Особенности использования программного комплекса «Русский отель» бронирования гостиничных услуг

1.  имя и фамилия гостя;

2.  сроки проживания;

3.  тип номера;

4.  цена и услуги, входящие в стоимость номера;

5.  номер брони;

6.  имя, фамилия и должность сотрудника, посылающего подтверждение бронирования.

В случае невозможности бронирования высылается вежливый отказ, содержащий извинения, с указанием причины  отказа.

Все письма-заявки и ответы на них должны храниться в архиве службы бронирования во избежание каких-либо недоразумений и проблем, которые  могут возникнуть при поселении  гостей в отеле.

Почта. Письма-заявки на размещение могут поступать в гостиницу  по почте в виде заказных писем. Их так же могут доставать в отель  курьеры.

Кому:

Вниманию отдела бронирования

От___________________________________________________________

Название компании, контактный телефон, факс

Касательно: Договора №___ от__________

Дата: 25 июня 2006 г.

Заявка на бронирование

Просим забронировать  гостиничный(е) номер(а) в отеле

«……………» для следующих  лиц:

Фамилия, имя

Фамилия, имя сопровождающего  лица

Категория и количество бронируемых  номеров:____________________

Дата заезда:_________________________________

Дата выезда:________________________________

Дополнительная информация:___________________________________

Просим считать бронирование:

□   негарантированным (с автоматической отменой в 18:00 в день приезда)

□   гарантированным:

оплата будет произведена:

□   кредитной картой   □ AMEX  □ VIZA  □ Diner’s club  □ EURO  □ JCB №_______________действительна до______________________

□   гостем (гостями) в отеле;

□   компанией – банковским переводом (гарантийное письмо прилагается);

□   другое____________________________________________________

встреча в аэропорту □  да □ нет

номер рейса________________Время  прилета_____________

___________________________

[Подпись с указанием  должности и фамилии]

[Печать, штамп заказчика]

Образец заявки на бронирование (вариант на русском языке)

Требования к оформлению и содержанию данных заявок такие  же, как и к заявкам на бронирование, поступающим по факсу. На заявку, присланную по почте, ответ дается в письменном виде и отсылается по почте в течение  одного - двух дней. Большинством отелей разработаны формы заявок на бронирование. Эти формы могут быть высланы  потенциальным клиентам при необходимости  в размещении. Форма заявки на бронирование может быть также размещена на сайте отеля. Клиентам нужно заполнить графы бланка и переправить его в отель по факсу, почте, e-mail, с курьером.

Централизированное резервирование. Существуют присоединенная сеть бронирования и присоединенная система бронирования.

Присоединенная сеть бронирования – информационный выход в Глобальную сеть бронирования(GDS), который упрощает доступ мировых туристических агентств к системе бронирования.

Глобальная сеть бронирования разработана и принадлежит крупным  компаниям. Такие компании имеют  собственные системы бронирования, которые занимаются не только бронированием  номеров или мест в отеле, но и  продажей туристических путевок, авиабилетов, прокатом автомобилей и др. Наиболее крупными системами бронирования являются: Galileo/Apollo (United Airlines, British Airlines), Sabre (American Airlines), Amadeus (Lufthansa, Air France), Worldspan (Delta Airlines, Norhwest Airlines).

Бронирования часто переходят  из одной гостиницы в другую через  автоматизированную сеть бронирования. Если одна гостиница полностью забронирована, то после уведомления заказчика  это бронирование может быть переведено в другую гостиницу этой же цепочки, находящейся в этой же географической местности.

Такая система бронирования значительно повышает загрузку не только в данной гостинице, но и остальных  гостиницах цепи. В целом выигрывает вся цепь. Также это позволяет  делиться всей статистической информацией, которая необходима для планирования дальнейшей деятельности по увеличению продаж.

Не присоединенная система бронирования соединяет независимые гостиницы, т. е. не принадлежащие какой-либо гостиничной цепи.

Наиболее крупные гостиницы  заключают контракты с двумя  или более Центрами систем бронирования. Гостиница, имеющая не присоединению систему бронирования, может получать информацию о бронировании из Глобальной сети бронирования. Для этой цепи создаются объединяющие системы, позволяющие осуществлять информационный выход в Глобальную сеть бронирования и в Интернет-бронирование.

Поэтому не присоединения система бронирования позволяет использовать многие преимущества присоединенных систем бронирования.

Интернет-бронирование. На современном  рынке гостиничных услуг Интернет-бронирование наиболее прогрессивный и перспективный  способ бронирования гостиничных номеров. Интернет предоставляет клиенту  возможность самостоятельно выбирать гостиницу, получить информацию о стоимости  номера, услугах гостиницы, увидеть  выбранный им номер и т. п. При  работе Интернетом клиент может задавать наиболее подходящие для него параметры  поиска гостиницы. Гостиницы в системе  Интернета имеют не только возможность  рекламировать свои услуги, но и  поддерживать связь со своими постоянными  клиентами через электронную  почту, предлагая им всевозможные скидки и разнообразные льготы.

Соединяя гостиничную  АСУ и систему Интернет-бронирования гостиница и агент имеют возможность оперативного обмена информацией о свободном номерном фонде, о предлагаемых гостиницей категориях номеров и услугах, а также текущих тарифах, скидках, специальных программах для гостей и т. д. примерный порядок работы в Интернет-бронировании таков.

1.   Клиент заходит на сайт системы Интернет-бронирования и знакомится с правилами бронирования.

2.   Далее он находит себе гостиницу по вкусу и, убедившись в наличии свободных номером и заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ в систему по e-mail.

3.   Система автоматически обрабатывает заказ (за исключением нестандартных случаев) и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания.

4.   После получения соответствующих гарантий от клиента агент дает окончательное подтверждение брони.

5.   Копия окончательного подтверждения отправляется в гостиницу.

6.   Затем информация о бронировании заносится в график загрузки с последующим автоматическим изменением статуса номерного фонда у агента.

В случае, когда гостиница  содержит свою собственную страницу в Интернете, реакция на поступающие  заявки является функцией службы резервирования самой гостиницы. При этом процедура  взаимодействия выглядит следующим  образом.

1. клиент заходит на  сайт системы Интернет-бронирования  и знакомится с правилами бронирования.

2. далее он находит  себе гостиницу по вкусу и,  убедившись в наличии свободных  номеров и заполнив необходимые  информационные поля, отправляет  заказ прямо в гостиницу по e-mail.

3. АСУ гостиницы автоматически  обрабатывает заказ и отправляет  предварительное подтверждение  с условиями внесения предоплаты, а имя потенциального клиента  заносится в лист ожидания.

4. после получения соответствующих  гарантий от клиента гостиница  дает окончательное подтверждение  о бронировании номера или  места.

5. информация о бронировании  заносится в график загрузки  с последующим автоматическим  изменением статуса номерного  фонда на Интернет-странице.

Независимо от способа  работы в Интернете страница, как  правило, выглядит следующим образом.

Месторасположение. Информация о регионе и населенном пункте, от климата до культурно-исторических ценностей, - все, что может привлечь внимание к данному месту: расположение гостиницы, фотографии места, где она  находится, адрес, телефоны, описание проезда  к гостинице от вокзала или  аэропорта.

О гостинице. Номера. Информация об имеющихся в гостинице номерах, их стоимости, фотографии интерьеров номеров.

Сервис. Описание видов сервиса, существующих в гостинице, внутренняя инфраструктура, службы.

Клиенты. Информация о контингенте, проживающем в гостинице, отзывы клиентов.

Бронирование номера. Интерактивная  страница для бронирования номера в  гостинице, где клиент должен сообщить о себе полную информацию, включая  паспортные данные, точную дату и время  заселения, длительность проживания, координаты для обратной связи и другие данные. В зависимости от способа работы в Интернете, информация с этой страницы поступает непосредственно в систему Интернет-бронирования или в службу резервирования гостиницы для дальнейшей обработки.

Заявки, размещенные на сайте  отеля должны сниматься группой  бронирования ежечасно и иметь первоочередной приоритет при бронировании.

3. Характеристика  системы и ее особенности.

«Hotel Intellect Style» ("Русский Отель") - система автоматизации управления гостиницами, отелями, санаториями и пансионатами. Гибкость настроек позволяет подстроить систему "Hotel InStyle" в соответствие требованиям конкретного объекта внедрения, его размерами и пожеланиям.

Фирма «Сервис плюс» совместно  с фирмой «Ист Консепт» разработала программно-аппаратный комплекс «Русский отель» для полной автоматизации деятельности гостиниц и ресторанов. Система охватывает все аспекты деятельности гостиницы и ресторана.

Стандартный пакет системы «Hotel InStyle» представляет собой полный набор основных модулей, которые необходимы для автоматизации управления гостиницей, и включающие в себя:

Модуль ведения договоров;

Модуль резервирования;

Модуль бронирования;

Модуль оперативной работы с гостем;

Модуль расчета с гостем;

Модуль учета и распределения  ресурсов;

Модуль работы с архивом  и постоянными клиентами;

Модуль управления номерным фондом;

Модуль работы этажной  службы;

Модуль работы горничных  и распределения уборок;

Модуль анализа загрузки номерного фонда;

Модуль администрирования;

Модуль "проходная";

Модуль "пункт проката";

Модуль работы с тарифами;

Модуль работы по технологии внутреннего кредита (депозита);

Систему расчетов за телефонные переговоры и обработки гостиничных  команд ("Billing InStyle");

Систему расчетов за пользование  интернетом;

Систему формирования сводок и отчетов;

Кроме всего прочего «Hotel InStyle» поддерживает работу в комплексе со всеми системами Front и Back Office, которые входят в состав КИС «Intellect Style». Взаимодействие систем «Intellect Style» позволяет организовать единое информационное пространство, где данные вводятся один раз и с помощью интерфейсов передаются из одной системы в другую.

Система «Hotel InStyle» работает как с корпоративными клиентами, так и частными лицами, имеет удобный интерфейс, подходящий как для работы больших гостиниц, так и для маленьких частных отелей. Данная система позволяет:

вести договора и оформлять  заявки;

эффективно работать с  большим и малыми группами туристов;

проводить индивидуальное и  групповое резервирование и бронирование номеров;

быстро осуществлять регистрацию, размещение и выписку гостей;

удобно и быстро вести  оперативную работу с гостем - переселение, сокращение и продление сроков проживания;

хранить имена гостей и  названия организаций-клиентов, когда-либо проживавших в гостинице;

гибко работать с тарифами и ценообразованием;

проводить расчет с гостем за проживание и весь спектр предоставленных  услуг, на основе единого счета;

осуществлять работу по технологии «внутреннего кредита»;

осуществлять паспортный контроль;

быстро и удобно работать с номерным фондом, получая текущую  и перспективную загрузку гостиницы  в любой момент;

получать информацию о  наличии комнат, времени и количестве ожидаемых приездов и отъездов;

осуществлять контроль и  распределение номерного фонда;

управлять работой горничных;

Этот далеко не полный перечень возможностей системы позволяет  правильно определять ценовую политику гостиницы, повысить уровень обслуживания гостей и, как результат, увеличить доход гостиницы.

Система «Hotel InStyle» имеет мощный аналитический блок, который позволяет получить любую отчетность и статистику за выбранный временной промежуток.

Система охватывает все аспекты  деятельности гостиницы и ресторана. Полный учет выручки производится с  использованием компьютерных контрольно-кассовых машин. В системе предусмотрено  ведение полного бухгалтерского учета. Система представляет собой  единый комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, полностью охватывающих основную производственную деятельность, учет и контроль, построена  по технологии автоматизированных рабочих  мест, которая исключает возможность  прохождения не учтенных в системе  документов. Информационная модель, заложенная в систему, соответствует типовой  организационной структуре гостиницы, а прикладное программное обеспечение  оформлено в виде программных  модулей, реализующих определенные функции. Набор модулей, покрывающих  все функциональные потребности  конкретного рабочего места, оформлен в виде автоматизированного рабочего места (АРМ).