Организация как функция управления

Вертикальные  связи – это связи подчинения, необходимость в них возникает при иерархичности управления. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. Но при этом замедляется коммуникационный процесс, возникает опасность искажения информации и замедления процессов принятия управленческих решений.

Линейные связи отражают движение управленческих решений информации между линейными руководителями. Линейные связи – отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными; эти связи идут в иерархии сверху вниз и выступают в форме приказа, распоряжения, команды.

Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по функциям управления. Функциональные связи имеют совещательную природу, реализуют информационное обеспечение координации. Они имеют направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения .

Соотношение линейных и  функциональных связей с отдельными аспектами деятельности строительных организаций (таблица1).

Аспекты деятельности организации	Линейные связи	Функциональные  связи
Подразделения, ассоциируемые со связями	Снабжение Производство Сбыт Продажи	НИОКР (научно – исследовательские и опытно – конструкторские работы) Кадры Бухгалтерия Финансы
Задачи, решаемые посредством  связей	Достижение организационных  целей	Поддержка, помощь руководству в достижении организационных целей
Формы осуществления  связей	Приказ, указание, распоряжение, задание	Совет, рекомендация, информация для решения, альтернативное решение
Основа прав, реализуемых  в связи	Иерархическая власть	Применение «ноу-хау»
Этапы решения, реализуемые  в связи	Принятие и выполнение решения	Разработка и подготовка решения, оценка решения

Таким образом, на сегодняшний  день выделяют следующие виды организационных структур (ОС):

1. Линейная  организационная структура.

Является наиболее приемлемой для простых форм производства. Отличительными чертами этой структуры является прямое воздействие на   производство и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Линейная ОС характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем

преимуществом, что здесь  соблюдается принцип единоначалия, простота и чёткость связей в уровнях  иерархии.

Данная структура обладает рядом недостатков, основным из которых  является необходимость для руководителя обладать разносторонними знаниями по всем направлениям деятельности в условиях отсутствия специалистов по отдельным управленческим функциям.

Преимущество:

- четкое разграничение ответственности и компетенции;

- простой контроль;

- быстрые и экономичные формы принятия решения;

- простые иерархические  коммуникации;

- персонифицированная  ответственность.

Недостатки:    

- высокие профессиональные требования  к руководителю;                            

- сложные коммуникации между  исполнителями;

- низкий уровень специализации  руководителей;

- ярко выраженный авторитарный  стиль руководства;

- перегрузка руководителя.

 

2. Функциональная ОС.

Используется так же, как и  линейная ОС, в композиции крупных  систем управления и в тех ситуациях, когда особенно важным является профессиональный анализ проблем и разработка вариантов управленческих решений.

Возможно ее использование в  предприятиях и фирмах малого бизнеса, но в современных условиях она  практически не используется.

Преимущество:

- высокий профессиональный уровень подготовки решений;

- быстрая коммуникация;

- разгрузка высшего руководства;

- профессиональная специализация  руководства;                                             

- уменьшение потребности в специальностях  широкого профиля.

Недостатки:

- сложность подготовки и согласия  решений;

- отсутствие единого руководства;

- дублированные распоряжений и  коммуникаций;

- сложность отсутствия  контроля;

- относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения.

Главным недостатком является переплетение функциональных связей, множественность  подчиненности, и как следствие, нарушение единства распорядительства и ответственности.

3. Линейно-функциональная  ОС.

Линейно-функциональная ОС характеризуется  разделением деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их

функционирования в процессах  управления. В современных условиях линейно-функциональная ОС наиболее часто применяется в организациях.       

                                                                                                                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

                                                                                     

 

 

 

 

 

 

 

              

Преимущество:

- очень четкая система взаимосвязей типа «начальник – подчиненный»;

- явно выраженная ответственность;

- быстрая реакция на  прямые приказания;

- простота построения  самой структуры;

- высокая степень «прозрачности»  деятельности всех структурных  единиц.

Недостатки:

- чрезмерная нагрузка на высший  уровень управления;

- отсутствие вспомогательных служб;

- отсутствие возможности быстрого  разрешения вопросов, возникающих  между различными структурными  подразделениями;

- высокая зависимость от личных  качеств менеджеров любого уровня.

4. Штабная ОС.                                                                                                             

Штабная ОС – ее особенностью является выделение всех или большинства  функциональных звеньев в штаб с  собственным руководством – звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничены только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья.

Эта система менеджмента удачно ориентирована на решение комплексных проблем, согласование решений многофункционального типа, благоприятную организацию работы функциональных звеньев. Но при увеличивающихся объемах функциональной деятельности и при расширении масштабов управления штабы могут вырастать в параллельную структуру и, тем самым, возникает опасность потери необходимых связей функционального и линейного блоков организационной структуры.

 

5. Линейно –  штабная ОС – такой вид организационной структуры является развитием линейной и призван ликвидировать ее важнейший недостаток, связанный с отсутствием звеньев стратегического планирования. Линейно-штабная структура включает в себя специализированные подразделения (штабы),которые не обладают правами принятия решений и руководства какими – либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций, прежде всего, функций стратегического планирования и анализа. В остальном эта структура соответствует линейной.

Преимущество:

- более глубокая, чем  в линейной, проработка стратегических  вопросов;

- некоторая разгрузка  высших руководителей;

- возможность привлечения  внешних консультантов и экспертов;

- при наделении штабных  подразделений правами функционального руководства такая структура – хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.

Недостатки:

- недостаточно четкое  распределение ответственности,  т.к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении;

- тенденции к чрезмерной  централизации управления;

- аналогичные линейной  структуре, частично – в ослабленном  виде.

Линейно – штабная  структура может являться хорошей  промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным. Структура позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.

 

6. Сложная линейно-функциональная система менеджмента, или линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев.

В этой системе вводятся звенья линейно-функционального типа (заместители руководителя по комплексу  функций), и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев.

Такая система управления наблюдается в крупных фирмах или предприятиях. Но в условиях диверсификации производства или управления научно - производственными комплексами она становится консервативной и громоздкой, усложняются процессы координации деятельности, затрудняется оперативное управление

 

7. Дивизионная  ОС – подразумевает собой то, что критерием группирования должностей в дивизионы (отделы) выступают виды выпускаемой предприятием продукции, группы потребителей или регионы.

Преимущество:

- высокая гибкость и адаптивность систем;

- снижение риска ошибочных  решений;

- профессиональная специализация  руководителей функциональных подразделений;

- возможность учета  специфических условий региона;

- разграничение сфер  ответственности;

- кадровая автономия функциональных подразделений;

- целевое руководство  проектом на основе единоначалия.

Недостатки:

- сложные механизмы  координации;

- возможные конфликты  из–за двойного подчинения;

- размытость ответственности  по отдельному проекту;

- сложность контроля  работ по проекту в целом;

- необходимость дифференцирования контроля по функциям и проектам.

 

8. Сетевая ОС – гибридное решение, объединяющее дивизиональную и матричную структуры, объединяющую преимущества и дивизиональной (адаптивность), и матричной (единое управление по основным функциям) структур. Например, сеть магазинов. Они могут быть объединены брэндом, фирменным стилем, информаций системой и т.д. Обязательное условие сети – централизованное руководство, централизованные функциональные структурные подразделения по ключевым вопроса дятельности.

Сетевая организация - решение, позволяющее получить эффективный  вариант разграничения полномочий и связей, а также требуемую  автономию и требуемую централизацию. Наиболее эффективны сетевые организационные структуры в территориально разделенных компаниях с единым фирменным стилем, что обеспечивает узнаваемость компании, где бы она не находилась.

9. Матричная ОС.

Ее особенность заключается  в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает структуру адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования.

Матричные ОС имеют большое  распространение в управлении современными крупными фирмами, особенно транснациональными.

Преимущество: 
- лучшая ориентация на проектные цели и спрос;

- более эффективное  текущее управление;

- вовлечение руководителей  всех уровней и специалистов  в сферу активной творческой  деятельности;

- гибкость и оперативность  маневрирования ресурсами при  выполнении нескольких программ;

- усиленная личная  ответственность руководителя за  программу в целом и за ее элементы;

- возможность применения  эффективных методов управления;

- относительная автономность  проектных групп способствует  развитию в работниках навыков  в области принятия решений;

- время реакции на нужды проекта  и желания заказчиков сокращается.

Недостатки:

- проблемы, возникающие  при установлении приоритетов заданий и распределении времени работы специалистов над проектами, могут нарушать стабильность функционирования организации;

- трудности установления чёткой  ответственности за работу подразделения;

- возможность нарушения установленных  правил и стандартов, принятых  в функциональных подразделениях  из–за длительного отрыва сотрудников,  участвующих в проекте;

- трудность в приобретении навыков,  необходимых для эффективной  работы в коллективе;

- возникновение конфликтов между  менеджерами функциональных подразделений  и руководителями проектов.

После формирования организационной  структуры необходимо установить взаимосвязи между её элементами – то есть перейти ко второму этапу выполнения функции организации.

Установить взаимосвязи в организации – значит определить права, обязанности и ответственность как подразделений, так и каждого исполнителя, позволяющие им осуществлять взаимосвязанную деятельность, направленную на достижение целей организации. То есть каждый работник должен знать, что ему разрешено делать, что он должен делать и чем могут обернуться последствия его деятельности для него лично, подразделения и организации в целом. Для этого разрабатываются положения о структурных подразделениях и инструкции, определяющие внутренний порядок и границы деятельности каждого подразделения и работника организации.