Контрольная работа по "Теории организации"

Деловое общение разнообразно не только по видам но и по формам. Форма делового общения характеризует  способ реализации коммуникативного процесса делового общения. Наиболее распространенная и общепринятая форма делового общения в современной деловой практике- деловая беседа. Деловая беседа- это передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений, заключение сделок необязательно. Она является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал её. Общепринятая структура деловой беседы, разработанная П. Мицичем, включает пять этапов: 1) начало беседы; 2) передача информации; 3) аргументирование; 4) подведение итогов; 5) принятие решений. На каждом из этапов реализуются особые типы психологического влияния. Так в начале беседы основным типом психологического влияния служит побуждение, расположение, а на этапе аргументации – убеждение. Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников. Наряду с деловой беседой, которая относится к диалоговому общению, существуют различные формы группового обсуждения деловых вопросов. Наиболее распространенными формами являются совещания и собрания. Определяющее психологическое влияние в деловом совещании исходит от коммуникативного лидера. Для этих видов делового общения особое значение имеет организация пространственно- временной среды общения участников.

Помимо умения эффективно слушать  существует еще ряд способов, которые  можно использовать для повышения  отдачи межличностных коммуникаций. Необходимо: прояснять свои идеи перед началом их передачи. Быть восприимчивым к потенциальным семантическим проблемам. Излучать эмпатию и открытость. Добиваться установления обратной связи.

Большинство наших реакций мешает собеседнику и нарушает ход его  мыслей, не обеспечивает правильного  понимания слов и чувств собеседника, создает у него ощущение, что его не слышат, считают его переживания смешными, незначительными. Эти помехи неизменно заставляют собеседника прибегать к защите, вызывая раздражение и возмущение (например, когда судим все, что слышим, перебиваем собеседника, не дослушав, не умеем сдержать отрицательные эмоции). Слушание - это волевой акт, включающий так же и высшие умственные процессы. Чтобы услышать, мы должны заплатить вниманием, а это нелегкий труд. В стиле слушания отражаются наши личности, характер, интересы и устремления, положение, пол и возраст.

Управление произвольным вниманием - действенное средство повышения  эффективности коммуникаций. Вместе с тем, это и самое трудное, поскольку человеческое внимание постоянно  отвлекается. Именно поэтому много  людей слушают плохо. Некоторые приемы очевидны, как, например, использование визуального контакта и определенных жестов. Другие менее очевидны и связаны и нашим отношением к собеседнику, пониманием, одобрением, эмпатией по отношению к говорящему. Мы говорим: «Я весь внимание», когда горим особым желанием услышать что-нибудь интересное. Бессознательно мы принимаем соответствующую позу: поворачиваемся лицом к говорящему, устанавливаем с ним визуальный контакт, другими словами, внимаем собеседнику. Мы принимаем эту позу безотчетно. Но этим приемом следует пользоваться сознательно, т.к. осознанное умение быть внимательным - эффективное средство повышения восприятия речи собеседника. Внимание слушающего помогает говорящему. Экспериментальные исследования публичных выступлений и частных бесед показывают, что если слушатели слушают внимательно, то говорящий начинает говорить четче, чаще использовать жесты, иными словами, «входит» в роль. Немаловажную роль для установления контакта и общения играет положительный язык поз и жестов. Поза может выражать желание или нежелание слушать или общаться. Простым, но действенным методом повышения эффективности слушания является нерефлексивное слушание. Состоит оно по существу в умении внимательно молчать. Такое восприятие можно назвать пассивным условно. Нужны лишь простейшие нейтральные побуждающие реплики или невербальные средства - повторение последних слов говорящего, «зеркало», междометия («угу» -поддакивание), кивки, мимические реакции, контакт глаз. Такие приемы вдохновляют говорящего, снимают напряжение, возникающее из боязни быть непонятым. Нерефлексивное слушание больше всего подходит для напряженных ситуаций. Это дает слушателям эмоциональное облегчение. Нерефлексивное слушание очень полезно, но пользоваться им надо умело. Для более точного понимания собеседника применяют приемы рефлексивного слушания. Оно является объективной обратной связью с говорящим, используемой в качестве контроля точности восприятия услышанного. В данном случае обратная связь дается слушающим в речевой форме через следующие приемы: задавание открытых и закрытых вопросов по теме разговора, перефразирование слов собеседника, позволяющее изложить ту же мысль другими словами (парафраз), резюмирование и изложение промежуточных выводов.

Итак, чтобы стать хорошим собеседником, нужно стать хорошим слушателем. Очень редкие люди защищены от тонкой лести пристального внимания. Многие люди не могут произвести хорошее впечатление только потому, что не умеют внимательно слушать. Они настолько заинтересованы тем, что хотят сказать сами, что забывают держать уши открытыми, более того, когда мы настроены отрицательно, то бываем неоправданно критичны, что затрудняет взаимопонимание и активное слушание, вызывает враждебность говорящего. И не следует давать непрошенных советов, пока не просят. Непрошенный совет дает, как правило, тот, кто никогда не поможет. Для приобретения коммуникативных навыков необходимо наблюдать за особенностями общения других (как наглядное пособие). Иначе это – обучение плаванию на берегу.

Семь золотых  правил делового общения:

Правила делового общения не ограничиваются общением с начальником и распространяются практически на всех людей, с которыми вы общаетесь в течение дня. В деловом общении, как и в любом другом, нужно следить не только за тем, ЧТО вы говорите, но и за тем, КАК вы это делаете. Одним из основных принципов успешного бизнеса является умение общаться. Говорите четко, разборчиво, чтобы слушатель понимал, о чем вы говорите, ведь это наверняка что-нибудь интересное. Избегайте такого явления как монотонность. Монотонная речь нагоняет тоску, от нее клонит в сон и хочется убежать куда-нибудь и не возвращаться! Человеку от природы дана возможность управлять своим голосом – так используйте ее! Следите за тем, чтобы ваша речь была среднего темпа, избегайте крайностей! Слишком медленная речь заставляет помимо воли отвлекаться от слов говорящего, а если вы говорите слишком быстро – собеседник не успевает за вашими мыслями, и хорошей коммуникации в этом случае не получится. Чередуйте короткие и длинные фразы. Если вы говорите длинными предложениями, с большим количеством грамматических конструкций – собеседнику не просто их воспринять на слух. Речь, состоящая из коротких фраз, тоже не производит хорошего впечатления. Умейте слышать, слушая собеседника. Перебивать собеседника считается неприличным, избегайте этого. Вникайте в то, что он говорит. Показывайте свою заинтересованность жестами, взглядом. Ключ успешной беседы – это взаимопонимание. 
«Настройтесь» на собеседника, почувствуйте своего визави. Общайтесь с ним на понятном ему языке. Продумайте свою речь. Если вам предстоит выступать на планерке, на презентации, перед своим начальником. Составьте план своей речи. Он должен содержать вступление, основную часть и обязательно – итоги.

Правило 1 - Никогда не начинайте беседу с деловых предложений. Когда Вы после слова «привет!», начинаете сразу «брать быка за рога», то тем самым Вы ставите себя в позицию «берущего», а не «дающего» т.е. вы пытаетесь что-то поиметь с человека наглым образом, а не предложить ему свою дружескую руку взаимопомощи. Всегда сначала старайтесь подружиться с человеком, разговориться и узнать его интересы, склонности и конечно же трудности. Только после того, как узнаете человека глубже и подружитесь с ним, после того, как он сам поделится с Вами сокровенными проблемами, начинайте разговор о том, как Ваше предложение, товар или услуга сможет помочь ему в решении этих проблем. Именно такая работа окупит все временные и финансовые затраты с лихвой! Всегда помните золотое правило «СЕВА и ЖАТВЫ» - любой успешный, предприимчивый и богатый человек сначала много дает, а потом много получает.

Правило 2 - Избегайте давать прямые советы. Это одна из самых распространенных ошибок! Желательно избегать давать свои готовые решения на чужие проблемы в прямой форме. Очень немногие люди готовы учиться на чужих ошибках и умеют открыто воспринимать чужой жизненный опыт. К тому же то, что помогло Вам, абсолютно не обязательно поможет еще кому-то. Высказывайте Вашу точку зрения мягко и ненавязчиво, постоянно подчеркивая, что это всего лишь Ваше видение темы и Ваш личный опыт. Проявите свою осведомленность и компетентность в обсуждаемой теме и сделайте так, чтобы человек сам попросил у Вас помощи и совета. Не нужно производить впечатление «Профи», будьте им!

Правило 3 - Используйте стиль непрямых вопросов. Чтобы стало сразу понятно, что такое прямой вопрос, я приведу примеры: «Тебе нужны деньги?», «Ты хочешь быть счастливым, здоровым и богатым?», «Чем ты зарабатываешь себе на жизнь?», «Сколько тебе лет?(к девушке)». Такими вопросами Вы часто ставите человека в неловкое положение и часто, один такой вопрос может прекратить всю беседу, сделав человека не другом, а врагом. Любой прямой вопрос это попытка форсированно вытащить из человека всю его подноготную. Помните, что Вашего собеседника необходимо подводить к этому моменту постепенно и чтобы он сам принял решение об обсуждении своих проблем или трудностей с Вами.

Правило 4 - Поощряйте самостоятельное размышление над проблемой. Это правило помогает Вам стимулировать активность беседы. Не нужно выдавать готовые решения на ту или иную тему. Дайте пищу для размышления человеку, чтобы он сам подумал и пришел к какому-то выводу, а затем высказал эту мысль. Чаще используйте речевые обороты типа: «А как Вы считаете?», «Что Вы думаете про это?», «Как Вы видите этот вопрос?», «Как Вам такой вариант? Что Вы чувствуете?». Потом обсудите все сильные и слабые стороны такого решения. Не забывайте про свою ненавязчивость и роль друга. Даже, если высказанная мысль кажется глупой, то не спешите сообщить об этом человеку. Вообще не стоит никогда показывать Ваше превосходство перед кем-то, человек сам должен это понять из того, насколько Вы умело и компетентно ведете беседу и владеете обсуждаемой темой.

Правило 5 - Позвольте другим самостоятельно определить их направление, в котором им бы хотелось двигаться. Тоже очень Важное правило, которое помогает в успешном диалоге. На самом деле, если придерживаться правил 1, 2, 3, 4, используя их активно в беседе, то человек обязательно выйдет сам на свои трудности. Именно это нам и нужно, так как любой успешный бизнес - это решение и выход из большинства проблем. Здесь очень уместна поговорка – «У кого чего болит, тот о том и говорит». Люди склоны обсуждать свои больные места с другими людьми. Основные проблемы людей - это недостаток признания, общения, материальной свободы или здоровья. Подсознательно они всегда ищут пути решения этих проблем, но если Вы прямо предложите им свою помощь, то в большинстве случаев они откажутся от нее. Поэтому задача профессионального «Коммуникатора» сделать все для того, чтобы человек самостоятельно, в ходе беседы, показал свои проблемы и принял Ваше предложение, как наиболее выгодное.

Правило 6 - Используйте словесные замки. Если Вы уже перешли к стадии выдачи информации о бизнесе, товаре или услуге, то ни в коем случае не обрушивайте на человека поток предложений. Делайте это по восходящей, мягко и плавно. Когда достигните пика и почувствуете, что нужно разрядить атмосферу, то используйте закрепляющие словесные замки типа – «Так же Ведь?», «Я правильно говорю?», «Правда же?». Тем самым Вы активно вовлекаете человека в получение информации и управляете процессом ее хорошего понимания и запоминания. С другой стороны, идет своеобразная разрядка общения, и говорите не только Вы один.

Правило 7 - Добавьте в разговор немного юмора и остроумия! Ни что так не привлекает к Вам, как Ваше умение рассмешить собеседника и разрядить любое возникшее напряжение. Если Вы чувствуете, что появляется некоторая напряженность в беседе, то расскажите какой-то анекдот по теме или трансформируйте проблему в шутку! Как показала практика очень Важно, когда Вы даете коммерческую информацию, делать небольшие перерывы и отвлечения от темы, это тоже раскрепощает беседу и усвоение материала.

Список литературы

1. Генкин Б.М.и др. Основы управления персоналом - М.: ВШ, 2006 - 352 с.
2. Основы теории управления: Учебное пособие для студентов, слушателей курсов переподготовки, руководителей разных уровней/под ред. Парахиной В.Н., Увшицкого Л.И.
3. Основы менеджмента. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. – Пер. с англ. – М.: Дело, 2009 г
4. Психология и этика менеджмента и бизнеса. А.К.Семенов, Е.Л.Маслова. – М.:  
   Психология делового общения. Г.В.Бороздина. – М.: ИНФРА – М, 2000 г.
5. Раскрепощенный менеджер. Вудкок М., Френсис Д. – Пер. с англ. – М.: Дело, 2001
6. Управление персоналом/под ред. Сербиновского Б.Ю. и Самыгина С.М. - М.: Приор, 2007. - 464 с.
7. Шекшня С.В. Управление современной организацией - С.Пб., Теринвест, 2006. - 368 с.