Специфічні закони організації

 

Загальні принципи організації та їх характеристика. Об'єднуючи різні підходи, до загальних принципів організації можна віднести: принцип зворотного зв'язку; принцип розвитку; принцип змагальності, конкуренції; принцип додатковості; три принципи відповідності — відповідність цілей та ресурсів, відповідність розпорядництва та підпорядкування, відповідність ефективності діяльності та економічності; принцип оптимального поєднання централізації і децентралізації виробництва і управління; принцип прямого зв'язку; принцип ритмічності; принцип синхронізації (системний принцип).

 

Принцип зворотного зв'язку. Соціально-економічні системи є в основному відкритими та нерівноважними системами. Порушення  рівноваги можливе внаслідок  найрізноманітніших причин або випадкових збурень. Незалежно від природи керованих об'єктів (механічних, біологічних, соціальних) їх регулювання можливе за принципом зворотного зв'язку.

 

Будь-яка система управління складається  з двох провідних підсистем —  керуючої та керованої. Вони вступають  у різноманітні комунікаційні зв'язки, що є відповідними каналами передачі управлінської інформації від суб'єкта до об'єкта і навпаки. Циркуляція управлінської інформації між двома підсистемами — керуючою та керованою — дає змогу встановлювати співвідношення між інформацією на вході і виході керованої системи. Зіставлення рівнів інформації допомагає оцінити стан як керованої підсистеми в цілому, так і окремих її елементів зокрема. Зворотний зв'язок може бути позитивним, тобто таким, що підсилює дію сигналу узгодження, і негативним, за якого дію небажаного узгодження варто нейтралізувати.

 

Принцип зворотного зв'язку не можна  розуміти однобічно як результат  функціонування системи в одному режимі (позитивний або негативний зворотний зв'язок). Оцінка інформації суб'єктом управління має бути оперативною та достовірною — тільки в цьому випадку не відбудеться втрати якості управління.

 

Принцип розвитку. Це один з провідних  загальних принципів організаційних систем (взагалі всіх матеріальних систем). Розвиток — незворотна, спрямована зміна системи. Розрізняють дві форми розвитку: еволюційну, таку, що характеризується поступовими кількісними та якісними змінами; революційну, таку, що є стрибкоподібним, неусвідомленим переходом від одного стану системи, процесу управління до іншого.

 

Існує прогресивний і регресивний розвиток (зміна). Прогресивний і регресивний розвиток може охоплювати спочатку не всю систему в цілому, а тільки який-небудь її компонент, і лише з часом соціально-економічна система зазнає повною мірою якісних змін.

 

Принцип змагальності, конкуренції. Практика підтверджує, що життєздатність соціальної системи залежить від ступеня розвитку змагальних, конкурентних начал. Конкуренція виявляє найбільш результативні, ефективні шляхи соціально-економічного розвитку. Це виражається в порівнянні, відборі та впровадженні найбільш ефективних методів господарювання та управління.

 

Командно-адміністративна система  управління не давала змоги розвиватися  конкуренції, гальмувала прояв приватної  ініціативи, монополізувала виробництво  різних товарів і послуг. Поступово ця система перейшла на "млявий біг", а потім до деградації та застою. Деякий час в економічній науці принцип конкуренції ігнорувався. Стверджувалося, що в умовах соціалістичної системи господарювання її прояв завдає економіці великої шкоди.

 

Конкурентні відносини суперечливі: механізм конкуренції формує соціальні  пріоритети свободи вибору, активної дії на ухвалення сміливих, продуктивних управлінських рішень. Одночасно  конкуренція може негативно вплинути на роботу деяких організацій, призвести їх до банкрутства. Особливо небезпечною є так звана недобросовісна конкуренція, тобто застосування в процесі боротьби з конкурентами заборонених економічних прийомів або навіть силових акцій. Принцип здорової конкуренції — це двигун соціально-економічної системи, розвиток якої необхідно стимулювати.

 

Принцип додатковості. В організаційних системах поєднуються, з одного боку, об'єктивні, стійкі тенденції, запрограмовані, рівноважні, організовані, прогнозовані начала, а з іншого боку, випадкові, нестійкі, нерівноважні, стихійні, самовільні, імовірнісні, непрогнозовані начала. Вони доповнюють один одного. їх діалектична взаємодія визначається як принцип додатковості, сутність якого — амбівалентний підхід до розкриття функціонування та розвитку організаційних систем.

 

Принцип відповідності цілей і  ресурсів. Ключові цілі організації  мають своєчасно забезпечуватися  ресурсами. Цьому принципу відповідає програмно-цільова технологія процесу  виробництва та розроблення рішень. Вона полягає у передачі на виконання завдань (цілей, задач) з вказівкою засобів, методів і часу їх виконання, з організацією зовнішнього або внутрішнього контролю проміжних станів цього виконання. Професіоналізм виконання завдання визначається кваліфікацією керівника, що видав завдання, а кваліфікація виконавця відіграє вторинну роль. Програмно-цільова технологія, як правило, гарантує досягнення поставленої мети. Використання цієї технології зазвичай приводить до досягнення мети в заданий термін за прийнятних відхилень у забезпеченні ресурсами. Програмно-цільова технологія формує управління за попередженням, а не за результатами.

 

Основні умови ефективного використання програмно-цільової технології такі:

 

• штат працівників, що реалізують конкретне  завдання відповідно до мети, повинен  становити 100—2000 осіб;

 

• час виконання завдання не повинен  перевищувати одного року з моменту  його постановки;

 

• визначеність і доступність  управлінських та виробничих ресурсів мають забезпечуватися в задані терміни;

 

• розподіл управлінської  та виробничої праці повинен бути чітко вираженим;

 

• випуск серійної та масової  продукції має здійснюватися  протягом тривалого часу.

 

Принцип відповідності  розпорядництва та підпорядкування. У  процесі виконання конкретної роботи кожен працівник повинен мати одного лінійного керівника та будь-яку кількість функціональних. Лінійний керівник може виконувати адміністративні, технологічні та патронажні функції. Функція вважається адміністративною, якщо серед процедур, що її становлять, пріоритетною є процедура "Ухвалення рішення" або "Затвердження рішення". Для технологічної функції — це наявність серед процедур, що її складають таких пріоритетних: "Підготовка рішення", "Узгодження" або "Організація виконання рішення". Якщо в наборі немає пріоритетних процедур, то це патронажна функція. Наявність адміністративної загальної або конкретної функції управління надає їй цього ж статусу.

 

Принцип відповідності  ефективності діяльності й економічності. Для кожної організації має бути знайдена відповідність між ефективністю і витратами. Пріоритет повинен належати ефективності. Поняття ефективності є похідним від слова "ефект" (від лат. effectus — дія, результат), що означає сильне враження, викликане ким-, чим-небудь. Ефект може бути організаційним, економічним, психологічним, правовим, етичним, технологічним та соціальним. Зазвичай ефект (результат) порівнюють із витратами за допомогою порівняних показників. Різниця між поточними та попередніми витратами характеризує економічність. Якщо витрати зменшилися — це позитивна економічність, а якщо збільшилися, — негативна. Таким чином ефективність можна визначити як ступінь впливу різниці витрат на різницю результату, тобто економічності на різницю результату.

 

Принцип оптимального поєднання  централізації та децентралізації  виробництва й управління. Необхідно знайти найвигідніше поєднання обсягів адміністративних, технологічних і патронажних функцій виробництва та управління. Потреба людини у владі і самовираженні спонукає багатьох керівників підсилювати централізацію виробництва та управління. Це свідчить про наявність "синдрому великого бізнесу", за якого істотно зростають труднощі як у виробництві, так і в управлінні. Цей принцип вимагає вчасного проведення об'єднання або роз'єднання організацій або підрозділів. Зовнішніми сигналами для проведення цієї роботи є зниження попиту на товари, зростання витрат на управлінський апарат, зростання незапланованих звільнень персоналу.

 

Принцип прямого зв'язку. Цей принцип  означає, що виробничі та інформаційні процеси повинні протікати найкоротшим  шляхом, щоб уникнути додаткових витрат і спотворень. Якщо, наприклад, узяти інформацію, то її достовірність та цінність безпосередньо залежать від вибраного шляху доставки. Так, спочатку абсолютно достовірна та дуже цінна інформація, пройшовши довгий шлях і надійшовши до користувача надто пізно, може виявитися недостовірною та дезорієнтуючою.

 

Принцип ритмічності. Виробничі та інформаційні процеси повинні відбуватися  із заданим ступенем рівномірності  протягом заданих часових інтервалів. Ритмічність забезпечує узгодженість продуктивності праці на різних ділянках єдиного технологічного процесу.

 

Принцип синхронізації (системний  принцип). Серед виробничих та інформаційних  процесів або підрозділів необхідно  виділити постійний або тимчасовий центр синхронізації, під режим  діяльності якого повинні підлаштовуватися інші процеси або підрозділи організації. Динаміка ринкових відносин вимагає достатньої гнучкості в організації бізнес-процесів: щось слід тимчасово або постійно підсилювати, щось послабити, когось виокремити та надати підтримки, а когось такої підтримки позбавити. Цей принцип сприяє реалізації іншого принципу — пріоритету структур над функціями в організаціях, що діють. Замість того, щоб змінювати склад структури, її можна переорієнтовувати на нові підрозділи або процеси.

Часткові та ситуативні принципи організації.

 

 Часткові принципи мають обмежене поширення в соціально-економічних системах. їх поділяють на такі групи:

 

• принципи, що використовуються у  різних підсистемах суспільства (економічній, соціальній, політичній, сімейно-побутовій);

 

• принципи, що використовуються в процесі різних видів організаційної діяльності (принципи державної служби, принципи управління персоналом, принципи побудови системи управління персоналом в організації, принципи планування службово-професійного просування);

 

• принципи управління фірмою, корпорацією.

 

Е. Смирнов — відомий фахівець в галузі теорії організації й  управління — розробив систему принципів  організаційного аудита: принцип  виокремлення головного; принцип відповідності; принцип енциклопедичності; принцип  повноти; принцип системності; принцип стандартизації; принцип своєчасного використання облікових даних; принцип еластичності; принцип планування; принцип координації; принцип включення.

 

Особливості дії ситуативних принципів  обумовлені ситуацією, що складається, або певним характером діяльності. Наприклад, відомий американський топ-менеджер Лі Якока при формуванні своєї команди керувався такими принципами: професіоналізм, досвід, здатність вирішувати проблеми, уміння взаємодіяти, працювати в колективі, готовність вирішити складне питання, особиста відданість, надання повної самостійності, рішучість та оперативність в підборі членів команди. До цієї ж групи правил-принципів можна віднести правила-повчання.

 

2.3. Властивості організації

 

Сутність організації як процесу  або системи визначається не стільки формою її представлення, скільки внутрішнім змістом, що відображає можливості використання та розвитку її потенціалу. Сутність організації визначають її властивості як сукупність проявів, що відображають загальні, характерні і специфічні риси організації.

 

Саме властивості розкривають  та виражають потенціал будь-якої організації, засвідчуючи можливість її функціонального застосування та змістовної взаємодії з іншими процесами  і системами.

 

Дослідження властивостей організації  здійснюються універсально, незалежно від її природи, прояву, використання та взаємодії. Це необхідно для того, щоб виділити основоположні, дійсно організаційні, характерні як процесам, так і системам загальні властивості, що описують їх реальні прояви та перспективний потенціал функціонування і розвитку.

 

Перші властивості виявляються  вже у визначенні організацій  як об'єктивних, суб'єктивних або змішаних процесів і систем. Так, визначенням  суб'єктивної організації виокремлюється властивість цілеспрямованості.

 

Цілеспрямованість — орієнтація організації на постановку та досягнення бажаного, можливого й необхідного стану. Це обумовлено роллю суб'єкта і застосуванням принципу примату цілі, що виокремлює ціле покладання як перший крок в організації будь-якого суб'єктивного процесу. Цілеспрямованість суб'єктивної організації відображає цільову природу її виникнення, структуру дерева цілей, закладену в основі виокремлення та побудови процесів, під-процесів і циклів відповідно до стратегічних, тактичних, оперативних, локальних й часткових цілей, їх підпорядкування загальній меті циклу, оцінку ефективності його здійснення за ступенем її досягнення.

 

Застосування принципу перманентності визначення мети стає одним з чинників формування, становлення і розвитку відповідної властивості суб'єктивної організації. Власне перманентність (властивість організації, яка характеризує безперервне, постійне, здійснення чогось, що продовжується) як одна з важливих характеристик організації визначається вже самою процесуальною природою її побудови і функціонування, місцем і роллю складової розвитку в моделі її представлення та закріплюється вирішальним значенням у забезпеченні кінцевої результативності організації. Проте властивість перманентності вказує на постійний розвиток як об'єктивної, так і суб'єктивної організації, що здійснюється незалежно від бажання суб'єкта.