Пути улучшения коммуникаций

Содержание……………………………………………………..1 
 
Введение ………………………………………………………..2 
 
Глава 1. Коммуникации ………………………………………..3 
 
Глава 2. Межличностные коммуникации……………………..8 
 
Глава 3. Организационные коммуникации…………………...17

Глава 4. Пути улучшения коммуникаций…………………….19

Заключение……………………………………………………...20 

Список литературы……………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Данная контрольная работа посвящена коммуникациям — тому, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что  они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако, как  выяснится далее, коммуникации —  это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для  того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу. Каждый шаг  — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, — смысл может  быть утрачен. Цель данной главы —  ознакомить с природой и сложностями  коммуникаций, с потенциальными западнями  на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно  предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди  менеджеров, так и за пределами  их круга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Коммуникации

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию. 
 
Цели коммуникаций: 
 
Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления. 
 
Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией. 
 
Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий. 
 
Регулирование и рационализация информационных потоков. Коммуникации подразделяются на следующие виды: 
 
межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения; 
 
коммуникации на основе письменного обмена информацией.  
 
Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:  
 
формальные или официальные. Данные Коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;  
 
неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. 
 
Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д. 
 
Среди формальных организационных коммуникаций выделяют: 
 
вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой; 
 
горизонтальны между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений. 
 
Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на: 
 
восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность; 
 
нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками. 
 
Межличностные коммуникации делят также на: 
 
вербальные (словесные);  
 
невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д. 
 
Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесть! и выражения лица. которые сопровождают слова передающей стороны.  
 
Коммуникационный процесс, понятие, основные элементы, этапы, их характеристика 
 
Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль. 
 
Коммуникационный процесс — это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса: 
 
Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;  
 
Сообщение - непосредственно информация;  
 
Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);  
 
Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её. 
 
Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:  
 
Зарождение идеи или отбор информации;  
 
Выбор канала передачи информации; 
 
Передача сообщения; 
 
Интерпретация сообщения. 
 
Например, генеральный директор торговой фирмы решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения; совещание — это канал информации; получатели — менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору. 
 
При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса. 
 
Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица. 
 
Информации в коммуникационном процессе 
 
Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми. 
 
Информация, используемая для коммуникационного управления, подразделяется на: 
 
базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;  
 
текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи. 
 
Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на: 
 
документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах); 
 
недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.) 
 
По аспектам коммуникационного управления информация классифицируется на экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило требования к информационному обеспечению коммуникационных процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Межличностные коммуникации 

Межкультурная коммуникация проявляется в форме межличностной  коммуникации. Межличностная коммуникация понимается как процесс одновременного взаимодействия коммуникантов и  их воздействия друг на друга. Для  нее характерен целый ряд особенностей, отличающих ее от других видов коммуникации. Межличностная коммуникация может  осуществляться в различных формах, специфика которых определяется числом участников, их социоролевым статусом, коммуникативной установкой, особенностями  пространства и времени коммуникации. Идеальным образцом межличностной  коммуникации является неформальная беседа двух человек. Характерными чертами  этого вида коммуникации являются частая смена тематики, доминирование одной  стороны в силу ее большей активности и подчинение другой, смена коммуникативной  установки, возможность вернуться  к прежней тематике, необязательность заключительного этапа, так как  беседа может быть прервана случайными обстоятельствами. При возникновении  формальных ситуаций, как правило, используются только общепринятые нормы коммуникации (нельзя, например, подойти к незнакомому  человеку и хлопнуть его по плечу  в знак приветствия) и определенная последовательность высказываний.[2, с.35]

Межличностная коммуникация протекает как процесс одновременного речевого взаимодействия коммуникантов  и их воздействие друг на друга. Для  межличностной коммуникации характерен ряд особенностей, которые составляют ее специфику как типа коммуникации.

Неотвратимость и неизбежность межличностной коммуникации объясняются  самими условиями человеческого  бытия – человек, как социальный феномен не смог бы существовать без  общения, которое является его важнейшей  потребностью.

Необратимость межличностной  коммуникации понимается как невозможность  уничтожить сказанное (“слово не воробей”).

Непосредственная обратная связь является непременным условием осуществления межличностной коммуникации.

Межличностные отношения  – определяющий фактор в поэтапности  процесса межличностной коммуникации. Эти отношения складываются в  процессе деловых и творческих контактов  – официальных и неофициальных, в результате способности людей  эмоционально воспринимать друг друга  – эмпатии. Следует подчеркнуть, что наряду с психологическим  и социальным факторами, большую  роль в межличностных отношениях играет эмоциональный фактор. Поэтапность, которая наблюдается в развитии межличностных отношений (установление, поддержание, подъем, спад, прекращение и возможное возобновление), непосредственно связана с характером межличностной коммуникации в плане ее формы и содержания.

В свою очередь, на характер межличностных отношений оказывают  влияние условия, в которых происходит общение – взаимодействие между  незнакомыми людьми (в самолете, зрительном зале и т.п.), функционально-ролевое  общение, личное и интимное общение.

Многоканальность является специфической чертой актуализации межличностной коммуникации. Именно при межличностной коммуникации возможно одновременное использование  нескольких каналов передачи и восприятия информации – можно не только слышать  и видеть собеседника, но и дотронуться  до него рукой, уловить запах, который  может сообщать дополнительную информацию о партнере, оценить дистанцию  между собой и партнером как  показатель межличностных отношений.

Попытки смоделировать процесс  межличностной коммуникации предпринимались  не раз на основе различных подходов к пониманию ее сущности и функций. Сложность моделирования объясняется  и тем, что межличностная коммуникация актуализируется в различных  формах. Это может быть беседа –  непосредственная коммуникация (с глазу  на глаз или в присутствии других лиц) или опосредованная (через компьютерную или телефонную связь).

Межличностная коммуникация может осуществляться в форме  интервью, дебатов, публичных или  судебных слушаний. Это так называемые структурированные формы, каждая из которых имеет свои особенности, обусловленные специфическими функциями  и коммуникативной ситуацией.

В структурных моделях  в качестве обязательных компонентов  обычно выделяются следующие: кто передает информацию (отправитель), что передается (содержание информации), кому передается информация (получатель), каким способом передается информация (канал), обратная связь (непосредственная или опосредованная). В описательных моделях выделяются еще два компонента – результативность коммуникации и ее ситуативная обусловленность (окружение, число участников, временные  и пространственные характеристики и т.п.) Первый компонент не всегда поддается объективному определению, поскольку результативность для  каждого коммуниканта может иметь  свою оценку.

Межличностная коммуникация выполняет еще одну специфическую  функцию, называемую «конверсионной» - изменяющей мнение индивида и его  социальные установки.

Эта функция была выявлена опытным путем. Рекламодатели в  области экономики и политики обнаружили, что иногда социологические  прогнозы, которые распространяются при помощи средств массовой информации, не сбываются. Оказалось, что некоторые  индивиды предпочитают «проверить»  свое восприятие информации на межличностном  уровне общения и в результате в корне изменить свое мнение и  отношение к рекламируемому товару или политическому «имиджу».

Социальная значимость некоторых  частных функций межличностной  коммуникации во многом определяется социологическими доминантами —  основными категориями социальной коммуникации. Так, например, категории  социального статуса и коммуникативных  ролей актуализируются в функции  социальной ориентации — предвидения  социоречевого поведения партнера, что чрезвычайно важно для  правильной интерпретации смысловой  и оценочной информации. Категория  оценочной информации актуализируется  в частных функциях побуждения, убеждения  за счет варьирования функционально-стилистических средств коммуникации. В реальной коммуникации социологические доминанты  взаимодействуют друг с другом, но это взаимодействие не является стабильным, оно может видоизменяться убеждения  за счет варьирования функционально-стилистических средств коммуникации. В реальной коммуникации социологические доминанты  взаимодействуют друг с другом, но это взаимодействие не является стабильным, оно может видоизменяться.

 

Условия, обеспечивающие эффективность  межличностной коммуникации

 

Степень эффективности межличностной  коммуникации определяется по результатам  актуализации двух основных социально-значимых функций — взаимодействия и воздействия. Эти результаты зависят от трех основных условий, определяющих характер речевого общения: а) типа коммуникативных личностей, б) восприятия смысловой и оценочной  информации и в) целенаправленного  воздействия друг на друга. Для эффективности  межличностной коммуникации наиболее оптимальными вариантами этих условий  являются следующие: а) совместимость  партнеров как коммуникативных  личностей, б) адекватное восприятие смысловой  и оценочной информации, в) воздействие  через убеждение.

Совместимость партнеров  как коммуникативных личностей  предполагает совместимость по всем трем параметрам. Наличие коммуникативных  потребностей, даже при различии коммуникативных  установок, способствует установлению контакта, что важно для начального этапа коммуникации. Сигналом для  контакта могут служить как вербальные, так и невербальные средства. Здесь очень важно, чтобы их актуализация соответствовала принятым социальным нормам речевого поведения. Это в значительной степени облегчает речевое взаимодействие. Наибольшую роль тут играет совместимость когнитивных параметров, которые организованы в определенном когнитивном пространстве в виде блоков идентификации, рефлексии, знаний о вербальных и невербальных средствах коммуникации и др. Несмотря на то, что у каждого индивида объем этих блоков и их структура различны, поскольку они формируются на основе не только общественного познавательного опыта, но и личного, несмотря на то. что они зависят от особенностей работы полушарий головного мозга, отличающихся асимметрией, наличие готовых блоков позволяет оперировать ими с достаточной эффективностью, чтобы воспринять и оценить информацию и сформулировать свою реакцию.

Отмечено, что уже на начальном  этапе межличностной коммуникации оба партнера, опираясь на свой познавательный опыт, решают одновременно несколько  задач: 1) Что я думаю о себе — кто я такой? 2) Что я думаю  о партнере — кто он такой? 3) Что  я думаю о том, как партнер  думает обо мне? 4) Что думает партнер  о себе? 5) Что думает партнер обо  мне? 6) Что думает партнер о том, как я его себе представляю. Здесь  задействованы блоки идентификации, самопознания, рефлексии, прогнозирования  развития образа партнера — все, что  помогает «настроиться» на межличностное  общение.

Функциональный параметр также играет значительную роль в  успешной актуализации функции речевого взаимодействия, но не является решающим, за исключением тех случаев, когда  допускается грубое нарушение принятых норм социальной дифференциации и ситуативной  вариативности коммуникативных  средств.

Восприятие в контексте  социально-психологических исследований трактуется как понимание и оценка человека человеком; причем не только и не столько его качеств, сколько  его взаимоотношений с другими  людьми. Наиболее изученными механизмами  межличностного восприятия являются: а) идентификация — понимание  другого человека путем отождествления себя с ним; б) рефлексия — понимание  другого через размышление за него; в) эмпатия — понимание другого  человека через эмоциональное сопереживание; г) стереотипизация — восприятие и оценка другого путем перенесения  на него общепринятых характеристик  какой-либо социальной группы или ее представителя.

В контексте межличностной  коммуникации восприятие — это, прежде всего, сложный процесс приема и  переработки смысловой и оценочной  информации, необходимое условие  для актуализации межличностной  коммуникации. Эффективность межличностной  коммуникации зависит от степени  адекватности смыслового восприятия, так как с этим связана правильность интерпретации информации, коммуникативной установки партнера и прогнозирование последующих этапов коммуникации. [3., с 189]

Успех коммуникации достигается  лишь в том случае, если участники  коммуникации обладают общей возможностью интерпретации определенного знака. Эти процессы являются важнейшими элементами коммуникативного акта. Поскольку человек  не владеет телепатией и не способен передать электрические импульсы непосредственно  из своего мозга в мозг партнера, то возникает необходимость зашифровать  свои мысли, чтобы потом передать их вербально или невербально. При  межкультурной коммуникации каждая культура представляет собой систему  кодов, которая распространяет свое действие на повседневные отношения, социальные и культурные нормы и т.д. Эти  кодовые системы культур, как  правило, несопоставимы между собой  или в лучшем случае сопоставимы  только ограниченно. В связи с  этим в процессе коммуникации приобретает  важное значение проблема кодирования  и декодирования информации.