Інформаційне забезпечення управління в сучасній організації

 

2. Сутність інформаційно-аналітичного  забезпечення управління

Інформаційно-аналітична система управління організації – це розподілена інформаційно-управлінська система, що забезпечує збір, обробку та подання інформації, призначеної для достовірного інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень.

Існує так званий «інформаційний бар'єр», при якому можливості традиційних (паперових) прийомів управління в соціально-економічних системах виявляються недостатніми. Пропускна здатність людського мозку як перетворювача інформації хоча й велика, але все-таки обмежена. Міць і сукупний інтелект управлінського апарату в даний момент забезпечуються тільки на основі комплексної інформатизації управлінської праці, при якій значна частина інформаційних потоків замикається поза людини - через ЕОМ.

Система інформаційного забезпечення управління організації повинна  враховувати специфіку регіону - галузеву структуру виробництва, пріоритетні  напрямки розвитку економіки, наявність ресурсів, демографічні та міграційні особливості регіону. На території регіону здійснюють свою діяльність численні організації. На сучасному етапі при їх взаємодії координується інформаційно-аналітична діяльність, створюються інформаційні ресурси загального користування, забезпечується інформаційна безпека, здійснюється інформаційний обмін. Якщо привести в приклад органи державної влади та місцевого самоврядування, то інформаційні потреби регіонального рівня зазвичай знаходяться в різних площинах, тому важливим завданням є оптимізація інформаційних зв'язків, зусиль і витрат на забезпечення збору, обробки та надання інформації.

Процес управління в сучасній організації коректно розглядати як поєднання наступних  трьох режимів прийняття рішень:

Стратегічний рівень передбачає виявлення проблемних областей у різних сферах діяльності організації, аналіз і прогноз довгострокових тенденцій її розвитку; аналіз і прогноз суспільно-політичних тенденцій та створення системи врівноваження різних впливів зовнішнього середовища. На даному рівні генеруються методи вирішення проблем, розробляються концептуальні підходи, оптимізуються моделі і сценарії розвитку організації.

На оперативному рівні виробляється моніторинг та аналіз поточного стану елементів соціально-економічної та суспільно-політичної сфер, формуються плани реалізації концепцій, моделей і сценаріїв розвитку, здійснюється оперативний контроль і коригування виконання планів і проектів.

Надзвичайне управління передбачає одночасно прогнозування і запобігання екстремальних ситуацій, створення сценаріїв їх виникнення та розвитку, безперервний моніторинг характеристик і показників потенційно небезпечних природних, техногенних, соціально-політичних чинників та забезпечення організаційно-технічних питань здійснення управління в екстремальних умовах.

Залежно від переважаючих механізмів підготовки рішень можна  також виділити в якості можливих форм управління балансне, оптимізаційне  і політичне управління.

Балансне управління засноване на пошуку рішень, при яких потреби для вирішення якої-небудь завдання збалансовані з реальними ресурсами, що знаходяться у віданні організації. При оптимізаційному управлінні вирішується завдання вибору кращого варіанта дій чи оптимального використання ресурсів. На відміну від балансної і оптимізаційної форм управління, при яких використовуються розрахункові алгоритми чи інші кількісні методи для підготовки та прийняття рішення, політичне управління носить переважно вольовий характер, відбиваючи суб'єктивні уявлення особи, що приймає рішення.

Незважаючи на безліч реально  працюючих інформаційних систем управління в сучасних організаціях, поки немає прикладів вичерпного вирішення завдання інтеграції всіх інформаційних ресурсів території, тобто створення поля даних, на якому  можна було б ставити і вирішувати математично коректну оптимізаційну задачу. Таке положення буде змінюватися у процесі розвитку та посилення значущості інформаційно-аналітичної діяльності організації.

Сьогодні ці процеси  проявляються у функціональному (йде перехід від автоматизації інформаційно-довідкової діяльності до автоматизації аналітичної обробки даних), технологічному (від централізації інформації до розподіленої системи зберігання та аналітичної обробки даних) і організаційному аспектах (особи приймають рішення все частіше довіряють інформаційно-аналітичним технологіям).

В даний час нерідка  така ситуація, коли комп'ютер є практично  у кожного працівника організації, а документообіг як усередині  організацій, так і при їх взаємодії  був і залишається повністю паперовим. При цьому, як правило, рівень інформованості керівництва та аналітичної діяльності в організації не зазнає помітних змін.

Такий стан інформатизації є прямим наслідком порушення  відомих принципів інформатизації, сформульованих основоположником інформатизації управління академіком В. М. Глушковим:

Перший принцип - першої особи. Суть цього принципу полягає в тому, що всі цілі і завдання вдосконалення управління, розв'язання гострих проблем, що виникають у діяльності організації повинні формулюватися керівником організації. Наприклад, відомі спроби створити єдину інформаційну модель регіону (міста, району, муніципальної освіти) найчастіше натрапляють на прагнення різних ланок управління (в межах одного органу державної влади) максимально відобразити в ній відомчі інтереси. Це, у свою чергу, призводить до такої міри ентропії моделі, що вона перестає бути осяжною і практично корисною. На тлі не менш 2-3 тисяч показників соціально-економічного розвитку, 5-6 тисяч показників, що відображають поточний стан населеної території, і не менше 500 зведених областей і напрямів діяльності органів місцевого самоврядування повинні бути виділені головні напрямки, підконтрольні сектори економіки і суспільства, а також проблеми, що вимагають максимальної уваги з боку першого керівника в цілому. На цій основі можуть бути визначені необхідні інформаційні ресурси (інформація і дані), які адекватно відображають необхідні параметри (процесів, явищ і об'єктів управління), і лише за цих умов можна припускати, що фінансові кошти на інформатизацію будуть витрачені не даремно.

Другий важливий принцип інформатизації – принцип автоматизації документообігу. Дотримання цього принципу полягає в тому, що комп'ютер як універсальний інструмент обробки будь-якого виду інформації (алфавітно-цифровий, графічний або голосовий) повинен використовуватися відповідним способом.

 

Вхідний                                                                      Вихідний

інформаційний потік                                                 інформаційний потік

 

 

 

 

Рис. 1.

 

Якщо інформаційні потоки, що циркулюють між органами управління, здійснюватимуться за схемою, що на рис. 1, можна бути впевненим, що комп'ютер використовується органом управління як горезвісні «рахунки». Якщо схема руху інформації здійснюється так, як показано на рис. 2, то досягається одна з найважливіших цілей вдосконалення управління - підвищення достовірності та швидкості обробки інформації, зниження трудомісткості обробки даних, посилення аналітичної діяльності, багаторазове використання даних.

 

Вхідний                                                                      Вихідний

інформаційний потік                                                 інформаційний потік

 

 

 

 

Рис. 2.

 

Але головне – забезпечення можливості реалізації ще одного найважливішого принципу інформатизації - принципу нових завдань управління. Під «новими» ми розуміємо, насамперед, комплексні проблеми і завдання управління. Ці завдання вимагають самої різнобічної інформаційної бази, вибору варіантів (альтернатив) управлінських рішень, застосування економіко-математичних моделей, порівняльного аналізу ситуацій, ранжирування рівнів розвитку тих чи інших секторів економіки і суспільства і т.д.

Наступні  два ведучих і взаємопов'язаних принципу інформатизації - принципи інтеграції інформаційної бази та одноразового введення даних. Реалізація першого з зазначених принципів полягає в тому, що в системах інформаційного забезпечення управління організаціями створюється первинна база даних. Створення первинної бази даних є продуктом особливого класу функцій управління, які можна виділити як обліково-реєстраційні. Працівники організації частково або повністю займаються формуванням всередині неї спеціалізованої системи обліку, здійснюючи постійну оперативну актуалізацію інформації та/або інвентаризацію відповідних об'єктів. Скажімо, у діяльності органів реєстрації юридичних осіб безперервно реєструються нові підприємства, і таким чином відбувається формування і оновлення бази даних про підприємства. У процесі діяльності органів реєстрації актів громадянського стану, паспортно-візових служб, адміністрацій муніципальних утворень перманентно накопичуються запису про параметри стану населення і т. д.

Принцип одноразового введення інформації є супідрядним принципом інтеграції інформаційної бази і означає лише те, що дані, накопичені в системі обліку (за рахунок виконання безлічі операцій з обліку та реєстрації об'єктів, що взаємодіють з органом управління) як і інші, в тому числі і «зведені» дані, що формуються різними підрозділами організації, повинні вводитися в систему управління одноразово, але багаторазово використовуватися багатьма ланками і підрозділами організації.

Таким чином, ми з'ясували, що інформаційно-аналітичне забезпечення управління сучасною організацією є розподіленою інформаційно-управлінської системою, що забезпечує збір, обробку та подання інформації, призначеної для достовірного інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень. Також ми виділили основні принципи інформатизації – це принцип - першої особи, принцип автоматизації та інші. Крім того, особливості інформаційно-аналітичного забезпечення полягають у тому, що комп'ютерні інформаційні системи повинні створюватися з урахуванням розширюваності їх функцій і постійної готовності програмно-технічного комплексу та інформаційної системи в цілому до можливих перетворень та/або модернізації в управлінні.

 

3. Інформаційне забезпечення управління  в сучасних організаціях

В інформаційному забезпеченні діяльності організації як будь-якої соціально-економічної системи є ряд особливостей.

Перша особливість полягає в тому, що організація як соціально-економічна категорія - це узагальнена динамічна система. Майбутнє стан такої системи мінливе (законодавство, нові цілі розвитку і т.д.), і цей стан можна визначити тільки з певною часткою ймовірності. Це означає, що комп'ютерні інформаційні системи повинні створюватися з урахуванням розширюваності їх функцій (складу завдань, інформаційної бази, прикладних програм і т.д.) і постійної готовності програмно-технічного комплексу та інформаційної системи в цілому до можливих перетворень та/або модернізації окремих підрозділів організації.

Другою  особливістю є порогова залежність ефективності діяльності організації від ступеня інтеграції інформаційних ресурсів. Вплив інформатизації на ефективність управління організацією стає помітним лише тоді, коли подолано деякий пороговий рівень інтеграції первинних інформаційних ресурсів, що використовуються для прийняття управлінських рішень. Наприклад, це означає, що якщо впровадити автоматизовану інформаційну систему тільки по одному-двом функціональними напрямками (наприклад, реєстрація актів громадянського стану та реєстрація прав власності на нерухомість), то можна поліпшити роботу тільки цих органів, але накопичувальні ними інформаційні ресурси за складом недостатні для вирішення будь-яких серйозних завдань на рівні адміністрації суб'єкта. Однак якщо додатково впровадити автоматизовані інформаційні системи в органах земельного обліку, в реєстраційній палаті, в органах реєстрації юридичних осіб, то тоді можна вирішувати завдання, пов'язані з обліком населення, з оподаткуванням та базою оподаткування, з контролем за забезпеченням адресності соціальної допомоги дійсно малозабезпеченим громадянам.

Для подолання порогового рівня інтеграції інформаційні технології повинні задовольняти двом базовим вимогам. Перше: простота інтеграції низових підсистем в єдиний інформаційний простір даних на мережі територіально-рознесених вузлів і можливість корпоративного використання базових реєстрів. Друге: оперативна доступність будь-яких інформаційних зрізів по всій сукупності даних для підготовки та прийняття управлінських рішень.

Третя особливість інформації в управлінні - корпоративність. Незважаючи на прагнення одиничних організаційних структур до незалежності і до монополії на «свою інформацію», існує об'єктивна зацікавленість у створенні та використанні єдиної системи даних. Корпоративність інформаційних ресурсів означає, що кожна служба, надаючи в загальне користування «свої» дані, може користуватися інформацією інших служб. Корпоративність також є пороговою характеристикою. Тобто існує деякий пороговий перелік даних, при перевищенні якого досягається баланс між потребами в інформації, яку можна отримати з корпоративного поля даних для «своїх» завдань, і даними, які кожен з учасників може вкласти в корпоративний інформаційний пул. Корпоративність досягається на мережі взаємодіючих по телекомунікаційних каналах інформаційних підсистем окремих структурних підрозділів та організацій в цілому. При цьому позитивні сторони корпоративності проявляються в повному обсязі тільки завдяки електронним технологіям.

Четверта  особливість стосується умов запитання автоматизованої інформаційно-аналітичної системи. Потрібність залежить від її корисності й зручності роботи з системою. Користувач повинен застосовувати ті ж прийоми і ту ж логіку роботи з даними, які притаманні не комп'ютеризованих органу управління. Зокрема, форми документів повинні з мінімальними відмінностями від паперового оригіналу відтворюватися на екрані і виводитися на папір, користувач повинен мати можливість самостійно створити яку-небудь нову форму для звіту або довідку, формуючи на екрані комп'ютера, як на аркуші, потрібну конфігурацію документа і маючи можливість звертатися до потрібної групи даних. Для зацікавленості користувача в роботі автоматизованої інформаційно-аналітичної системи необхідно скорочувати обсяг знову введеної інформації (у тому числі за рахунок використання даних, введених іншими організаціями та структурними підрозділами), скорочувати помилки за рахунок типових уніфікованих словників і довідників і за рахунок автоматичного введення повторюваних даних.

П'ята  особливість - різноманітність типів даних при малі інтенсивності потоків інформації. Кількість полів даних, що фіксуються в первинній документації (картках, книгах, актах, довідках, балансах, у статистичних звітах) і, отже, в автоматизованій інформаційно-аналітичній системі є дуже великим - до 800 форм. Однак потоки обміну не настільки значні. Це практично означає, що не слід допускати принципової помилки починати справу інформатизації з «прокладки дорогих кабелів».