Условия эффективности деловых совещаний

В ходе доказательства тезис должен оставаться неизменным – то есть доказываться должно одно и тоже утверждение (конечно, если по ходу процесса доказательства вы не поняли, что сами допустили ошибку при формулировке). Держите формулировку тезиса под своим контролем на всем протяжении совещания; не допускайте потери тезиса; обращайте особое внимание на попытки оппонентов совершить его частичную или полную подмену.

 

Основные проблемы в использовании тезисов:

Потеря тезиса сформулировав исходный тезис, руководитель, отвлекшись, через некоторое время забывает о нем и переходит к иному тезису, в большей или меньшей мере сходному с исходным, но уже в принципе иному. Таким образом теряется исходная мысль, что может увести от целей совещания и превратить его в пустое времяпрепровождение для того, чтобы избежать потери тезиса, при подготовке к совещанию руководителю следует сделать заготовки с основными тезисами и сценарием проведения совещания. Это позволяет в большинстве случаев вернуться в запланированное русло и двигаться к поставленной цели.

Полная подмена тезиса это потеря тезиса в результате сознательных действий руководителя или его оппонентов. Наиболее известными способами, ведущими к полной подмене тезиса, являются переключение внимания на личность оппонента и уклонение от ответа на вопросы, поставленные оппонентами («хождение вокруг и около»). чувствуя невозможность доказать исходный тезис руководитель может попытаться совершить логическую диверсию – переключить внимание собравшихся на сходный по форме (на слух), но в принципе иной, важный, но по содержанию не имеющий ничего общего с исходным тезис. Руководителю необходимо учитывать, что логическими диверсиями могут пользоваться и его оппоненты.

Частичная подмена тезиса сознательное изменение руководителем формулировки тезиса (как правило, смягчение) без изменения его основного содержания в ходе доказательства исходный тезис на этапе подготовки к совещанию может быть сформулирован руководителем избыточно строго с тем, чтобы иметь пространство для маневра в ходе дискуссии с оппонентами

 

Основные требования к аргументам:

 Чтобы аргументы были  убедительными, к ним предъявляются  следующие требования:

• В качестве аргументов могут выступать только такие положения, истинность которых доказана ранее и не вызывает ни у кого из присутствующих сомнения; хотя бы один слабый аргумент может «похоронить» все доказательство;
• Аргументы должны иметь автономное обоснование – то есть, должно существовать их обоснование, отличное и независимое от обоснования тезиса; они не должны противоречить общеизвестным фактам;
• Аргументы должны быть непротиворечивыми между собой;
• Аргументы должны быть достаточными – их не должно быть ни слишком много, ни слишком мало.

 

 2.5. Регламент и завершение совещания.

 Все знают, что такое  регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания ее  регламент не установлен, то возникают  предпосылки для неделовой обстановки  проведения совещания. Особая роль  в соблюдении регламента принадлежит  председателю собрания.

Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает. Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки.

 Завершающий этап организации  и проведения совещания - это принятие  решения и согласования условий  его реализации. Решения на совещании  принимается всеми вместе и  каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания  удалось включить свои идеи  и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В  формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

 Решения могут приниматься  двумя путями: 1) специально избранная  комиссия по подготовке решения  заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники  совещания вносят свои коррективы  и принимают его по результатам  голосования; 2) председатель собрания  подводит итоги обсуждения и  формулирует решение. После принятия  решения определяется лицо (группа  лиц), которая осуществляет его  выполнение и контроль за исполнением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 Организации, добивающиеся  успеха, отличаются от противоположных  им, главным образом тем, что имеют  более динамичное и эффективное  руководство. А значит, и успех  любого дела определяется тем, насколько активно и сознательно  участвуют в нем люди. Вот почему  обеспечивающими и основополагающими  для руководителя являются социально-психологические  методы менеджмента, направленные  на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат  деятельности предприятия.

 Деловое совещание  – один из самых ответственных  видов деятельности руководителя  и важный фактор, влияющий на  организацию режима работы всего  коллектива. Потребность проведения  совещаний очевидна. Они необходимы  для ускорения процесса принятия  и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями  и опытом, для более быстрого  доведения конкретных задач до  исполнителя, но самое главное, для  эмоционального воздействия на  участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

 Совещание – процесс  сложный и при его проведении  необходимо учитывать огромное  количество психологических закономерностей  и правил. Объективная же реальность  в настоящее время заставляет  всех руководителей организаций  поворачиваться лицом к проблеме  повышения эффективности своей  работы, продуктивного использования  каждой минуты рабочего времени.

 Подводя итог всему  вышесказанному, хотелось бы еще  раз обратить внимание на актуальность  распределения рабочего времени  каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро  доводить информацию до своих  подчиненных, получать все необходимые  сведения от них, принимать своевременно  правильные решения.

 Деловое совещание  – один из востребованных видов  делового общения, в том числе  и для решения проблем в  области экономики, финансов, менеджмента. Деловое совещание актуально  всегда и везде.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

Кабушкин Н Л. Основы менеджмента: Учеб. пособие - 5-е изд., стереотип. - Мн.: Новое знание, 2012.

 

Ф. Котлер, Дж. Боуэн, Дж. Мейкенз Маркетинг Гостеприимство Туризм. Учебник для вузов-2-ое изд. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2011.

 

А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова Этика деловых отношений – М.: ИНФРА – 2011.

 

О.А. Митрошенков Эффективные переговоры Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир»

 

И.В. Грошев, А.А.Поздняков Служебное совещание Экономическая литература Издание 1-ое Издательство «Питер» 2012.

 

В.Е. Николайчук Маркетинг и менеджмент услуг Деловой сервис Издание 1-ое Издательство «Питер» 2010.

 

В.Н. Лаврененко Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2012.