Организационная структура на предприятия

Психологической информацией и методами её практического  применения надо владеть и активно  использовать ее и в управлений и  в деятельности каждого сотрудника. Сбор психологической информации и  ее достоверность зависят от профессионально-психологической  подготовленности персонала, применения социологических и психологических  методов (массового опроса, включенного  психологического наблюдения, психологического анализа писем, жалоб, заявлений  и др.).

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3

3.1 SWOT-метод изучения сильных и слабых сторон организации, ее возможностей  и угроз со стороны окружения

Любая организация  обладает сильными и слабыми сторонами. Проведем SWOT-анализ, который позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны нашей организации, а также потенциальные возможности и угрозы. Достигается это за счет того, что менеджеры должны сравнивать внутренние силы и слабости своей организации с возможностями, которые дает им рынок. Исходя из качества соответствия делается вывод о том, в каком направлении организация должна развивать свой бизнес и в конечном итоге определяется распределение ресурсов по сегментам.

 

Анализ основных угроз и возможностей

Таблица 3.3.

Список основных угроз и возможностей

 

Факторы	Сильные стороны	Слабые стороны	Последствия
МАРКТИНГ	Известность компании на рынке, занимает весомую долю рынка	Низкий уровень обслуживания, низкая эффективность НИОКР, невысокая  репутация в отношении качества, средняя эффективность продаж, имеет неудобное месторасположение, недостаточная реклама	Падение уровня продаж, возможно, потеря клиентов
ФИНАНСЫ	Высокая доходность капитала, финансовая стабильность	Невысокая стоимость капитала доступность капитальных ресурсов	Благополучное финансовое состояние  фирмы
ПРОИЗВОДСТВО	Высокотехнологичное современное  оборудование, своевременная поставка продукции	Очень «скудный» ассортимент  продукции, большие затраты на произво-дство, невысокая степень удовлетворе-ния покупательского спроса	Потеря клиентов, увеличение стоимости продукции
ОРГАНИЗАЦИЯ	Инициативное руководство, достаточно преданные организации  работники	Недостаточная квалификация руководства и  менед-жеров низкая реакция на изменение рыноч-ной ситуации, больше необходимого число сотрудников	Нескоординированная работа фирмы

 

Выводы: Неважные показатели в сфере маркетинга. Желательно скорейшее изменение сложившейся  ситуации. Сильные стороны финансового  фактора несколько превосходя слабые, необходимо отметить, что к преимуществам  сильных сторон относится финансовая стабильность предприятия. Главный  изъян - в производственном факторе  – недостаточный ассортимент  продукции, это приводит к тому, что  компания не может полностью удовлетворить покупательского спроса. Существенным минусом организационного фактора является недостаточная квалификация руководства и менеджеров фирмы. Необходимо повышение квалификации в первую очередь менеджеров, а также руководства фирмы.

 

3.2.  Предложения по совершенствованию  организационной  структуры   ООО «ЛаНе»

Таким образом, проведя  SWOT-анализ, я пришла к выводу, что данная структура организации не удовлетворяет ее потребностям, вследствие чего структура подлежит реорганизации.

Организация имеет слишком малый ассортимент продукции, а также, двое из программистов работают только с определенным программным обеспечением (Консультант-Плюс и 1С), в связи, с чем организационная структура нуждается в переработке.

Я предлагаю  исключить должность менеджера по продажам и ввести две новые должности : менеджер по продажам (закупкам) компьютеров и менеджер по продажам (закупкам) оргтехники и периферии.

Данное решение  поможет фирме решить проблему с  недостатком ассортимента продукции.

Вместе с тем, необходимо выделить отдельно программиста по программе «1С» и программиста по «Консультант-Плюс». Также, для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность инспектора кадров, и перепоручить полномочия коммерческому директору.

Для чего будет  утверждено новое штатное расписание, в котором на коммерческого директора  дополнительно будут возложены  обязанности инспектора по кадрам, в связи с чем, будет увеличен должностной оклад.

Так же я предлагаю  переименовать должность главного инженера в должность технического директора, название, которое более  соответствует условиям современной России.

 

Проведя SWOT-анализ и введя новое штатное расписание, перестроим организации оную структуру следующим образом:

Секретарь-делопроизв-ль

(1 чел.)

ДИРЕКТОР (1 чел.)

Менеджер по продажам (закупкам) компьютеров

(1 чел.)

Коммерческий директор (1чел.)

Технический Директор  (1чел.)

Отдел технического обслуживания (5 чел.)

Программист по ПО фирмы «1С»

(1 чел.)

Бухгалтерия

(3 чел.)

Менеджер  по продажам (закупкам) оргтехники

(1 чел.)

Программист по «Консультант-Плюс»

(1 чел.)

Программист по общим вопросам

(1 чел.)

Рис. 3.2. Реорганизованная структура ООО «ЛаНе».

 

 

После реорганизации существующей организационной структуры необходимо провести  повторное обследование системы и убедиться в эффективности системы управления предприятием. Для этого следует провести SWOT- анализ факторов внутренней среды предприятия.

 

 

3.3 Правила активного слушания

В данном параграфе  будут рассмотрены правила активного  слушания, как неотъемлемой составляющей коммуникационного процесса.

1. Для того, чтобы  устранить из беседы излишнее  напряжение и продемонстрировать  уважение к собеседнику, необходимо  избегать чрезмерного формализма  и вносить в беседу человеческую  теплоту и дружелюбие.

2. Необходимо  проявлять открытость, искренность  и заинтересованность. Это вызовет  ответную искренность у собеседника  и поможет ему принять решение.  Слушатель должен постараться  возложить на собеседника обязанности  принятия решения, однако при  этом он должен быть удовлетворен  достигнутым результатом.

3. Следует поставить  себя на место собеседника,  чтобы понять его настроение.

4. В ходе беседы  позиция слушателя должна быть  открытой (ни руки, ни ноги не  должны быть скрещены).

5. В ходе беседы  слушателю нужно по возможности  использовать соответствующие невербальные  средства общения. Мимика, выражение  лица и интонация должны соответствовать   произносимым словам.

6. Нельзя опаздывать  на встречу и допускать, чтобы  телефонные звонки или другие  помехи прерывали беседу, поскольку  это свидетельствует о недостатке  уважения к собеседнику. Необходимо  устранить все раздражающие моменты.

7. Иногда можно  использовать напоминание, чтобы  акцентировать внимание собеседника  на определенном вопросе, проблеме.

8. В ходе беседы  следует сдерживать свой характер  и не показывать отрицательных  эмоций.

9. Не говорить  одновременно с говорящим.

10. Необходимо  быть терпеливым к собеседнику,  не экономить время и не  прерывать говорящего.

Таким образом, освоение метода активного слушания может  повысить эффективность управленческой деятельности, так как позволяет  использовать самое главное средство – информацию.6

Выделяют три  группы факторов, определяющих стиль  управления персоналом:

1. личностные  особенности руководителя как  субъекта управления (его индивидуальная  управленческая концепция) 

2. характеристики  объектов управления (конкретных  подчиненных и профессиональных  коллективов);

3. системно-организационные  или управленческие факторы

Пример стиля  работы вышестоящего руководителя; степень  организационной "свободы" руководителя в выполнении своих полномочий; сложившуюся  в организации систему делегирования  полномочий; управленческие нормы и  правила поведения; существующие управленческие процедуры принятия решений и  прохождения документов; особенности  решаемых задач и сложившейся  обстановки. Французский философ  и мыслитель Шарль-Луи Монтескье  отмечал, что "если хочешь управлять  людьми, не надо гнать их впереди  себя, надо следовать за ними". Эта  мысль Монтескье указывает на необходимость выбора любым руководителем  эффективного и научно обоснованного  подхода в управлении людьми.

 

¹ Андреева Г.М. Социальная психология.- М.: Аспект-пресс, 2004.-366 с.

² Жарковская Е.П. Антикризисное управление.- М.: Омега-Л, 2004.- 260 с.

³ Лукичева Л.И. Управление организацией.- М.: Омега-Л, 2004.- 354 с.

⁴ Лукичева Л.И. Управление оргнизацией. – М: Омега-Л, 2004.- 354 с.

⁵ Андреева Г.М. Социальная психология.- М.: Аспект-пресс, 2004.-366 с.

⁶ Стеттнер М. Карьера начинающего менеджера.- М.: Вира-Р, 2003.- 147 с.