Организация складов на предприятии и обеспечение движения товаров

-ответственный бухгалтер;                   

-руководители складов  хранения ТМЦ;

-ревизор.              

Контроль – главный бухгалтер.

3.8. Документ «Оприходование» — отражает поступление ТМЦ на склад

            Является основанием для постановки ТМЦ на бухгалтерский учет

            Создается для приведения фактических  остатков ТМЦ в соответствие  с данными бухгалтерского учета.

Создается на основании данных документа «Инвентаризация».

Право на создание и проведение имеют:

- бухгалтер по учету ТМЦ;

- руководители складов хранения ТМЦ;

- ревизор.

Контроль – главный бухгалтер.

 

 

 

4. Правила движения  ТМЦ по складам (документооборот)

     4.1. Поступление товара от поставщика – получение ТМЦ на склады. 

Выполняется на склады «Основной», «П».

1.Отдел логистики определяет склад поступления

 Критериями выбора склада поступления являются:

            объем поставки ТМЦ, срочность реализации ТМЦ, время прибытия ТМЦ;          

             Менеджер отдела логистики создает «Документ поступления» на основании        

         информации  полученной от поставщиков, в  виде:

• приходной накладной,
• факса накладной,
• электронной накладной;

             Менеджер отдела логистики предоставляет заведующему складом приемки товара следующую информацию:

• документ «Поступление товара» (в печатной форме «Бланк товарного наполнения»);
• предварительное время поступления, в соответствии с графиком работы складов.

2.  Действия персонала склада:

- заведующий складом назначает лицо ответственное за приемку ТМЦ;

- выполняется приемка ТМЦ от поставщика по «Документу поступления» в соответствии с «Инструкцией по приемке товаров у перевозчика» (инструкция прилагается);

- «Документ поступления» с внесенными изменениями по фактическому учету, если таковые были выявлены и «Акт разногласий при приеме ТМЦ от перевозчика» передается ответственным за приемку с его подписью (и расшифровкой подписи) оператору склада;

- оператор склада доводит информацию о приеме ТМЦ, выявленных отклонениях, если таковые были выявлены менеджеру отдела логистики;

- менеджер отдела логистики при необходимости вносит изменение в «Документ      поступления» и дает команду на «Проведение» документа;

- оператор склада проводит «Документ поступления»;

- кладовщик распределяет ТМЦ по местам хранения, согласно существующей схемы хранения и указаниям администратора, данные об изменениях мест хранения, передает оператору склада;

- оператор склада вносит данные об изменениях мест хранения в учетную программу.

Оригиналы документов поступления от поставщиков архивируются в бухгалтерии.

4.2. Реализация один из видов выбытия ТМЦ с торговых складов.

Осуществляется с торговых складов.

Основание для выполнения данной операции служит документ «Реализация», - оформляется только на принятый («оприходованный») товар.

            Документ «Реализация» создается на основании:

            - обращения клиента в организацию  для приобретения ТМЦ

- документа «Заказ покупателя» оформленного при первичном обращении клиента в организацию;

- «Акта выполненных работ» (создается  сервисным инженером).

Документ «Реализация» создается:

А. Сотрудниками отдела розничной торговли,

 проведение документа выполняет кассир;

Б. Сотрудниками коммерческого отдела,

  Проведение документа выполняют:

 -при безналичном расчете клиентов коммерческого  отдела - сотрудники отдела

(наличие у клиента доверенности  или печати организации обязательно)

 -при наличном расчете клиентов коммерческого  отдела - кассир;

В.Менеджером сервисного центра

- по Акту выполненных работ

  проведение документа выполняет ответственный бухгалтер после сверки Актов выполненных работ;

-при реализации запасных частей  частным лицам,

проведение документа - кассир

Г.Сотрудниками ПТО,

 проведение документа выполняют сотрудники ПТО.

 

Обязательно визирование документа сотрудником, проводившим документ (личная подпись с расшифровкой).

 

Выдача (реализация) ТМЦ со складов согласно установленных правил:

- «Правила выдачи товарно-материальных  ценностей» (прилагаются);

- «Инструкция по реализации товаров по документу Расходный ордер» (прилагается)  УТОЧНИТЬ НАЗВАНИЕ

- «Правила обслуживания  покупателей в магазине» (прилагаются);

При установке запасных частей клиентам СЦ на объектах заполняется «Акт выполненных работ», с указание установленных запчастей, подписью клиента и подписью с расшифровкой инженера СЦ (Правила прилагаются????)

 

 

 

4.3. Возврат от покупателя – поступление ТМЦ на склады.

Возврат ТМЦ осуществляется только на склад физического хранения, с которого выполнена реализация, на основании:

А. Не в день покупки

- документа реализации предъявленного покупателем - отказ покупателя от ТМЦ по каким-либо причинам;

Б. В день покупки

- документа реализации предъявленного  покупателем  - отказ покупателя  от ТМЦ, по каким либо причинам непосредственно на складе;

- документа реализации предъявленного покупателем - отказ покупателя в день реализации, после получения ТМЦ и убытия со склада.

 

Действия при возврате не в день реализации:

- при обращении покупателя с вопросом о возврате, направлять его в отдел реализации, осуществивший данную продажу;

- решение о возврате или отказ принимают руководители подразделений, осуществивших реализацию, о чем делается отметка в накладной клиента «Принять возврат» (если необходимо проводится консультация с инженером данного товарного направления);

- при возврате технически сложного товара, необходимо направить  покупателя в сервисный центр для освидетельствования данной техники на ее работоспособность и целостность;

- дежурным сервисным инженером  составляется «Акт дефектации», который является основанием для принятия решения по ТМЦ должностным лицом, ответственным за данный возврат;

- покупатель сдает ТМЦ на  склад реализации  на основании накладной с отметкой «Принять возврат» («Акт дефектации» прилагается, при его наличии);

- ответственные за приемку ТМЦ по наличию и качеству:

• администраторы склада,
• заведующий складом,
• директор магазина, старший продавец;

- на «Основном складе» на все виды возвратов, исправлений и отказов клиентов, кладовщики  оформляют возвратную накладную (синий бланк, установленной формы), заверенную администратором склада (или зав. складом), подпись с расшифровкой и личным штампом администратора;

 - возвратная накладная прикладывается к накладной реализации клиента.

 - в магазине решение о возврате принимается без оформления возвратной накладной (синий бланк);

По предъявлению покупателем данных документов в отдел реализации:

- сотрудник отдела реализации создает документ «Возврат от покупателя», визирует его подписью с расшифровкой  и штампом организации при его наличии;

- документ «Возврат покупателю» по отделу розничной торговли проводит кассир;

- документ «Возврат покупателю» по другим отделам реализации проводит тот, кто его создал

- при расчетах за наличные, возврат денежных средств осуществляет кассир;

-при безналичном расчете денежные  средства зачисляются на счет  клиента.

(при безналичном расчете, наличие  у клиента доверенности или  печати организации обязательно)

 

В день реализации товара учет возврата осуществляется  исправлением документа «Реализация», документ «Возврат товара от покупателя» не оформляется;

Производится «распроведение» документа «Реализация товаров и услуг», внесение необходимых изменений.

 Выполняют  сотрудники, допущенные к выполнению операции «распроведение»;

          Действия:

- при наличном расчете, исправления в документ «Реализация» вносят сотрудники отдела реализации допущенные осуществлять распроведение документа;

-при безналичном расчете документ «Реализация» исправляется сотрудниками отдела реализации, создавшими данный документ.

Проведение исправленного документа производится в соответствии с правилами создания документа «Реализация».

При отказе покупателя от ТМЦ в момент получения на складе, основанием для исправления документа реализации является возвратная накладная склада (синий бланк).

 

 Документы:

• «Возврат покупателю»,
• возвратная накладная склада (синий бланк) о приеме ТМЦ,

в течении суток хранятся в подразделении последним, взаимодействовавшим с покупателем.

 На следующий от возврата день документы собираются операторами склада для сверки с реестром документов и включения в ежедневный отчет

(хранится на складе в течение года).

;

 

4.3. Возврат товара поставщику – выбытие ТМЦ со склада.

            Передача ТМЦ поставщику  — производится только с «Основного склада» и склада «П».

Выполняется:

В случае оформления «Акта разногласий» при приемке товара:

- данный акт передается оператором  склада, менеджеру отдела логистики;

- менеджер отдела логистики после проведения приходных документов на организацию получателя в полном объеме, на основании «Акта разногласий» создает документ «Возврат поставщику», в котором указываются отсутствующие позиции;

- оператор склада проводит документ «Возврат поставщику»;

- менеджер отдела логистики на основании «Акта разногласий» выставляет претензию поставщику.

При необходимости фактического возврата ТМЦ со склада:

- менеджер отдела логистики создает документ «Возврат поставщику»(2 экз.), передает информацию на склад;

- оператор доводит информацию о возврате завскладом;

- завскладом назначает ответственного за фактическую подготовку возврата ТМЦ и вручает ему два экземпляра документа «Возврат поставщику»;

- персонал склада производит отгрузку ТМЦ, на документах «Возврат поставщику» ставятся подписи с расшифровкой отгрузившего и получившего ТМЦ, штампы организации отгрузившей и получившей ТМЦ;

- документ сдается оператору  склада;

- оператор «проводит»  документ в 1С

 

Оригиналы документов  архивируются в бухгалтерии.

 

4.4. Перемещение ТМЦ  - движение ТМЦ между складами внутри организации.

Документ «Перемещение» создается для обеспечения:

- физического запаса товара на торговых складах;

- ограничения реализации позиций ТМЦ в контрольно-учетных целях;

- изменения качества ТМЦ (некондиция, брак).

В документе в качестве склада "Отправитель" указывается склад, с которого производится отгрузка товара, а в качестве склада "Получатель" указывается тот склад, на который поступает товар.

 

Документ «Перемещение» в целях поддержания оптимального физического запаса создают:

А. Менеджер отдела логистики по внутренней логистике на основании:

• статистики выбытия,
• заявок сотрудников отделов реализации,

Менеджер отдела логистики обеспечивает поддержание товарных запасов на «Основном» складе со склада хранения, согласно Правил взаимодействия персонала складов «Поваровка» и «Основной» (прилагается);

Б. Руководители складов, с которых происходит выбытие товаров для покупателей, на основании:

• статистики выбытия,
• заявок покупателей.

     Созданный документ «Перемещение товаров» автор передает на склад «Отправитель» заведующему складом для организации комплектации.