Такие документы опираются
на научный анализ общественных
отношений, поэтому они должны
быть точными и по возможности
краткими, и это должно быть
достигнуто с помощью соответствующих
языковых средств.
Характерной особенностью
официально-делового стиля является
использование слов в их конкретном
значении. Во избежание ошибок
в служебных документах не
следует допускать совмещения
деловой информации с элементами
публицистики (например, в проектах
решений, некоторых видах отчетов,
протоколов и т. д.).
Как целостная структура
любой документ должен отвечать
определенным требованиям[2]:
-
краткость и компактность изложения
официального материала;
-
точность и определенность формулировок,
однозначность и единообразие
терминов;
-
последовательность использования
технических приемов правотворчества.
Официально-деловому стилю
присуще использование слов только
в тех значениях, которые признаются
нормой общелитературного словоупотребления,
а также в значениях, традиционных
именно для деловых документов,
которые не нарушают их стилистического
единообразия и соответствуют
общей тенденции стандартизации
делового языка.
2. Требования к текстам
документов
Текст является основным
реквизитом формуляра документа.
Формулировки документа
должны быть правильными в
юридическом отношении. Основными
чертами делового языка являются
простота, лаконичность, ясность, точность.
При подготовке текста документа
должны соблюдаться следующие
основные принципы: достоверность
и объективность содержания, полнота
информации, краткость изложения,
отсутствие рассуждений и повествования,
нейтральность тона изложения,
средства логической, а не эмоционально-экспрессивной
оценки ситуаций и фактов. Такой
стиль изложения можно назвать
формально-логическим.
Язык служебных документов
отличают следующие особенности:
нейтральность тона изложения,
неличный характер изложения,
унификация (трафаретизация), типизация
речевых средств и стандартизация терминов,
сужение диапазона используемых речевых
средств, высокая степень повторяемости
(частотности) отдельных языковых форм
на определенных участках текстов документов,
своеобразная модальность.
В устной речи наиболее
значимое слово выделяется интонационно,
а в русской письменной речи
информационная роль слова или
словосочетаний возрастает к
концу предложения. Иными словами,
отсутствие в письменной речи
активной, не формирующей смысл
интонации компенсируется наличием
специфического принципа «линейной»
подачи информации.
Согласно этому принципу
сначала в предложение вводится
вспомогательная информация, а затем
- основная, причем основная информация
располагается после сказуемого,
а вспомогательная - в начале
предложения до сказуемого. Именно
поэтому текст трафарета не может начинаться
с пробела. В зависимости от того, где располагается
то или иное словосочетание, меняется
смысл предложения.
Продуманное расположение
слов позволяет пишущему привлечь
внимание адресата к той или иной мысли
или оттенить важные моменты высказывания.
Неправильный порядок слов затрудняет
восприятие фразы и даже создает возможность
ее двоякого понимания. Например:
«Учащиеся школы помогали
взрослым во время каникул
в работе по благоустройству
парка», - данный порядок слов
в предложении затрудняет восприятие
главной мысли.
Следует написать: «Во
время каникул учащиеся школы
помогали взрослым в работе
по благоустройству парка».
При составлении документов
следует избегать длинных фраз
с большим количеством причастных
и деепричастных оборотов, не
употреблять эпитетов, гипербол, метафор.
В деловом письме не должно быть устаревших
слов и выражений (архаизмов), например,
таких слов, как: ибо, коего, посему, сего,
сей, нежели, обрести, благодарственный
и т.д.
Из речевого состава
современных служебных документов
целесообразно исключить такие
устаревшие выражения, как: настоящим
сообщаю, предъявитель сего, на
предмет выдачи, препровождаю, доношу,
действительно работает и т.д.
Канцеляризмы лишают
текст документов необходимой
простоты, гибкости, создают штампы
и готовые шаблоны, делающие
речь казенной и невыразительной,
например: «Поставить во главу
угла...»; «Развернуть культмассовую
работу...»; «В части удовлетворения
запросов...»; «Имеет место рост
производительности труда...» и
т.д.
Не рекомендуется использовать
в документах выражения с такими
предлогами, как «за счет», «по
линии», «в части» («по линии намеченных
мероприятий», «за счет применения
новой техники» и т.д.). Это относится
и к словам-спутникам, непременно
сопутствующим какому-либо слову,
например: критика-обязательно резкая,
поддержка - всегда горячая, размах - обычно
широкий и т.д.
Не следует употреблять также
слов, которые, не уточняя и не раскрывая
мысли, только загромождают текст, затрудняют
его понимание, так называемых плеоназмов
(от греч. «pleonasmos» - многословие), например:
своя автобиография (в слове «автобиография»
уже заключено понятие «своя»); отступать
назад; не нужны слова «месяц», «человек»
в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек
рабочих» и т.д.).
Явным недостатком
при составлении текстов документов
является тавтология (повторение
одних и тех же слов), например:
«Следует отметить следующие
недостатки...»; «В целях улучшения
работы целесообразно...»; «Объединить
воедино...»; «Хронометраж времени...»
и т.д.
В деловом письме
используются слова иноязычного
происхождения, когда им не
находится соответствующих синонимов,
обозначающих то же понятие.
Но не следует употреблять иностранные
слова, когда имеются равнозначные им
русские, например: утрировать вместо
преувеличивать, индифферентно - равнодушно,
конвенция - условие, дефекты - недостатки
и т.д. Применяя в деловом письме узкоспециальные
термины (профессионализмы) и не имея уверенности
в том, что адресатом они будут поняты,
следует в скобках объяснить их значение.
Составить служебный документ
тем легче, чем большим запасом слов располагает
его составитель, используя синонимы -
слова, разные по звучанию, но близкие
по значению, например: договор - условие,
согласование; известие - извещение, сообщение,
новость; взгляд - убеждение, мнение, точка
зрения; отчетливый - четкий, определенный,
ясный, очевидный и т.д.
В организационно-распорядительных
документах должны применяться
только общепринятые сокращения.
Если сокращение образуется
по первым буквам полного наименования
конкретного учреждения, такое сложносокращенное
название пишется прописными
буквами, например: Белорусский государственный
университет - БГУ. Сокращенные
нарицательные имена существительные
пишут строчными буквами, например:
вуз - высшее учебное заведение.
Употребляются и сокращения,
образованные по начальным слогам слов,
входящим в сложные наименования, например:
завхоз, главбух и т.д., или состоящие из
начальных слогов первого слова с полным
вторым словом, например: жилотдел, капремонт,
спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д.,
а также слова, представляющие собой тип
простых слов-усечений, например: спец.,
зам., зав., пом. и т.д.
В сложносокращенных
словах, образованных по смешанному
принципу, буквенные сокращения
пишутся прописными буквами, слоговые
или слова-усечения - строчными, например:
НИИхиммаш.
Употребляются также
традиционные текстовые сокращения,
принятые во всех разновидностях
документов. После текстового сокращения
всегда ставится точка. Допускаются
сокращения «и т.д.» (так далее), «и т.п.»
(тому подобное), «и пр.» (прочие), «и др.»
(другие). Разрешается сокращение союза
«т.е.» (то есть).
Встречающиеся в документах
сокращения «т.к.» (так как), «т.о.» (таким
образом), «п.ч.» (потому что), «т.н.» (так
называемый) не являются общепринятыми,
и поэтому употребляться не должны.
Не допускается сокращение
слов через косую черту, например:
н/заводе (на заводе) и т.п.
Названия географических
понятий сокращают только перед
словом, к которому они относятся,
например: г. Минск, оз. Нарочь.
Слово «город» сокращают
до одной буквы - г. (с точкой).
Это сокращение применяется в
реквизите «место издания или
составления документа», в адресате
при написании почтового адреса,
а также в тексте документа.
При употреблении слова «город»
во множественном числе ставят
две буквы без точки между
ними.
После нескольких дат
пишут две буквы «г» с точкой
после второго «г.» При этом
второй год пишется полностью,
а не двумя последними цифрами,
например: 1991-1995 гг.
Учебные и финансовые
годы пишут через косую черту,
сокращая последний год на
две первые цифры и употребляя
слово год в единственном числе,
например: 1990/91 г.
Слово год не сокращается
в заголовках, а также при упоминании
в тексте только года, например:
«... в начале 1991 года».
В текстах документов
должны быть указаны конкретные
даты (точное календарное время),
например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а
не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.
Употребляются и сокращения,
принятые в планово-учетной документации,
например: госбанк, квит. №, накл. №,
техпромфинплан, расч. счет и т.д.
Принятая форма обращения
«господин» сокращается в начале
и середине фразы, а также
в реквизите «адресат» следующим
образом: г-н. Слово «господа»
- сокращается только в середине
фразы (при этом точка ставится
после второго «г»). В начале
и в конце» фразы это сокращение
не допускается. При употреблении
слова «господин» вначале пишется
фамилия, а затем инициалы. При
употреблении фамилии и инициалов
без слова «господин» даже
при наличии наименования должности
перед фамилией пишут инициалы,
а затем фамилию, например: «Поручить
сотрудникам Г.М. Ивановой и
В.А. Смирновой...»
При составлении организационно-распорядительных
документов рекомендуется пользоваться
простыми предложениями; применять
устойчивые (трафаретные) словосочетания
и словесные формы; применять
прямой порядок слов (подлежащее
предшествует сказуемому). При этом
определение должно стоять перед
определяемым словом, дополнение - после
управляющего слова, обстоятельственные
слова - ближе к тому слову,
к которому они относятся, а
вводные слова и выражения
(как правило, в связи с тем,
ввиду того) - в начале предложения.
Сказуемое в предложении следует
выражать простой глагольной
формой, а в решениях, распоряжениях,
приказах употреблять глаголы
неопределенной формы (утвердить,
обязать, отменить и т.д.) и языковые
конструкции повелительного характера.
Для текстов официальных
документов не характерно использование
образной фразеологии, оборотов
со сниженной стилистической
окраской.
Стандартные обороты
речи типа: «в связи с распоряжением
Правительства», «в порядке оказания
материальной помощи», «в связи
с тяжелым положением, сложившимся...»
- постоянно воспроизводятся в
служебных документах, приобретают
устойчивый характер и по своей
роли сближаются с фразеологизмами.
В языке документов они выполняют
ту же функцию, что и устойчивые
сочетания типа: «принять во внимание»,
«довести до сведения».
В названиях органов
при Президенте Российской Федерации
с прописной буквы пишутся
первое слово и имена собственные,
например, Федеральное агентство
правительственной связи и информации
при Президенте Российской Федерации.
В названиях министерств,
государственных комитетов и
других центральных органов государственного
управления Российской Федерации
и республик в ее составе
с прописной буквы пишется
первое слово. Если в словосочетание
входят имена собственные или
названия других учреждений, эти
имена собственные и названия
пишутся так же, как при самостоятельном
употреблении.
В названиях актов
высших органов государственной
власти и управления Российской
Федерации прописные буквы употребляются
следующим образом:
Конституция Российской
Федерации; Конституция (но; конституции
республик); Декларация прав и
свобод человека и гражданина;
Федеративный договор.
3. Ошибки в оформлении
текстов документов
Структурные ошибки. Источником
структурных ошибок является неверное
построение делового письма, несоразмерное
расположение его частей. Важно, чтобы
каждый аспект содержания занимал определенное
место в логической структуре
делового письма и не совпадал с
другим аспектом. Несоблюдение этого
условия приводит к длинным введениям
и сложным системам мотивировок.
В связи с тем,
что в бланке письма отведено
специальное место для указания
связи между предыдущим и последующим
письмом, не следует текст письма
начинать с повторения того, что
уже отражено в индексах, дате
отправления и теме письма. Нет
необходимости указывать наименование
предприятия рядом с должностью
лица, подписавшего письмо, поскольку
это уже указано на бланке
или в прямоугольном штампе, поставленном
в верхнем левом углу письма.
Синтаксические ошибки - это
ошибки, связанные с неправильным
порядком слов в предложении. В текстах
деловых писем встречаются ошибки,
свидетельствующие о том, что
их составители не знают правила
порядка слов в русской письменной
речи. Как уже отмечалось, его
информационная роль возрастает к концу
предложения. Так, например, из предложения
«Для определения фонда оплаты в
конце года уточняются расценки за
продукцию» непонятно, «расценки уточняются
в конце года» или «расценки
уточняются для определения фонда
оплаты в конце года».