Организация проведения торгов

Тендерная документация распространяется за определенную комитетом плату, при этом валюту платежа устанавливает тендерный  комитет.

Тендерная документация включает в себя следующие  основные разделы:

приглашение для участия в торгах;

общие сведения об объеме и предмете торгов;

техническую часть (проектную документацию) и  коммерческую часть тендерной документации;

инструкции  оферентам;

форму заявки претендента на участие в  торгах;

условия и порядок проведения торгов;

проект  договора.

       Тендерная документация должна составляться таким образом, чтобы всем участникам была понятна содержащаяся в ней информацию. Для разработки тендерной документации могут быть привлечены инженерно-консультационная или проектная организация. Конкретный состав, порядок и формы представления информации, а также другие условия подготовки тендерной документации могут уточняться тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика или организатора торгов.[2,5,9]

 

3.3 Предварительная квалификация  претендентов

 
      Предварительная квалификация проводится в случае принятия заказчиком решения о проведении торгов с предварительной квалификацией претендентов.

Проведение  предварительной квалификации позволяет  обеспечить определенные гарантии отбора возможных претендентов. При этом в качестве претендента может  рассматриваться: отдельная организация, фирма или консорциум, под чьим именем подана заявка.

Сообщение о проведении предварительной квалификации должно содержаться в объявлении о торгах и включать в себя следующие сведения:

наименование  и адрес объекта торгов, общее  описание предмета торгов, главные  параметры работ и услуг;

сроки прохождения предварительной квалификации, выкупа тендерной документации, представления  оферт, начала и окончания работ;

краткое описание кредитно-финансовых и других условий договора;

системы стандартов, измерений, официальный  язык;

краткое описание строительной площадки, местных  ресурсов, природных условий и  др.

Рабочим органом, осуществляющим процедуру  предварительной квалификации, является тендерный комитет.

В случае необходимости при тендерном  комитете может быть создана предквалификационная комиссия, состоящая из числа его  членов.

Председатель  комиссии назначается по отдельному решению тендерного комитета и утверждается заказчиком.

Процедура предварительной квалификации состоит из следующих этапов:

подготовки  и распространения тендерным  комитетом приглашения к участию  в предварительной квалификации и опросника претендента;

сбора оформленных опросников, отзывов  и другой документации по предварительной квалификации;

оценки  полученных документов по формальным критериям;

анализа и оценки технической, организационной, финансовой способности претендента  и составления экспертного заключения;

вынесения решения о результате предварительной  квалификации.

В опросник может включаться следующая информация о претенденте:

-полное наименование, адрес, телефон, телефакс, телекс;

-дата, место и орган регистрации;

-банковские реквизиты;

-организационно-правовая форма;

-заверенные копии регистрационных и уставных документов;

-профилирующее направление деятельности;

-сведения о платежеспособности предприятия;

-лицензии на определенные виды деятельности и др.

С целью  подготовки документации по предварительной  квалификации и оценки, представленных документов тендерный комитет может привлекать инженерно-консультационные организации, экспертов (в том числе физических лиц).[1,11]

 

 

3.4 Разработка оферты претендентом

 

Для участия  в торгах претендент должен представить  в тендерный комитет следующие  документы:

-заявку на участие в подрядных торгах;

-временное поручительство в форме гарантии банка;

-копию платежного документа, подтверждающего внесение первого платежа;

справку о заключенных за последние 12 месяцев  договорах с указанием основных условий договоров, с перечнем субподрядчиков, иностранных партнеров, если они имеются;

оферту, разработанную в соответствии с  требованиями и условиями, определенными  в тендерной документации.

Оферта  состоит из двух конвертов. Во внешнем  конверте содержится заявка на участие  в торгах, копия платежного документа, подтверждающая внесение первого платежа, и внутренний конверт, в котором находятся предложения претендента-оферента и банковская гарантия.

Оферта  должна быть подготовлена и представлена в тендерный комитет в соответствии с требованиями и условиями, определенными в тендерной документации. В приложение Б приведена структура оферты. [2,9]

 

3.5 Приемка и регистрация оферт

Сроки подачи и рассмотрения тендерных  предложений (оферт), час и место  вскрытия конвертов, а также дату закрытия торгов определяет тендерный комитет.

Приемка оферты осуществляется секретариатом  тендерного комитета или уполномоченным им лицом с немедленной ее регистрацией в специальной книге. При этом оференту выдается расписка, подтверждающая прием и регистрацию его оферты.

Оферент также имеет право наряду с офертой представить альтернативное предложение.

В процессе приемки оферты тендерный комитет  проверяет наличие необходимых  документов, за исключением содержащихся в запечатанном конверте. В случае если во внешнем конверте оферты отсутствует один из указанных выше документов, тендерный комитет может принять решение об отказе в приемке оферты.

Принятие  решение об отказе в приемке оферты осуществляется на заседании тендерного комитета и оформляется протоколом, после чего секретариат высылает претенденту уведомление об отказе принять его оферту к регистрации с приложением протокола тендерного комитета. [2,11]

 

3.6 Обеспечение заявки на участие  в торгах

 

Для участия  в торгах претендент представляет в  тендерный комитет комплект документов, в том числе заявку на участие в торгах и определенное обеспечение заявки.

Основным  обязательством сторон в торгах является заключение договора между победителем  и заказчиком. Все возможные виды обеспечения должны гарантировать  именно заключение договора.

Рассмотрим  различные способы обеспечения  заявок с точки зрения эффективности  результатов торгов и соответствующих  издержек, под которыми следует понимать не прямое денежное выражение соответствующих  затрат, а время и усилия всех действующих лиц конкурсного процесса, и возможные неприятные последствия, связанные с выбором того или иного способа обеспечения.

Важно соблюсти следующее условие: обеспечение  и его оформление по возможности  не должно содержать в себе потенциала к нарушению гражданского законодательства и не должно мешать достижению главной цели торгов — выбору наилучшей стороны будущего договора (в соответствии с заранее выбранными критериями).

Поручительство

Как и  банковская гарантия, поручительство является одним из «невещественных», т. е. не требующих передвижения денег и материальных ценностей, способов обеспечения исполнения обязательств.

По  договору поручительства поручитель обязывается  перед кредитором другого лица отвечать за исполнение последним его обязательства  полностью или в части. Договор поручительства может быть заключен также для обеспечения обязательства, которое возникнет в будущем (ст. 361 ГК).

Таким образом, поручительство создает дополнительное (акцессорное) обязательство поручителя по отношению к основному обязательству другого лица (должника, в нашем случае поставщика) перед кредитором (заказчиком).

Поручительство  может быть полным и частичным, в  последнем случае лишь при указании этого условия в договоре поручительства. Поручитель отвечает за исполнение должником  обязательств, но это не означает, что при неисполнении обязательства должником поручитель обязан самостоятельно их исполнить (хотя для денежных обязательств разница незаметна). В торгах это невозможно, поскольку поручитель может, например, подписать контракт на закупку вместо отказавшегося победителя торгов.

Договор поручительства заключается между  кредитором и поручителем, выступающим  на стороне должника, т. е. между заказчиком и поручителем, а вовсе не поставщиком  и поручителем, как нередко полагают; природа отношений между поставщиком (должником) и поручителем может быть любой, даже носить не правовой характер. То есть поручителю и поставщику можно составить в свободной форме свидетельство о том, что между ними заключен договор поручительства, с указанием сведений о поставщике, поручителе и характере основного обязательства (как минимум не отзывать заявку после окончания срока ее подачи и подписать контракт в случае победы).

Практика  показывает, что использование в  качестве обеспечения заявки на торгах такого механизма, как поручительство, изначально базируется на не вполне надежной основе и представляется нецелесообразным использовать поручительство в самих торгах. Более целесообразно использовать поручительство как обеспечение обязательств по заключенному на торгах контракту (если там предусмотрены штрафные санкции за неисполнение).

Если  формой обеспечения заявки признается именно поручительство, в конкурсной документации (в качестве непременных  условий договора поручительства) следует  обязательно указывать

следующее:

сумму поручительства;

срок  действия поручительства;

обязательство, обеспечиваемое поручительством.

 

Задаток

В Гражданском  кодексе РФ задаток установлен как  единственная формой обеспечения участия  в любых торгах. Задаток отличается от других способов обеспечения обязательств тем, что выполняет три функции: обеспечительную, удостоверяющую и платежную — одновременно. Как правило (но не обязательно), задаток выдается стороной, с которой причитаются платежи по договору.

Задатком  признается денежная сумма, выдаваемая одной из договаривающихся сторон в счет причитающихся с нее по договору платежей другой стороне, в доказательство заключения договора и в обеспечение его исполнения (ст. 380 ГК).

Соглашение  о задатке независимо от суммы  задатка должно быть совершено в письменной форме.

В случае сомнения в отношении того, является ли сумма, уплаченная в счет причитающихся  со стороны по договору платежей, задатком, эта сумма считается уплаченной в качестве аванса, если не доказано иное.

Особенность задатка состоит и в том, что при его использовании в качестве обеспечения обязательств предусмотрена ответственность за неисполнение как той стороной, которая дает задаток, так и стороной получившей. В первом случае задаток остается у другой стороны, а во втором — виновная сторона уплачивает пострадавшей двойную сумму задатка (т. е. возвращает ранее уплаченный задаток и платит дополнительно такую же сумму). Поэтому задаток — единственная форма обеспечения участия в торгах (на сегодняшний момент), предусматривающая для обеих сторон ответственность за не заключение договора между организатором и победителем, а не только для поставщика.

Следует отметить, что при всем удобстве задатка как обеспечения исполнения обязательств с юридической точки  зрения экономисты считают использование задатка в торгах, именно на закупку, неудобным — требуется длительное отвлечение больших (как правило), нежели в случае банковской гарантии, залога или поручительства денежных средств.

Общие положения об обеспечении  заявки на участие в торгах

Практика показывает, что нет способа обеспечения заявок в торгах на закупку продукции, избавленного от очевидных и скрытых недостатков.

В случае нарушения поставщиком или заказчиком своих обязательств трудно использовать механизм обеспечения заявки. Поскольку  основное обязательство сторон в торгах — заключение договора между победителем конкурса и заказчиком, то главное нарушение в торгах для заказчика — не подписать договор с победителем, а для поставщика — став победителем, не подписать тот же договор.

По  всем видам обеспечения требуется договор между поставщиком и заказчиком. Заключать такой договор заранее в корне противоречит идеологии самой процедуры конкурса. Единственный путь (исключая поручительство) подписывать такие договоры незамедлительно после вскрытия заявок (значит, конкурсная комиссия должна иметь на это право). Но в этом случае промежуток между окончанием приема заявок и подписанием таких договоров должен быть очень коротким.

Практика  показывает, что при достаточно крупных  обеспечениях сам процесс получения этого обеспечения (возможная аудиторская проверка, требуемая банком-гарантом, поручителем, залогодателем и т. п.), иногда затягивается так, что может замедлить (вплоть до опоздания на торги) подготовку тендерной документации поставщиком. Последний в этом может быть совершенно неповинен — например, банк избрал медленно работающих аудиторов. С другой стороны, логика подсказывает, что у солидного поставщика не должно быть особых проблем ни с проверками, ни с поиском гаранта, поручителя или залога.