Организационная структура на предприятия

С другой стороны, барьеры при коммуникации могут  носить  чисто выраженный психологический  характер. Они могут возникнуть или  вследствие индивидуальных психологических  особенностей общающихся (например, чрезмерная застенчивость одного из них, скрытность другого или его некоммуникабельность), или в силу сложившихся между  общающимися особого рода психологических отношений: неприязни по отношению друг к другу, недоверия. Не случайно в современной социальной психологии специально разрабатывается проблемы лжи и доверия. В этом случае особенно четко выступает та связь, которая существует между общением и отношением.

Перечень барьеров, возникающих в ходе речевой коммуникации, достаточно велик. Так, выражением сопротивления  принятию информации, а значит и  оказанному влиянию может быть отключение внимания слушающего, умышленное снижение в своем представлении авторитета коммуникатора. Задача коммуникатора  в данном случае – суметь каким-то образом привлечь внимание, подтвердить  свой авторитет. Другая группа барьеров обозначена как «барьеры непонимания» - умышленное или неумышленное «непонимание»  сообщения: фонетическое (плохая артикуляция  говорящего, слишком быстрый темп речи); семантическое (использование  незнакомых терминов); стилистическое (неудачное структурирование информации); логическое (неумение выстроить последовательную аргументацию). Соответственно всякий оратор должен обладать умением преодолевать каждый из названных барьеров, совершенствовать манеру подачи материала, достигать  адекватности преподносимой информации актуальной ситуации общения. (Рис. 2)

                                    Рис. 2 Схема дифференцированных  преград

При невербальном общении возникает проблема интерпретации  поведения. По сравнению с речью  интерпретировать различные невербальные проявления весьма сложно. Это обусловлено  не только значительными культурными  различиями, но и такими характеристиками невербального поведения, как его  зависимость от ситуации, спонтанность, ненамеренность, что обусловлено  индивидуальными психологическими характеристиками партнеров, их полом, возрастом, принадлежностью к разным субкультурам в одной культуре и  т.п. Столь же трудным является и  умение распознать согласование и рассогласование  вербальных и невербальных проявлений (когда слова звучат одни, а жесты, мимика, тональность свидетельствуют  совсем о другом). Именно поэтому  актуальной проблемой при интерпретации  невербального поведения является проблема доверия/недоверия. Конечно, известную помощь при интерпретации  невербального поведения может  оказать внимательное изучение обратной связи, подаваемой партнерами по общению. Но вряд ли в каждом коммуникативном  акте каждый из партнеров способен хорошо ее фиксировать, поэтому в целом умение адекватно интерпретировать – достаточно сложное дело.5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2

2.1 Структурная диагности подразделения

Миссия организации

Предназначение  фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией  фирмы, которая определяется руководством фирмы. Четко сформулированная миссия показывает отличие фирмы от других, подобных ей. Для этого должны быть сформулированы следующие характеристики фирмы: философия фирмы, выбранная администрацией компании для организации работы; сфера деятельности фирмы, учет которой необходим для выбора ресурсов и продукта; система целей фирмы, показывающая, к чему стремится организация; технологические возможности фирмы.

Миссия организации  в известной степени влияет на прогноз действия фирмы, который определяется рыночными условиями и выбранным сроком существования фирмы. Миссия — это совокупность стратегий, которые вырабатывает администрация компании для достижения глобальных целей.

При разработке миссии, т. е. совокупности стратегий, исследуются не только внешняя среда (геополитические, экономические и социальные условия), но и системные характеристики фирмы, совокупность ресурсов, производственных либо организационных процессов, продукции. При рассмотрении всех этих характеристик, важное значение приобретают разработка и определение долгосрочных и краткосрочных целей организации.

Миссия ООО  «ЛаНе» состоит в обеспечении  предприятий, организаций и населения  компьютерной, оргтехникой, и другими  видами современной техники, а также  предоставлением качественных услуг  в сфере компьютерных технологий. Благодаря эффективности и бесперебойности  функционирования подобных учреждений зависит не только успех деятельности отдельных хозяйственных единиц, но и  темпы экономического и научно-технического развития страны в целом.

Что же касается ООО «ЛаНе», то следует отметить, что предприятие имеет некоторую  отраслевую направленность. Поскольку  организация сформировывалась очень  давно (по компьютерным меркам), она  должна была решать задачи связанные  с обеспечением предприятий г. Сочи высокотехнологичной и качественной техникой. Времена гонки вооружений ушли в прошлое, но взаимосвязи и  тесное деловое сотрудничество осталось. По-прежнему ООО «ЛаНе» поставляет и обслуживает технику на многие предприятия г. Сочи. Все большее  количество предприятий и организаций  обслуживает сейчас «ЛаНе» – это  частные, муниципальные и другие организации, а также, что особенно приятно, частные лица. В соответствии с этим и определяется его миссия - содействовать экономическому и  научно-техническому развитию и благосостоянию предприятий и организаций, обслуживаемых  ООО «ЛаНе», путем предоставления им качественной и надежной продукции  и предоставления услуг, таким образом  и в таком объеме, которые соответствуют  высоким профессиональным стандартам. Сотрудники фирмы всегда придерживаются негласного правила: «Клиент всегда прав!».

Кратко миссию ООО «ЛаНе» можно изложить всего  несколькими словами, которые произнес глава корпорации Microsoft Билл Гейтс:

На основе общей  миссии формулируются и устанавливаются  цели предприятия - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится достигнуть предприятие.

 

«Если вы идете без цели,

 то нет смысла выбирать  дорогу»

Р. Эмерсон

 

2.1. Цели организации

Любая система  управления — это, прежде всего целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей фирмы, которые принято называть целями функционирования.

Цели, стоящие  перед системой управления, являются отправной точкой планирования. В сущности, планирование — это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных и текущих планах.

Любая деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

Поскольку задачей  менеджмента является достижение цели, важно правильно ее определить. Искусство  выбора и формулирования правильной цели, управление процессом ее реализации, включая оценку достигнутой степени реализации, отличают действительно умелого руководителя.

Невозможно управлять  людьми, если и руководителям, и подчиненным  цели совершенно не ясны. Управлять  — значить побуждать других к  достижению ясной им цели, а не заставлять делать то, что считаешь правильным.

Определение целей  функционирования — один из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит успех деятельности.

Ниже перечислены  приоритетные цели ООО «ЛаНе», которые предприятие хотело бы достичь до конца 2007 года:

увеличение объема продаж ассортимента продукции

• конкурентоспособность цен
• увеличение доли рынка
• повышение качества услуг
• продвижение на рынок новинок

 

 

2.2 Функциональная диагности подраздеоения  контроля коммуникаций в структуре  предприятия

Таблица 2.3.

Функции и обязанности сотрудников  ООО «ЛаНе»

 

Должность	Функции и обязанности
Директор	Управление фирмой, контроль за деятельностью  и взаимодействием структурных  подразделений, ведение переговоров  с крупными поставщиками и клиентами
Коммерчес-кий директор	Ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния  фирмы
Секретарь – делопроизв-ль	Работа с документами, обеспечение  и обслуживание работы руководителя
Менеджер по продажам	Изучение конъюнктуры рынка, разработка плана реализации продукции, разработка плана ценовой стратегии, подготовка и заключение договоров
Бухгалтерия	Ведение бухгалтерского учета и отчетности
Главный инженер	Руководство техническими службами, координация  подразделений по разработке технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения эффективности производства, производительности труда, обеспечение производства конкурентоспособной продукции.
Отдел тех. обслуживания	Техническое обслуживание и ремонт компьютерной и оргтехники
Программисты	Изготовление, установка и настройка  программного обеспечения
Отдел кадров	Обеспечение подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов; организация системы  учета кадров, анализ текучести кадров

 

2.3 Специфика коммуникативных особенностей управления

Можно с уверенностью утверждать, что качество сообщаемой информации в немалой степени  зависит от психологии людей и  групп, обеспечивающих ее добывание, переработку  и передачу. Информация — это всегда знание и понимание. Чем сложнее процессы и явления, информацию о которых надо получить, тем больше шансов ее бедности и искажения, что в полной мере относится и к информации, которая нужна в работе. Понять, разобраться в оперативной обстановке, ситуации, поступке, собеседнике, психологии группы и прочем — дело сложное. Чтобы улучшить его, следует целенаправленно развивать у сотрудников профессиональную наблюдательность и память, считаться с закономерностями восприятия социальных объектов, уметь интерпретировать наблюдаемые психологические феномены, развивать общий интеллект и профессиональное мышление.

Для познания социальных объектов, групп людей должна анализироваться  вся совокупность информации о них  и отдельный факт, который тоже может иметь значение. Что можно  сказать, например, о руководителе, который, проверяя сотрудников, предварительно унижал их, перенагружал работой и  незначительными поручениями, а  потом исследовал их поведение. Даже цифры, имеющие почти магическое влияние на людей, и то надо оценивать  по совокупности данных и сопоставлений.

Исследования  и опыт свидетельствуют, что при  передаче информации часть ее качественно  меняется, появляются искажения, и чем  длиннее цепочка передающих ее людей, тем больше искажений можно ждать. Конкретные цифры: при устной передаче информации от руководителя до рядового сотрудника абсолютно без искажений  в среднем доходит только 20—25% информации, а обратно по цели —  только 10%. Информация по вертикали  управления искажается больше, чем  по горизонтали управления. Негативная информация при передаче вверх практически  всегда приукрашена.

Специалисты утверждают, что система коммуникаций склонна  скажать информацию в направлении, увеличивающем вероятность получения вознаграждения и уменьшающем вероятность получить наказания. Информация, особенно негативная, более опасна для докладывающих, чем при горизонтальном информационном обмене. Искажения резко увеличиваются при обостренном реагировании начальника на какую-либо не понравившуюся ему информацию. Каждый начальник получают ту информацию, которую без боязни передают ему подчиненные. Вопрос осложняется тем, что сами начальники, имея «над собой» других, поступают порой так же. Им иногда выгодно закрывать глаза на явные искажения, делать вид, что верят лжи или не знают правды. Поэтому чем выше должность начальника, тем с большей критичностью он должен относиться к получаемой информации так как, он вынужден пользоваться ею в своей работе. Практически единственный выход для начальников всех рангов: отказываться от кабинетного стиля работы, стремиться лично наблюдать события, строго взыскивать с тех, кто намеренно сдерживает информацию или искажает ее.

Еще большие искажения  вносятся в информацию преднамеренно  из-за конфликтных отношений, недружелюбия членов коллектива, нездоровой конкуренции, карьеристских соображений, умышленного  сдерживания или непредставления  информации. Все это подтверждает, что информация не просто транслируется, передается, а выступает проявлением  осознанного поведения людей, а  как следствие - под влиянием их отношений, интересов и мотивов. В подобных случаях с искажениями можно  бороться только улучшением подбора  кадров, морально-психологической подготовки сотрудников, воспитанием организационной  культуры и решительными мерами при  выявлении отрицательных фактов.