Формальные и неформальные организации

Род занятий - главный критерий, определяющий возникновение и состав неформальных групп. У людей, выполняющих схожие работы, имеется тенденция группироваться вместе.

Интересы - еще один фактор для формирования неформальной группы. Даже если люди находятся в одном и том же месте, выполняют схожие работы, различие интересов у них объясняет, почему возникает несколько маленьких неформальных организаций вместо одной большой.

Определенные проблемы часто приводят к образованию неформальных групп, но этот фактор ставится отдельно от трех предварительно упомянутых. В этом случае люди, которые не обязательно имеют схожие интересы, род занятий или место работы, могут соединяться для общего дела. Как только проблема решена, возникает тенденция возвратиться к более естественным групповым формам. Таким образом, особые причины вызывают появление довольно непостоянных неформальных ассоциаций; группы, основанные на других трех факторах, имеют тенденцию сохраняться более продолжительно.

Когда неформальные организации возникают, они приобретают некоторые характерные признаки. Поскольку понимание этих признаков важно для практики управления, рассмотрим их подробнее.

Неформальные организации действуют как группы общественного контроля. Они порождают культуру, основанную на определенных нормах поведения, которые, в свою очередь, требуют согласованности среди членов группы. Эти стандарты могут противоречить набору ценностей, установленных формальной организацией. Так что человек может очень легко оказаться в ситуации противоречивых требований (конфликта требований).

Неформальные организации обычно возникают как социально-психологические объединения, спонтанно складывающиеся в результате длительного межличностного и внутригруппового общения. Неформальные организации складываются как добровольные ассоциации. В них вступают люди, оказавшиеся в одинаковой ситуации, разделяющие одни и те же интересы, сталкивающиеся с одними и теми же проблемами. Членство в них подвижно, существуют они на членские взносы. Однако, развиваясь и разрастаясь, такие организации имеют тенденцию превращаться в формальные.

  По отношению к  индивиду неформальные организации  выступают как механизм защиты  его от ограничивающего воздействия  формальных организаций, как сфера  удовлетворения его психологических  потребностей и социальных, а  также личных, интересов. Если неформальная  организация возникает внутри  формальной, она может играть двоякую роль. Может самостоятельно поддерживать и расширять деятельность организации (домовой комитет при ЖЭУ, совет ветеранов на производстве), а может и  играть  дисфункциональную роль, противодействуя общим целям, низвергая авторитеты и т.д. Часто такое случается при внутриорганизационных конфликтах.

  Количественно неформальные организации могут совпадать с формальными (бригада, отдел); или отличаться от них, включать членов нескольких подразделений, либо разбивать их на неформальные группы и даже функционировать за пределами организации.

В неформальных организациях со временем создаются собственные нормы поведения, механизм внутригруппового контроля. Группа может распадаться на формальную и социально-психологическую. Рано или поздно такое разделение может привести к дезорганизации. Поэтому необходимо находить способы совмещения формальных и неформальных организаций путем кадровой политики, подбора персонала, участия сотрудников в принятии решений и т.д.

1.3. Сходства и различия  формальных и неформальных организаций

  Термин "управление"‚  как правило‚ применяется к формальным организациям, однако существуют и неформальные организации. В каждом коллективе наряду с формальной организационной структурой существуют неформальные (неофициальные) взаимоотношения между членами коллектива.

    Формальная организация - созданная по воле руководства  для достижения целей организации. Это командные группы, комитеты, рабочие группы. Их функции - выполнение  конкретных задач и достижение  целей.

    Неформальная  организация - это стихийно образовавшаяся  группа людей, вступивших в регулярное  взаимодействие для достижения  определенных целей (цели).

Существуют следующие отличия формальной и неформальной организации:

• в формальной организации отношения регламентированы, в неформальной - нет. Процесс управления относится только к созданию и функционированию формальной организации;
• формальная организация планируется руководством, неформальная имеет спонтанный характер создания. Основами отношений являются личные симпатии, общность взглядов, целей, интересов, дружеские отношения.

    Существование  неформальной организации может  создавать проблемы управления. Для нормального функционирования  организации важно, чтобы неформальные  группы не доминировали. Особенно  это важно для больших организаций, большого количество людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы. Способом влияния неформальной организации является неофициальное общение, "тайный телеграф"‚- один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация). Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления власти‚- ее способность действовать или бездействовать (несанкционированный менеджмент): несанкционированное установление производственных норм. Это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают влияние на людей. Это может быть усердие‚ превышающее нормы‚ или наоборот‚ занижение норм. Таким образом‚ неформальная группа может либо продвигать, либо тормозить развитие организации. Следовательно‚ задачей менеджеров является минимизация влияния этих групп.

    Влияние неформальной  организации можно контролировать, но менеджер должен иметь представление  о базовой мотивации функционирования  неформальной группы. Для разработки  стратегии поведения важно понять, что неформальная организация  рождается из взаимодействия.

Следует отметить, что разделение формальных и неформальных организаций (и групп), несмотря на его очевидность, не является абсолютным. Неформальные группы могут трансформироваться в формальные и наоборот. И те и другие, различаясь по механизмам возникновения, имеют и важные черты общности - наличие структуры, "ведущего" и "ведомых" членов, множество общих социально-психологических феноменов. И те и другие при условии их достаточно большого объема, как правило, дифференцируются на подгруппы. В формальных организациях это, например, регламентировано устанавливаемые подразделения, отделы, Неформальные организации также разделяются на подгруппы, группировки - так называемые клики и подклики, между которыми устанавливаются довольно сложные отношения. Наконец, наиболее важно то, что любая формальная организация не исключает, а наоборот, предполагает наличие внутри себя ряда, а часто - многих неформальных групп. Тем самым в структуре организаций, особенно - крупных, тесно взаимодействуют и как бы "накладываются" друг на друга формальные и неформальные способы их структурирования. Взаимодействие формальных и неформальных групп внутри организаций - одна из важнейших проблем и трудностей управления.

 

Выводы:

Формальная организация может быть описана в виде системы узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жестко закрепленных ролевых предписаний. Неформальная организация строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними.

    Существование  неформальной организации может  создавать проблемы управления. Для нормального функционирования  организации важно, чтобы неформальные  группы не доминировали. Особенно  это важно для больших организаций, большого количество людей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Развитие неформальных  организаций и их характеристика  на примере ООО «Агентство  по туризму «Алые паруса»

2.1. Краткая характеристика  организации

Турфирма «Агентство по туризму «Алые паруса» имеет организационно-правовую форму общество с ограниченной ответственностью. Собственность частная. В соответствии с законодательством уставный капитал Общества с ограниченной ответственностью должен составлять не менее 100 минимальных размеров оплаты труда, то есть 10000 рублей.  Уставный капитал ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» составляет 10000 рублей, сформирован за счет взносов учредителей в денежном эквиваленте. Учредителями являются  2 физических лица, граждане Российской Федерации. Доля каждого учредителя в уставном капитале составляет 50%, то есть 5000 рублей. Учредители являются сотрудниками организации. ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» применяет упрощенную систему налогообложения.

Основным видом деятельности является турагентская и туроператорская в сфере внутреннего туризма.

ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» является туроператором в сфере  внутреннего туризма. Номер в Едином Реестре Туроператоров под № ВТ-011022. Финансовые гарантии Агентству предоставила Страховая компания «Москва». Финансовое обеспечение составляет пятьсот тысяч рублей.

Согласно штатному расписанию численность сотрудников составляет 14 человек. Директором является Крюкова Елена Алексеевна. Главный бухгалтер – Крюкова Лилия Сергеевна. В ООО «Агентство по туризму «Алые паруса» работают старший менеджер и  3 менеджера по работе с клиентами по направлениям: внутренний туризм, внешний туризм, экскурсионное обслуживание. Также в штате фирмы находятся: помощник бухгалтера, 2 водителя, 2 экскурсовода, 2 курьера, специалист по информационному обеспечению.

На рисунке 1 показана организационная структура агентства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Организационная структура  ООО «Агентство по туризму «Алые паруса»

 

В обязанности директора входит:

• Организация работы фирмы.
• Работа с корпоративными клиентами.
• Принятие решений о предоставлении скидок тем или иным клиентам.
• Принятие решений по вопросам, касающимся деятельности фирмы.

В обязанности главного бухгалтера входит:

• Составление Учетной политики организации.
• Ведение налогового учета.
• Составление промежуточной и годовой налоговой отчетности.

Помощник бухгалтера выполняет следующие обязанности:

• Ведение Книги доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения.
• Учет первичной документации.

Старший менеджер выполняет следующие обязанности:

• Изучает справочники по туризму, каталоги, иные источники туристской информации с целью формирования собственных информационных баз по туроператорам.
• Изучает требования клиентов к туристским продуктам, осуществляет анализ маркетинговых исследований спроса на туристские услуги.
• Устанавливает контакты с туроператорами с целью изучения программ туров, определения туров, пользующихся наибольшим спросом у клиентов.
• Разрабатывает предложения по координации турпродуктов с учетом индивидуальных и специальных требований клиентов (диета, медицинские показания, инвалидность, пр.). При невозможности изменения составляющих турпродукта организует поиск наиболее приемлемых для клиентов туров.
• Осуществляет поиск наиболее выгодных по оплате, срокам и качеству обслуживания туроператоров.
• Заключает договоры с туроператорами на продвижение и реализацию турпродуктов.
• Принимает участие в планировании мероприятий по продвижению турпродуктов (рекламных кампаний, презентаций, пр.).
• Разрабатывает стандарты и процедуры предоставления информации о турпродуктах клиентам, готовит инструктивные материалы и проводит инструктаж менеджеров и агентов по продаже турпродуктов.
• Обеспечивает менеджеров и агентов по продаже турпродуктов распечатками, фотокопиями, каталогами, брошюрами, путеводителями и другими рекламными материалами в количестве, необходимом для информирования клиентов о турпродуктах.
• Организует составление туристской документации (проектов договоров; ваучеров; иных туристских документов) и контроль за правильностью оформления туристской документации.
• Организует контроль за:

— реализацией турпродуктов и послепродажным обслуживанием;

— выполнением туроператорами обязательств по заключенным договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию; по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период тур поездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; др.).

• Изучает жалобы и претензии туристов к качеству туристского обслуживания, выявляет виновных, ведет статистический учет жалоб и претензий, принимает меры по устранению недостатков в обслуживании клиентов, направляет требования туроператорам об объяснении причин нарушения заключенных договоров, готовит предложения по предъявлению претензий к туроператорам, а также по приостановлению или полному прекращению работы с туроператорами, систематически нарушающими условия заключенных договоров.
• Готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.

В обязанности менеджеров, работающих с клиентами, входит:

• Консультирование туристов по всем вопросам, касающихся предполагаемого тура.
• Заключение договоров с клиентами, заполнение всей сопутствующей документации.
• Бронирование услуг, их подтверждение и оформление.
• Предоставление туристам всей необходимой информации, связанной с туром.
• Предоставление отчетов о проделанной работе старшему менеджеру.

Экскурсоводы разрабатывают маршрут экскурсии, работают непосредственно с экскурсантами, проводят экскурсию на маршруте.

В обязанность водителей входит:

• Осуществлять перевозку туристов по запланированному маршруту;
• Отвечать за безопасность туристов;
• Осуществлять необходимый уход, ремонт транспортного средства.

Курьер обязан доставлять необходимую документацию и корреспонденцию по назначению.

Специалист по информационному обеспечению следит за компьютерной техникой, программным обеспечением, информационными технологиям.

Агентство формирует: экскурсионные туры, туры выходного дня, автобусные туры в Краснодарский край, санаторно-курортное лечение и другие индивидуальные туры. В начале каждого туристского сезона турфирма составляет каталог с ценовыми предложениями по сформированным турам и распространяет их в турагентствах. Агентство по туризму «Алые паруса» работает с Калужскими и Обнинскими турагентствами на основании агентского договора.