Начало и окончания рабочего дня. Хранение производственной документации

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ   УЧРЕЖДЕНИЯ НАЧАЛЬНО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ  №61»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письменная экзамеционная  работа

Начало и окончания  рабочего дня. Хранение производственной документации

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель

Обучающаяся 3 о/с     Бушуева А.С

Руководитель

Мастер     Азанова Т.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г.Верещагино

2013 
СОДЕРЖАНИЕ

Введение  3

Начало и окончание  рабочего дня  4

Хранение  производственной документации  8

            Заключение         11

            Библиографический список 12 

  Приложение        13 

          

 

Введение

За последние годы в  жизни населения нашей страны произошли значительные изменения. Почтовая связь является неотъемлемым элементом социальной инфраструктуры общества.

Актуальность этой темы  что у оператора связи ответственная работа. Рабочие места организуются с учетом удобства выполнения почтовыми работниками движений и действий, составляющих производственную операцию. Все элементы, входящие в состав рабочего места должны быть расположены рационально. К работе  на оборудовании объектов почтовой связи допускаются лица не моложе 18 лет, обученные правилам безопасного ведения работ.

Цель заключается в  работе оператора:

• начало и окончание рабочего дня;
• хранение производственной документации.

 

1.Начало и окончание рабочего дня

Перед началом операционного дня начальник ОПС (отделения почтовой связи) или его заместитель вместе с работником вскрывают кладовые, выдают оператору связи квитанционные книжки, именные вещи, шкатулки с ГЗПО (государственными знаками почтовой оплаты), ключи от ККМ (контрольно-кассовых машин). Все это выдается под расписку в специальных книжках, в которых указывается число, месяц и время выдачи. Затем начальник ОПС или его заместитель должен проследить, чтобы оператор связи своевременно подготовил рабочее место для обслуживания пользователей  услугами почтовой связи.

Оператору  связи  необходимо  подготовить  эксплуатационные материалы, бланки  производственных  документов, оформить  витрину ГЗПО  в полном  ассортименте  ,при необходимости  получить  подкрепление  денежной  наличности  в  главной кассе,  проставить  в специальной книге контрольный  ОКШ  (оттиск  календарного штемпеля ),  соответствующий дате  текущего  дня.  Если  оператор связи  работает на  механизированном  рабочем месте,  то ему  необходимо подготовить  ККМ  к  началу дня.

Работникам  операционных касс  на  период  работы  в  данном объекте  почтовой  связи выдается аванс ГЗПО  под расписку-обязательство (прил.1).Расписка-обязательство хранится  в классе  объекта почтовой  связи  как  денежный  документ  и  обновляется 1 января каждого года.

Руководители объектов почтовой связи,  начальники цехов  (участков)  или  их  заместители  на  реже  одного  раза  в  месяц  проверяют  у работников связи  наличие аванса ГЗПО  и своевременность его пополнения. О результатах  проверки  делается  отметка на  обороте  расписки-обязательства.

По окончании подготовительной  работы  оператор  связи  приступает  к  выполнению  своих  обязанностей. В течении  операционного дня денежные  суммы,  условные ценности,  почтовые  отправления  хранятся  на  рабочих  местах  в  шкафах, сейфах,  шкатулках  или  ящиках  столов, приспособленных  для  этого  и  имеющих  исправные  запоры (замки).

Руководители  всех объектов  почтовой  связи  лично (в их отсутствие – заместители) обязаны:

• Проверять в начале рабочего дня  подготовленность операционного  зала и  рабочих мест  для  обслуживания  клиентов;
• Постоянно проверять обеспеченность сохранности  почтовых отправлений и денежных сумм;
• Контролировать своевременность и полноту поступления, обработки, отправки  и  доставки  почтовых  отправлений;
• Периодически присутствовать при обмене  почты  и  вскрытии  почтовых  вещей;
• Ежедневно просматривать  книги  жалоб и  предложений  и  принимать необходимые меры  по  жалобам, записанным  в  них.

По окончании рабочего  дня  (смены) работники, принимающие  регистрируемые  почтовые отправления  или  почтовые  переводы, подсчитывают  в  квитанционных книжках  итоги  принятых  отправлений  или  почтовых переводов,  а  также  сумму  платы  за  их пересылку. Плата  за дополнительные  работы (услуги) учитывается отдельно.

Ежедневно в конце рабочего дня контролирующее  лицо подчитывает по копиям реестров ф.11 число и сумму исходящих почтовых переводов,  сданных на сортировку (отправку).  Досланные и возращенные почтовые переводы учитываются отдельно.  Результаты подсчета простых и ускоренных почтовых переводов, сданных на сортировку, записываются на копии последнего реестра ф. 11 за данный рабочий день,  подписывается контролирующим  лицом  и сличаются с данными подсчета суточных итогов по квитанционной книге ф. 5 ( по ККМ, ПКТ). Число принятых и отправленных  телеграфных  переводов сверяются с итогами записей в контрольном журнале или   на последней странице реестра ф. 11,  или  на последней телеграмме , переданной по телефону.

Работники, выдающие регистрируемые почтовые отправления, подводят итоги движения почтовых отправлений за рабочий день по извещению ф. 22 (прил. 2) на входящих накладных ф.16 и реестрах ф. 11. Для того чтобы вывести остаток почтовых отправлений на конец рабочего дня, необходимо к числу почтовых отправлений , имеющих на начало дня прибавить поступившие за день, вычесть выданные. Итог заверяется подписью работника и сверяется с фактическим остатком  почтовых  отправлений.

Для удобства и ускорения  подведения итогов рекомендуется применять штамп следующей формы:

Остаток на:

Поступило:

Выдано:

Дослано и возращено:

Остаток на:

Подпись оператора

После подведения итогов, подшивки и соответствующего оформления производственной документации перед окончанием рабочего дня работник связи проверяет фактический остаток почтовых отправлений и вещей сдает под расписку начальнику или его заместителю квитанционные книжки, именные вещи и ключи от ККМ. Предварительно именные вещи очищают от грязи и мастики. Работник связи отчитывается в установленном порядке по кассовой справке ф. МС-42, которая является основным отчетным документом перед главной кассой ОПС, пополняет аванс ГЗПО, сдает шкатулку, приводит в порядок рабочее место, закрывает рабочий стол на ключ, который сдает начальнику или его заместителю.

Кассовую справку ф. МС-42 состоит из двух частей. На лицевой  стороне кассовой справки (прил.3) указывает наименование объекта почтовой связи, свою фамилию и дату составления кассовой справки. Сумма доходов от оказания услуг по каждому виду платы записывается в кассовую справку отдельной строкой. При этом принятые наличные деньги  суммы записываются отдельно от сумм, принятых денежными документами. Оператор связи объединенного рабочего места составляет одну кассовую справку. Услуги оказанные в счет внесенного аванса, в кассовую справку не включаются. Оказание этих услуг учитывается в специальной авансовой ведомости на сумму. На сумму реализованных товаров народного потребления составляется отдельная кассовая справка.

При составлении кассовой справки ф.МС-42 необходимо все поступившие суммы указать в графах «Приход», все выданные суммы – в графах «Расход». В графе «Основание» на против каждого вида оприходованных сумм указывается число принятых за рабочий день почтовых отправлений, а напротив суммы выплаченных почтовых переводов, выплаченных пособий указывается число почтовых переводов или почтовых поручений. Затем оператор связи подчитывает итоги по графам «Приход»и «Расход», в графе «Приложение» указывается число приходных и расходных документов, передаваемых вместе с кассовой   справкой начальнику главной кассы , и расписывается в специальной графе.

На обратной стороне кассовой справки ф. МС-42 (прил. 4) оператор связи указывает все денежные операции по получению из Главной кассы авансов денежной наличности для производства необходимых операций или сдаче в Главную кассу излишней для расходных операций денежной наличности в течение рабочего дня. Денежные операции фиксируются в графах «Приход» или  «Расход». Сдается денежная наличность в Главную кассу в течении рабочего дня под расписку начальника Главной кассы с указанием принятой суммы, которая указана прописью.

В конце рабочего дня оператор связи переносит на обратную сторону кассовой справки итоговые суммы по графам «Приход» и «Расход» с лицевой стороны. Затем оператор связи подчитывает на обратной стороне кассовой справки ф. МС-42 итоги по графам «Приход» и «Расход», указывается в соответствующих графах сумму сдаваемых в Главную кассу наличных денег, отдельно от нее указывают сумму сдаваемых денежных документов и расписывается. Начальник Главной кассы, принявший отчет оператора связи, расписывается, указывает дату принятия отчета в специальных графах и оформляют расписку, которая является частью кассовой справки. Расписка от кассовой справки и выдается оператору связи для подтверждения того, что расчет с ним произведен.

По окончанию рабочего дня начальники цехов, цехов, участков,  ОПС лично:

• Принимают отчеты у оператора связи;
• Пополняют авансы ГЗПО;
• Принимают именные вещи и шкатулки, квитанционные книжки, проверяют правильность ведения и оформления производственной документации и подведения в них итогов;
• Проверяют правильность выплаты почтовых переводов, своевременно доставки почтовых отправлений и периодической печати, отправки сумм наложенного платежа и уведомления;
• Проверяют фактические остатки почтовых отправлений, почтовых переводов , денежной наличности и опечатывают кладовые совместно с оператором связи.

 

2.Хранение производственной документации

 Производственные документы на отправленные,  полученные  и выданные почтовые отправления,  за исключением извещений на посылки, ценные письма и ценные бандероли,  ежедневно подшиваются в пачки  по сменам,  дням, пятидневкам, декадам, полумесяцам или по месяцам,   в зависимости от количества этих  документов.  Извещения  на  выданные посылки,   ценные   письма   и  ценные  бандероли  раскладываются  в накопительную  картотеку  по  входящим  порядковым  номерам.  Период подшивки  извещений  на выданные,  досланные и возвращенные посылки, ценные  письма  и  ценные  бандероли    устанавливает   руководитель предприятия  связи  в  зависимости от интенсивности выдачи посылок и заполнения картотеки извещениями по входящим порядковым номерам.

По усмотрению руководителя (заместителя) предприятия связи  либо производственного подразделения  (цеха,  участка,  отделения  связи) накопительная картотека формируется с учетом объема работы по выдаче посылок,  ценных писем и ценных  бандеролей,  а  также  удобства  ее использования.

Извещения на оплаченные переводы перед подшивкой подбираются  по порядку   записи   переводов   в   реестры   ф.10   или   в  порядке последовательности   их    оформления    на    кассовом    аппарате, подсчитываются их количество и сумма, а извещения на другие выданные отправления подбираются по порядковым входящим номерам и подшиваются в отдельные пачки по видам почтовых отправлений.

 Разрешается подшивку извещений  на  посылки,  ценные  письма  и бандероли производить по дням выдачи почтовых отправлений. Накладные и реестры подбираются в порядке очередности  отправки и получения почты. На крупных предприятиях накладные и реестры могут подшиваться в отдельные пачки  (при  большом  количестве  документов отдельно  на  исходящие  и на входящие отправления),  а на небольших предприятиях - в одну пачку.

Документы на  принятые  отправления  и  выданные  международные

почтовые отравления подшиваются в отдельные пачки.

На  верхней обложке  каждой пачки сброшюрованных документов (извещений,  накладных,  реестров) указываются название  документов, наименование  предприятия  связи,  за  какой  период времени подшиты документы.  Например:  "Накладные на почту,  полученную  Верещагинским

Почтамтом связи за 27 апреля 1991 г.".

 После  подведения  итогов,  подшивки  и   соответствующего оформления    производственной    документации    перед   окончанием операционного дня (смены), работник связи обязан:

 а) сдать   под  расписку начальнику (заместителю)  цеха (участка) отделения связи квитанционные  тетради  ф.1,  5,  47,  именные  вещи

(предварительно  очищенные)  и ключи от кассовых  аппаратов.  Тетради ф.3 по окончании работы  хранятся  в  шкатулке  работника вместе   с авансом знаков почтовой оплаты. Порядок сдачи  производственной  документации  при  работе   на кассовых аппаратах определен соответствующими инструкциями;

б) отчитаться в  установленном порядке,  пополнить  аванс  знаков почтовой оплаты и сдать шкатулку (ее содержимое) на хранение; 

в) привести в порядок  рабочее место и закрыть на  ключ  рабочий

стол.

 По окончании  рабочего дня начальники (заместители)  цехов, участков и отделений связи обязаны лично: