного  совещания являются заместители  начальников ОВД (в соответствии  с распределением обязанностей) либо начальник при рассмотрении  общих вопросов оперативно-служебной деятельности.¹

Подготовка  совещания начинается с определения  целесообразности его проведения. Совещание  надо проводить, когда есть необходимость  в обмене информацией, выявлении  мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения  по комплексным вопросам. На этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения  вопроса по телефону; селекторное  совещание; возможность объединения  с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если менеджер все-таки убедится в полезности совещания, его  можно проводить. Итак, решение о  целесообразности проведения совещания принято.

Следующим элементом  данного этапа является определение  повестки дня. В повестку дня следует  включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это  требование не всегда выполняется, и  повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь  действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому следует избавляться  от второстепенных вопросов, которые  можно решить вне совещания.

Следует отметить, что ОВД  в целях обеспечения эффективности работы оперативного совещания в повестку дня вносится, как правило, не более трех вопросов.

Менеджер  должен очень внимательно подойти  к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так  и качественном составе.

Количественный  состав. Оптимальным считается такое  количество участников совещания, которое  совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием  является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой  является приглашение наибольшего  количества участников, которое может  уместиться в зале заседаний (так  называемое приглашение «для массовости»).

Качественный  состав. К участию в совещании  должны привлекаться только те должностные  лица, которые наиболее компетентны  в обсуждаемой проблеме.

При проведении оперативного совещания в РУ-РО-ГОВД-ОВДТ принимают участие заместители  начальников РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, а также  руководители подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, определенные начальником РУ-РО-ГОВД-ОВДТ. На заседания оперативного совещания  могут приглашаться руководители местных  исполнительных и распорядительных органов, иных государственных органов, а также общественных объединений.

Назначение  дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания  отводится один определенный день в  неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее  время и надлежащим образом подготовиться  к совещанию. Наилучшим днем для  совещания считается среда или  четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше  проводить во второй половине дня, так как из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч.

К оперативному совещанию в ОВД подготавливаются следующие материалы:

справки о  результатах деятельности подразделений  ОВД по рассматриваемому вопросу (далее - справки);

информационно-аналитические  материалы;

проект решения  оперативного совещания.

Справки должны содержать краткое, обстоятельное  и объективное изложение вопроса, оценку организующей роли руководителя подразделения ОВД, осуществляющего  оперативно-служебную деятельность по рассматриваемому вопросу, и по объему не должны превышать двух страниц  машинописного текста. Справки подписываются  руководителями подразделений ОВД, ответственными за подготовку материалов.²

Проект решения  оперативного совещания по объему, как правило, не должен превышать  двух страниц. В его преамбуле  кратко и четко излагается суть вопроса, дается оценка положению дел и  результатам оперативно-служебной деятельности, в том числе организующей роли руководителей соответствующих подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ.

В постановляющей части определяются конкретные меры реагирования по выявленным нарушениям и недостаткам, сроки их устранения, а также ответственные исполнители. Отдельным пунктом в проекте  указывается должностное лицо, на которое возлагается организация  исполнения решения оперативного совещания, а также контроль за исполнением решения оперативного совещания.

Руководителем ответственного подразделения проект решения согласовывается в следующем  порядке: с руководителями заинтересованных структурных подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, штаба, заместителями начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с распределением обязанностей) и не позднее чем за три дня до проведения оперативного совещания представляется вместе с документами, предусмотренными пунктом 9 настоящей Инструкции, в штаб (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена, - первому заместителю начальника).

В случае, когда  ответственным за подготовку вопроса  является штаб (первый заместитель  начальника), руководители заинтересованных подразделений не позднее чем за три дня до проведения оперативного совещания представляют в штаб (первому заместителю начальника) материалы к оперативному совещанию, в том числе предложения в проект решения оперативного совещания, подписанные руководителями подразделений и согласованные с заместителями начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с распределением обязанностей).

Если запланированный  вопрос исполнен в рамках реализации других мероприятий, утратил свою актуальность, либо материалы не могут быть представлены к очередному оперативному совещанию  в установленный начальником  ОВД срок, ответственный исполнитель  не позднее чем за семь дней до назначенного срока проведения совещания докладывает об этом начальнику ОВД (лицу, исполняющему его обязанности) рапортом с предложением о переносе срока подготовки или снятии вопроса с обсуждения. Рапорт предварительно согласовывается со штабом.

Таким образом, организатор совещания должен тщательно  подготовиться к проведению совещания, ознакомить всех участников с повесткой  дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать  тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его  участники будут надлежащим образом  к нему подготовлены.

В ОВД заседание  оперативного совещания оформляется  в трехдневный срок в виде решения, разрабатываемого ответственным за подготовку оперативного совещания, либо протокола, который ведется начальником  штаба (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена по штату, - сотрудником, определенным начальником  РУ-РО-ГОВД-ОВДТ), по форме: "слушали - выступили - постановили" с записью  основного содержания и решений по каждому вопросу.³

Протокол  совещания — это первичный, официальный  документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими решения. На основании  данного документа руководство  имеет право требовать от сотрудников  выполнения порученных им заданий.

Модель ведения  протокола совещания.

Краткое содержание обсуждаемого вопроса… (дата)… (где)

Присутствовали: Отсутствовали: Копии (кому):

Повестка дня: 1. …                        2. …                        3. …                        4. …

Тема (пункт повестки дня) СЛУШАЛИ- ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (сообщается, что именно) Выполнение решения возложено на … Срок исполнения …. Контроль за исполнением возложен на …

Организацию исполнения решений оперативного совещания  в ОВД осуществляют определенные решением оперативного совещания должностные  лица.

Фактическое исполнение решений оперативного совещания  подразделениями органа внутренних дел контролируют заместители начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с  распределением обязанностей) и начальник  штаба.

Снятие решений  с контроля производится начальником  РУ-РО-ГОВД-ОВДТ после представления  исполнителями информации о выполнении, а в необходимых случаях - после  рассмотрения итогов выполнения на заседании  оперативного совещания.

При невозможности  выполнить решение оперативного совещания в установленные сроки  исполнитель письменно докладывает  об этом начальнику РУ-РО-ГОВД-ОВДТ с  указанием причин и возможных  сроков исполнения. Рапорт предварительно согласовывается с начальником  штаба (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена, - с первым заместителем начальника).

Таким образом, оперативное совещание, как специальная  форма деловой коммуникации,  является действенным инструментом коллективного принятия решения или координации действий сотрудников ОВД.

 

Организация проведения служебного совещания

 

"Совещание  — это форма организации делового  общения коллектива (группы) с целью  обмена информацией и принятия  коллективного решения по актуальным  для данного коллектива (группы) проблемам", — пишет в своей книге "Деловая риторика" В. И. Андреев.

Обычно совещание  выполняет такие функции, как  передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка  совместных действий, выработка решений.

Одно из преимуществ  совещания как инструмента управления в том, что оно обеспечивает лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий авторитарный стиль, отношение  сотрудников к решению, принятому  после обсуждения, будет более  лояльным. Особенно, если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно  сделать именно так. В отличие  от ситуации, когда то же самое решение  просто спущено «сверху», и у людей  нет возможности высказать свое отношение к нему, кроме как в кулуарах.⁴

Кроме того, совещание  позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения. Как  известно, одна голова хорошо, а десять лучше. Опять-таки, даже в ситуации авторитарного  стиля управления (когда решение  принимает формальный лидер единолично), совещание позволяет расширить  «проблемное поле» сложившейся  ситуации и, что еще важнее, увеличить  количество вариантов решений задачи.

Еще один позитивный аспект совещания – возможность  быстро получить обратную связь «снизу», узнать о том, что происходит в  компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания проблем  компании, отношении к политике высшего руководства и т. п.

Ученые установили, что оптимальная продолжительность  совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 мин. Спустя 50 мин у участников совещания  ослабляется внимание: возникают  шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание  без перерыва, то у большинства  людей наступает утомление. После 30-40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается  нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.