Строение организации: формализация и самоорганизация на примере ООО «ПСМ Гарант»

Главный бухгалтер руководит – отделом бухгалтерского учета и отчетности. Бухгалтерия ведет документальный учет производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Работа отдела снабжения состоит в обеспечении предприятия необходимым сырьем и материалами к требуемому сроку в указанном количестве с максимально выгодными для предприятия условиями.

В задачи отдела сбыта входит:

• Обеспечение реализации продукции предприятия
• Продвижение новых товарных групп на рынок сбыта
• Оптимизация работы отдела, снижение затрат на сбыт продукции
• Создание сети постоянных клиентов в городе и регионе
• Транспортировка продукции — её физическое перемещение от производителя к потребителю;
• Доработка продукции — подбор, сортировка, сборка готового изделия и прочее, что повышает степень доступности и готовности продукции к потреблению;
• Хранение продукции — организация создания и поддержание необходимых её запасов;
• Контакты с потребителями — действия по физической передачи товара, оформлению заказов, организации платёжно-расчетных операций, юридическому оформлению передачи прав собственности на товар, информированию потребителя о товаре и фирме, а также сбору информации о рынке.

Права и обязанности в управлении предприятием распределены четко, и зафиксированы в уставе, должностных инструкциях и других документах, регулирующих данную сферу. Практики уменьшения управленческих издержек на предприятии нет. Жесткая иерархия позволяет организовать эффективное взаимодействие различных структурных подразделений по достижению целей развития предприятия.

Время работы ООО ПСМ Гарант: пн-чт с 8.00 до 17.00, пт – с 8.00 до 16.00. Обеденный перерыв, согласно «Порядку организации работы», предусмотрен с 12.00 до 13.00 ежедневно. Данный распорядок дня соблюдается в ООО «ПСМ Гарант».

Таким образом, в данной организации присутствует такой элемент формализации, как наличие функций, четко определенных для работников.

Регуляторы

Основными  регуляторами деятельности в Организации ООО «ПСМ Гарант выступают:

• Положение об ООО, где прописаны функциональные полномочия начальника, зам. начальника и работников отделов.
• «Порядок организации работы», утвержденный вышестоящим руководством.
• Порядок определяет организацию приема посетителей, ведение делопроизводства, структуру и функции отделов.

Формой отчетности в ООО «ПСМ Гарант» являются отчеты каждого отдела, составляемые ими в конце каждого месяца и предоставляемые на подпись начальнику.

Заработная плата начисляется работникам по основному виду за отработанное время, количество и качество выполненных работ:  тарифным ставкам, окладам, премии за сверхурочные и т.д.

Управление персоналом в ООО «ПСМ Гарант» обеспечивает благоприятную среду, в которой реализуются творческие возможности работников, развиваются их способности. В итоге люди получают удовлетворение от выполняемой работы и общественного признания своих достижений. Широко распространенным средством воздействия на работника, на складывающиеся трудовые отношения в ООО «ПСМ Гарант» является мотивация труда, предусматривающая:

• систему  вознаграждения,  материального и морального поощрения;
• обогащение содержания труда, повышение интереса к работе;
• развитие персонала, предоставление возможности профессионально-квалификационного  продвижения, планирования карьеры;
• улучшение социально-психологического климата в организации 
  благодаря   изменению   стиля   руководства,   условий   найма   и работы, поощрению индивидуальной и групповой инициативы;
• активное   вовлечение   работников   в   управление   трудовыми 
  процессами, участие в прибылях фирмы

Основные показатели премирования также четко прописаны.

В  целях мотивации  сотрудников  в  ООО  «ПСМ Гарант» используется повременно-премиальная система  оплаты  труда, которая включает  в  себя:

-  должностной  оклад, размер которого зависит  от  занимаемой  должности,

-  комиссионное  вознаграждение, размер которого  составляет  от  5 до  25%  от стоимости  проданной  продукции;

- премию по итогам  работы.

Таким образом, второй элемент формализации присутствует в рассматриваемой организации: мы видим наличие основных регуляторов деятельности работников ООО «ПСМ Гарант», а также регламентированную систему начисления заработной платы и дополнительных премий.

 

Связи

Генеральный директор распределяет обязанности между структурными подразделениями, издает в пределах своих полномочий приказы. Согласно Положения, при отсутствии генерального директора, полномочия делегируются исполнительным директором, согласно утвержденного перечня. По этому поводу издается соответствующий указ по организации.

Кроме того, в обязательном порядке в ООО «ПСМ Гарант» еженедельно проводятся аппаратные совещания. Целью совещаний является отчет о проделанной работе, поставленных задач и сроков их исполнения.

Таким образом, мы видим наличие всех трех необходимых элементов формализации в организационной структуре ООО «ПСМ Гарант». Можно сделать вывод о высокой степени формализации в данной социальной организации.

Проанализируем путь формализации ООО «ПСМ Гарант». Возникновению предприятия ООО «ПСМ Гарант» предшествовала потребность населения в указанных выше товарах и услугах, в которых определялись принципы структуры организации, основные цели деятельности, функции и круг решаемых задач. Таким образом, формированию организации предшествовало создание программы ее деятельности. Такой путь формализации называется конструирование.

В итоге можно сделать вывод о высокой степени формализации в ООО «ПСМ Гарант», поскольку его структура, функции, полномочия, характер связей и принципы делопроизводства закреплены документально и обязательны для исполнения каждым сотрудником организации.

 

 

 

 

 

2. Анализ неформальной  организации

Неформальная организация проявляется на практике в двух вариантах: внеформальная и социально-психологическая.

Понятие внеформальной организации означает спонтанно развиваемую членами данной организации систему связей, отношений, деятельности, направленную на решение организационных задач способами, отличными от формально предписанных. Иначе говоря, можно выделить три основные черты этого явления: во-первых, спонтанность, т.е. незапланированность возникновения; во-вторых, существование и функционирование наряду, параллельно с формальной организацией; наконец, третья — главная особенность — служебное, «деловое» содержание при совпадении (или расхождении) деятельности с целями формальной организации. Стало быть, внеформальная организация возникает по поводу формальной организации и тесно с ней связана.

В организации ООО ПСМ «Гарант» присутствуют внеформальные связи. Все сотрудники взаимодействуют строго согласно Должностной инструкции по иерархии власти, но внеформальные отношения все же существуют.

Пунктирная линия на схеме показывает связь между исполнительным директором и мастером производства. Последний формально подчиняется техническому директору. Однако частые срывы по заказам вызывали претензии к этому отделу со стороны руководителей ряда заводских служб. Конфликты между ними мог разрешить только генеральный директор, ибо ему одному подчинялись все стороны, и, кроме того, его заместитель не имел опыта в делах снабжения. Генеральный директор все больше вникал в работу производства, эта связь усилилась и стала доминировать.

Правая пунктирная линия означает связь между главным бухгалтером и бухгалтером. Эти должности непосредственно формально связаны между собой по цепочке, то есть первичная документация, обрабатываемая бухгалтером, идет  на обработку к главному бухгалтеру, который непосредственно делает отчет по предприятию. Неритмичность работы бухгалтера нередко ставила под угрозу отчетность предприятия. Имея доверительные личные отношения с бухгалтером, главный бухгалтер иногда забирала часть документов и обрабатывала их сама, оба бухгалтера обрабатывали документацию вместе, без угрозы срывов отчетностей.

В обоих случаях рекомендации были неодинаковы. Если прямую связь «исполнительный директор — мастер производства» предлагалось узаконить, прервав подчиненность производственного отдела генеральному директору, то описанную линию между бухгалтерами необходимо было «изжить» повышением ритмичности работы соответствующего работника.

 

3.Групповой анализ организации

Социально-психологические организации

Всякая социальная организация, независимо от задач и целей, вкладываемых в ее программу, является также специфической формой общения. Во всякой социальной организации спонтанно складывается система межличностных отношений, возникающих как неизбежный результат более или менее длительного общения работников. Проанализируем сложившуюся систему социально-психологических связей между сотрудниками отдела производственного цеха рисунок 2.

Социально-психологическая структура вносит, наряду с внеформальной, новое раздвоение организации, в частности по «шкале престижа», на которой каждый работник занимает деление в соответствии со степенью его признания группой. Однако это место не всегда совпадает с его статусом в административной структуры.

Шкала признаний формальная

 

 

 

1.ген. директор. 2.технический  директор. 3. Исполнительный директор. 4.юрист

Шкала признаний социально-психологическая

 

 

Рисунок 2.

По шкале признаний юрист служит заводилой в управленческом секторе, между собой все давно общаются поскольку работают с самого открытия.

Исполнительного директора и юриста связывает дружба со школьных лет; юриста и генерального директора связывает растениеводство, у юриста и технического дети одного возраста; генерального директора и технического директора связывают родственные отношения.

Групповой анализ

Макрогруппы.

Общее количество сотрудников ООО «ПСМ Гарант» по состоянию на 01.12.2013 года составляет 89 человек.

Разделим персонал ООО «ПСМ Гарант» на макрогруппы:

Основные демографические категории

1. По половому признаку

Большинство сотрудников ООО «ПСМ Гарант» – мужчины (74 человек из 89)-исполнительный директор 1 человек, технический директор 1 человек, мастер производства 1 человек, главный инженер 1 человек и 70 человек разных категорий работ. Женщин всего 15: генеральный директор, юрист, бухгалтерия 2,котельная 3человека, 1 крановщица, лаборанты 3, менеджеры 4 человека.

2. Возрастной признак

26 – 29 лет – 25 человек

30-40 лет – 32 человека

40-45 года –14 человек

45-55 года – 10 человек

55-65 лет – 8 человек

Социально-профессиональные категории общества

Общее количество сотрудников организации по состоянию на 01.12.2013 года составляет 89 человек. Из них 3 человек занимают вышестоящие управленческие должности, 1человек имеет высшее юридическое образование  и является юристом в организации, 2 человека – являются замами по техническим вопросам, 12 человек на обеспечивающих должностях - отдел снабжения и сбыта, 2 человека имеют бухгалтерские должности, 38 человек заняты на производстве и 32 человека технический персонал.

Массовые союзные организации

В ООО «ПСМ Гарант» отсутствуют профсоюзные, спортивные и иные массовые союзные организации. Причина – небольшая численность сотрудников и отсутствие заинтересованности в создании подобных организаций.

Проанализируем специфику и проблемы в ООО «ПСМ Гарант». Проанализируем особенности женского коллектива. Женские коллективы более конфликтны, чем мужские, в них особую роль играет сложившийся микроклимат, а также взаимные симпатии и антипатии. Вместе с тем женские коллективы более адаптивны по сравнению с мужскими. В коллективе наблюдается явное постарение кадров. Много молодых сотрудников. На сегодняшний день большинство сотрудников еще не пенсионеры. 18 человек из 89 старше 45 лет, и с этим связаны особенности коллектива. Молодые коллективы более конфликтны, эмоционально импульсивны, рациональны. Как показало социологическое исследование, проведенное в ООО «ПСМ Гарант», для сотрудников пенсионного возраста и предпенсионного возраста важна возможность остаться после выхода на пенсию на рабочем месте.