подготовки.

      Технические операции (например, первичная обработка, хранение, получение

      информации), как и некоторые логические, могут  быть полностью или частично механизированы.

      У руководителей удельный вес творческих операций - 60 процентов, у специалистов

      - 40 процентов. У технических исполнителей  доля логических операций -

      20 процентов, остальные -технические.

      Документально зафиксированная последовательность выполнения элементов

      управленческого процесса, определяющая состав, очередность, содержание составляющих его операций, получила название управленческой процедуры.

      Процедура должна отражать цель работы, производственные и информационные потоки, используемые и разрабатываемые документы, порядок их прохождения, содержание; быть минимально сложной и трудоемкой.

      Управленческие  процедуры способствуют:

      • рациональной последовательности выполнения управленческих работ;

      • равномерной загрузке, согласованности и единству действий персонала;

      • принятию рещений там, где это  наиболее целесообразно;

      • экономии времени;

      • ограничению вмешательства вышестоящих  руководителей.

      Чаще  всего процедуры выполняются  по правилам, которые определяют то, что и как должно быть сделано в конкретной ситуации. Это защищает каждого участника управленческого процесса от давления извне, освобождает отличной зависимости.

      Но  одновременно с уменьшением произвола  офаничивается свобода действий и растут бюрократические тенденции.

 

      1.3 Методологические основы исследования систем управления

      Управление  обладает свойством системности, поэтому его изучение мы начинаем со знакомства с основными положениями теории систем.

      В переводе с греческого слово «система»  означает «соединение, целое, составленное из частей». Эти части (элементы) образуют единство, в рамках которого они определенным образом упорадочены (в противоположность системе совокупность предполагает соединение частей безотносительно формы и порадка).

      Единство  элементов системы возникает в результате того, что между ними устанавливаются

      связи, т. е. реальные взаимодействия, которые характеризуются:

      • типом (бывают последовательными, сходящимися, расходящимися);

      • силой;

      • характером (могут быть подчиненными, равноправными, безразличными);

      • характером (односторонние или взаимные);

      • степенью постоянства (эпизодические, регулярные и проч.).

      Система характеризуется радом основных признаков.

      Во-первых, как уже говорилось, она представляет собой набор относительно самостоятельных элементов (отдельных частей), которые играют роль подсистем.

      Свойства  элементов определяют их место в  системе и реализуются в соответствующих функциях.

      Выделяются  две разновидности элементов: рабочие (основная функция состоит в преобразовании исходных факторов в определенный результат) и защитные.

      В каждой системе есть основной системообразующий  элемент (качество,

      отнощение), который в той или иной степени  обеспечивает единство всех

      остальных. Если он определяется природой системы, то называется внутренним, в противном случае — внешним. В социальных системах этот элемент может быть как явным, так и неявным.

      Например, в СССР системообразующим элементом  были КПСС и ее конституционно закрепленная руководящая роль. Непонимание этого обстоятельства привело к лишению КПСС этой роли без возложения ее на иной институт. В результате разрушилась не только политическая и идеологическая система, но и само государство.

      В результате воздействия системообразующего элемента у остальных элементов формируются общесистемные качества, т. е. признаки, свойственные каждому из них в отдельности и системе в целом.

      Во-вторых, в каждой системе существует механизм, посредством которого элементы взаимодействуют между собой (граничат, порождают друг друга, воздействуют), а также с ней самой (для сохранения ее целостности такое взаимодействие должно быть гармоничным). В результате этого возникает влияние одних элементов системы на другие или внешние объекты (например, через подражание, заимствование опыта и проч.). Те, в свою очередь, такое влияние воспринимают, преобразовывают и изменяются в соответствии с ним. В частности, более развитые элементы, воздействуя на менее развитые, способствуют ускорению их развития, что делает излишними его отдельные ступени.

      Степень возможного преобразования элементов и связей в результате внешнего воздействия характеризует сшгз'данной системы.

      В-третьих, каждая система имеет структуру, т. е. определенное строение, взаимное расположение элементов и существующих между ними связей, способ организации целого, составленного из частей. Связи, как и системообразующий элемент, обеспечивают целостность системы, ее единство.

      Иногда  в обиходе термин «структура»  используется синонимично термину  «организация».

      Характер  связи между элементами зависит  не только от взаимного расположения последних, но и от их особенностей (например, отношения в одинаковом по размерам женском, мужском и смешанном коллективах будут различны). Структура определяется целями и функциями системы, но в ее характеристике отсутствует момент взаимодействия.

      В широком понимании структуру  можно рассматривать как совокупность правил и предписаний, регламентирующих деятельность системы.

      Так, структура производственной организации  может трактоваться как устойчивое пространственно-временное распределение хозяйственных решений и обеспечивающих их реализацию ресурсов с соответствующими взаимосвязями.

      Структуру системы можно классифицировать по следующим основаниям:

      • по числу уровней иерархии (одноуровневые  и многоуровневые);

      • по принципам подчиненности (централизация — децентрализация);

      Система является децентрализованной, если элементы принимают независимые решения, не корректируемые системой более высокого порядка.

      • по целевому назначению;

      • по выполняемым функциям;

      • по принципам разбивки элементов  на подсистемы (таковыми могут быть

      функциональный  и объектный).

      В целом структуру системы описывают  две основные группы характеристик:

      • связанные с иерархичностью (число  подсистем, уровней, связей; принципы

      разбивки  на подсистемы; степень централизации);

      • отражающие эффективность функционирования (надежность, живучесть,

      быстродействие, пропускная способность, гибкость, изменчивость и т. д.).

      Структура придает системе целостность  и внутреннюю организацию, в рамках которой взаимодействие элементов подчиняется определенным законам. Если такая организация минимальна, системы называются неупорядоченными, например толпа на улице.

      Поскольку элементы и связи неоднородны  в рамках одного и того же структурного их набора, система будет иметь модификации. Например, коллективы двух организаций, имеющих одинаковое штатное расписание, будут абсолютно различны, поскольку сами люди и их личные взаимоотношения являются иными.

      В-четвертых, система имеет границы, отделяющие ее от внешней среды. Они могут быть «прозрачными», допускающими проникновение в нее внешних импульсов, и «непрозрачными», наглухо отделяющими ее от остального мира.

      Системы, осуществляющие двусторонний обмен  энергией, веществом, информацией со средой, получили название открытых; в противном случае говорится о закрытых системах.

      Не  получающие ресурсов извне, последние  предрасположены к деградации

      и прекращению существования (либо распадению на части). Открытые же системы характеризуются обратным свойством, т. е. могут возобновляться и расширяться на основе притока ресурсов и их переработки. Маневр ресурсами обеспечивает им сбалансированность и, в принципе, неиссякаемость. К таким системам относится, например, общество.

      Недостаточный или, наоборот, чрезмерно активный обмен  со средой может

      привести  к разрушению системы (из-за нехватки ресурсов или неспособности их ассимилировать ввиду избыточного количества и разнообразия). Поэтому система должна находиться в состоянии внутреннего равновесия и баланса со средой (что на практике редко достигается). Это обеспечивает ее оптимальное приспособление к окружению и успешное развитие.

      Открытые  системы стремятся к постоянным изменениям за счет специализации, дифференциации, интеграции элементов. Это ведет к усложнению связей, совершенствованию самих систем, требует дополнительных ресурсов, но позволяет достигать целей многими способами (для закрытых возможен только один). Например, в организации помимо основных управленческих структур могут создаваться специальные комитеты, разрабатывающие различные варианты решения проблем.

      Развитие системы обычно обусловлено несоответствием ее структуры и цели.

      Большие и сложные системы имеют тенденцию  к интенсивному развитию, ибо обладают ресурсами и запасом прочности, выходящими за пределы потребностив выживаемости.

      В-пятых, системе присуща эмерджентность, т. е. появление качественно новых свойств, отсутствующих или нехарактерных для ее элементов. В то же время объединенныев систему элементы могут терять свойства, присущие им вне системы. Таким образом, свойства целого не равны сумме свойств частей, хотя и зависят от них.

      Нетождественность суммы качеств элементов качествам  системы в целом обусловленаналичием  у нее структуры (структурные  преобразования приводят к качественным).

      Но  последние могут происходить  также и за счет количественных изменений

      при сохранении структуры, а в рамках одного и того же количественного  состава могутсуществовать несколько  качественных состояний.

      В-шестых, система обладает обратной связью, под которой понимается определенная реакция ее в целом (отдельных элементов) на импульсы друг друга и внешние воздействия. Обратная связь обеспечивает их информацией о реальной ситуации, компенсирует влияние помех. Например, в системе взаимоотношений «руководитель — подчиненный» формой обратной связи может быть заявление об уходе.

      В-седьмых, система характеризуется адаптивностью, т. е. способностью сохранять качественную определенность в изменяющихся условиях. Адаптивность обеспечивается простотой структуры, гибкостью, избыточностью ресурсов.

      В-восьмых, системе свойственна/1еф'/с{<мя, проявляющаяся в том, что при определенных условиях она ведет себя проще, чем ее отдельные элементы.

      Это объясняется тем, что такие элементы в системе накладывают друг на друга ограничения, которые не позволяют им независимо выбирать свои состояния. Поэтому поведение системы в целом подчинено не частным, а общим закономерностям, которые обычно проще сами по себе.

      В-девятых, система со временем может разрушаться  под воздействием как

      внешней среды, так и внутренних процессов.

      В-десятых, системой можно управлять с целью обеспечения следования ею заданной траектории развития и функционирования. Для этого существуют следующие способы: